Gérer une entreprise exige l’accomplissement d’un certain nombre de démarches à la charge du représentant légal. Ces dernières années, les entreprises tendent à repenser leurs processus afin de les fluidifier, notamment grâce à la transformation numérique. À cet égard, les accompagnements en ligne se sont développés afin de faciliter le plus possible la gestion de la vie sociale des sociétés. Désormais, en seulement quelques clics, les entreprises ont un visuel clair sur l’actionnariat, un accès direct aux mouvements de titres, aux AG et aux registres légaux répertoriés sur une seule et même plateforme numérique.
La start-up Capbloc a profité du récent élan législatif favorable à la dématérialisation, initié avec l’ordonnance 2017-1674 du 8 décembre 2017, pour proposer aux entreprises et aux professionnels du monde des affaires des outils numériques permettant la tenue des registres légaux et la gestion du processus d’assemblée.
Aussi, celle-ci permet de digitaliser la gestion de l’actionnariat via un accès à un tableau de bord personnalisé, à des comptes d’actionnaires numérisés et automatiquement mis à jour ou encore grâce à l’interconnexion entre les différents acteurs de l’entreprise (conseils, dirigeants, actionnaires...). Ces échanges peuvent s’effectuer à distance, en tout lieu, afin d’optimiser la gestion du temps sur l’accomplissement des tâches et réaliser moins de dépenses.
L’envoi de la convocation par lettre recommandée électronique, le vote en ligne, l’édition de documents préremplis ou encore l’envoi des procès-verbaux pour signature électronique, sont autant de solutions numériques qui viennent faciliter la gestion de vos assemblées.
Concernant l’envoi de la convocation, la lettre recommandée électronique permet l’économie de nombreux coûts engendrés par l’envoi postal (prix de la lettre, impression documents, déplacement au bureau de poste...).
S’agissant du vote en ligne, les actionnaires pourront être invités à voter en ligne les résolutions soumises à l’assemblée depuis un espace sécurisé et qui leur est personnel. En seulement quelques clics, l’actionnaire procède au vote résolution par résolution depuis son téléphone ou un ordinateur. Il peut également consulter tous les documents qui ont été joints au vote.
Également, depuis cet espace, l’actionnaire peut obtenir ses données capitalistiques dans la société.
Ainsi, avec CapblocApp, il est possible d’organiser les assemblées décisionnelles à 100 % en distanciel.
Or, dans la période de crise sanitaire que nous traversons, cette tenue à distance des assemblées est essentielle pour maintenir le processus de prise de décision au sein de l’entreprise.
D'ailleurs, conscient de cette problématique, le législateur a permis aux entreprises de tenir leurs assemblées à distance et de procéder aux votes en ligne, alors même qu’aucune disposition statutaire n’autoriserait l’entreprise à y recourir. Ces dispositions sont applicables jusqu’au 30 novembre 2020 et devraient logiquement faire l‘objet d’une prorogation, tant que l’état d’urgence sanitaire sera en vigueur (Ordonnance du 25 mars 2020 et confirmée par le Décret du 10 avril 2020.)
La loi impose la tenue de certains registres légaux pour toutes les sociétés. Parmi eux, figurent notamment le registre de mouvements de titres (souscription à la constitution, cession de titres etc.), le registre d’assemblée générale ou de décisions (conseil d’administration, conseil de surveillance) et le registre unique du personnel.
Conscient des contraintes inhérentes à l’établissement de ces registres, le législateur a autorisé leur dématérialisation notamment par le décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 relatif à l’utilisation d’un dispositif d’enregistrement électronique partagé pour la représentation et la transmission de titres financiers (DEEP). Autrement dit, les mouvements de titres peuvent faire l’objet d’un enregistrement numérique via un DEEP (dit la technologie blockchain) pour être ensuite regroupés automatiquement au sein du registre de mouvements de titres, dont la valeur probante est équivalente à celle d’un registre papier classique. Une technique efficace contre le risque de perte des données et la falsification.
S’en est suivi le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions de sociétés et des registres comptables de certains commerçants. Dès lors, tous les procès-verbaux sont automatiquement répertoriés au sein du registre d’AG par un système d’horodatage qui empêche toute altération postérieure.
Enfin, à défaut d’interdiction légale, la tenue du registre unique du personnel sur un support numérique est tout à fait envisageable. D’ailleurs, l’article D.1221-27 du Code du travail autorise l’employeur à tenir ce registre sur un support de substitution, sous réserve de respecter les conditions énumérées à l’article L.8113-6 du même code. Il suffit simplement que le support utilisé fasse apparaître les mentions obligatoires et que celui-ci soit inaltérable. Il est manifeste que la tenue de ce registre de façon dématérialisée répond à ces exigences. Mieux ! Ce système permet de pré-enregistrer les informations relatives aux salariés et de mettre à jour le registre en deux temps trois mouvements !
La tenue digitalisée de ces registres revêt plusieurs objectifs : conformité, simplification des démarches, productivité, traçabilité, transparence et maîtrise des risques.
Simultanément, les sociétés ne peuvent que constater une croissance de leur chiffre d’affaires en raison de l’automatisation de nombreuses tâches redondantes mais pourtant indispensables à la bonne gestion d’entreprise. De ce fait, l’utilisation d’outils digitaux semble un bon compromis pour se concentrer sur les tâches essentielles à forte valeur ajoutée.
Une fois créés, les documents juridiques et registres légaux de votre société doivent être stockés dans un lieu sûr, afin de permettre leur consultation à tout moment.
Ainsi CapblocApp propose un service complémentaire à cette création de documents sociaux : le coffre-fort numérique. Ce-dernier permet de sécuriser leur stockage, tout en garantissant leur pérennité et l’intégrité de leur contenu.
En effet, le coffre-fort numérique disponible sur CapblocApp est certifié eDocGroup. EDocGroup en tant que membre de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FnTC), propose un coffre-fort numérique conforme aux règles de certification NF Logiciel et aux exigences spécifiques attachées aux composantes du coffre-fort numérique. Aussi, ce prestataire de service a été certifié par l’AFNOR, et agréé par le service interministériel des archives de France (SIAF) depuis l’arrêté du 15 mars 2019 pour la conservation des archives publiques.
Autant de certifications qui permettent de garantir la fiabilité du système d’archivage numérique proposé sur CapblocApp, lequel prémunit les utilisateurs de toute altération du contenu de leurs documents sociaux.
Par conséquent, au-delà de la crise sanitaire, la transformation numérique représente l’avenir du monde des affaires ! Il est donc indispensable que les sociétés se familiarisent avec ces procédés digitaux pour rester compétitives sur le long terme.