La DARES nous révèle que la mise en place du document unique fait défaut dans beaucoup d’entreprises. L’occasion de vous représenter cette obligation qui a dernièrement pas mal évolué et les risques qui y sont associés.
Le document unique concerne toutes les entreprises dès l'embauche du 1er salarié.
C’est à vous employeur de l’établir et de le tenir à disposition :
Vous devez afficher les modalités d’accès au document unique à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail (C. trav., art. R. 4121-4). Dans les entreprises ou établissements dotés d'un règlement intérieur, cet avis est affiché au même emplacement que celui réservé au règlement intérieur.
Le document unique, c’est le résultat de l'évaluation des risques identifiés dans l’entreprise. Il n’y a donc pas deux documents uniques identiques, votre DU doit refléter la réalité de votre entreprise.
Vous devez donc faire un inventaire des risques, les évaluer et les classer, et définir des actions de prévention.
Certaines obligations s’imposent à vous dont celle, pas des moindres, de prendre en compte l'impact différencié de l'exposition au risque en fonction du sexe du salarié.
Il faut mettre à jour votre DU au moins une fois par an (sauf si vous avez moins de 11 salariés) mais aussi :
Vous devez désormais conserver votre document unique et ses versions successives pendant 40 ans. Normalement la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention de la santé au travail avait prévu la mise en place d’un portail numérique où il faudrait déposer tous les documents uniques (au plus tard pour le 1er juillet 2024 dans les entreprises de moins de 150 salariés) mais cela s’est avéré trop complexe et cela semble aujourd’hui abandonné.
Votre CSE doit être consulté lors de la mise en place du document unique mais aussi désormais à chaque mise à jour.
Vous risquez une amende si vous ne mettez pas en place votre document unique ou ne le mettez pas à jour (1500 euros pour une personne physique).
Vos salariés peuvent aussi réclamer une indemnisation si l'absence de document unique leur a causé un préjudice (Cass. soc., 15 mai 2019, n° 17-22.224).
Sans compter que ne pas avoir de document unique vous coûtera cher si un accident survient et que le salarié engage votre responsabilité et recherche la faute inexcusable.
La mise en place du document unique est aussi une condition nécessaire à l’attribution de la plupart des aides de l’Assurance maladie - risques professionnels.
Enfin, si vous ne consultez pas le CSE sur le document unique, vous vous exposez également à un délit d’entrave (7500 euros d’amende).
L’IGAS (l’Inspection générale des affaires sociales) a recommandé récemment la mise en place d’une nouvelle sanction administrative en cas de non-respect des différentes obligations liées au document unique. Nous vous tiendrons informé…
Qiiro peut vous aider à élaborer votre document unique et vous accompagner sur le long terme pour sa mise à jour. Prenez rendez-vous avec nos spécialistes sans attendre.
