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A partir de 50 salariés, l’employeur doit mettre à votre disposition une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Cette BDESE rassemble toutes les informations d’ordre social, économique, financière, ou encore environnemental nécessaires pour préparer les consultations récurrentes. Un outil qui est donc particulièrement intéressant pour vous. Mais tous les élus ont-ils forcément accès à cette base y compris les suppléants ? Qui fixe les modalités d’accès ? Peut-on accéder à la BDESE à tout moment ou existe-il des limites ? Nous faisons le point sur toutes ces interrogations et bien d’autres concernant l’accès à la BDESE.
Les élus titulaires du CSE et les délégués syndicaux ont forcément accès à la BDESE. La situation est un peu plus compliquée pour les suppléants, les membres des commissions ou encore les experts du CSE.
Le Code du travail parle d’un accès pour les membres de la délégation du personnel du CSE. La mise en place de la BDESE n’est toutefois imposée qu’à partir de 50 salariés donc seuls les CSE de cette taille y ont en réalité accès.
Petit retour en arrière : à l’origine, la BDESE qui s’appelait la BDU ou la BDES était accessible aux membres du comité d’entreprise, à ceux du CHSCT mais pas aux délégués du personnel. Elle a été mise en place :
Le Code du travail ne précise pas si les élus suppléants ont le même accès à la BDESE que les élus titulaires et les juges ne se sont pas encore prononcés sur cette question. Il subsiste donc une incertitude concernant le droit d’accès des suppléants.
Si l’employeur ne vous précise rien, vous pouvez considérer que chaque membre du CSE y a accès et partager l’information librement.
Bon à savoir : Vous pouvez aussi essayer de faire reconnaître ce droit d’accès via un accord collectif.
Important : Notez que si un élu suppléant est amené à remplacer un titulaire absent, il aura forcément accès à la BDESE.
Si vous avez un CSE central et des CSE d’établissement, il faut savoir que la BDESE est normalement mise en place au niveau de l’entreprise et comporte les informations que l'employeur met à disposition de ce comité et des comités d'établissement.
Mais bien souvent, les entreprises optent pour la création de BDESE au niveau des établissements. Il peut alors y avoir des accès différenciés pour les membres du CSE central et ceux des CSE d'établissements. Normalement, cela doit être fixé via un accord d’entreprise.
Bon à savoir : Les consultations sont menées uniquement au niveau du CSE central s’agissant :
A moins que l’employeur n’en décide autrement ou qu’il y ait un accord collectif sur ce sujet.
Pour la consultation sur la politique sociale, en l’absence d’accord, la consultation se fait à la fois au niveau central et au niveau des établissements lorsque sont prévues des mesures d'adaptation spécifiques à ces établissements.
Lorsqu’il existe un groupe, l’obligation de mise en place d’une base de données existe là encore au niveau de l’entreprise. Mais il est possible de prévoir en plus la constitution d’une base de données au niveau du groupe, qui s’ajoute aux BDESE d’entreprise. Cela nécessite une convention ou un accord de groupe. C’est cet accord qui détermine alors les modalités d’accès à la BDESE groupe.
Les délégués syndicaux
Les délégués syndicaux font eux aussi partie des personnes auxquelles le Code du travail accorde un accès à la BDESE.
Les représentants syndicaux au CSE, en tant que membres de droit de l’instance, doivent aussi être considérés comme titulaires de droits d’accès à la BDESE.
En revanche les représentants de section syndicale (RSS) n’ont pas d'accès de droit à la BDESE.
Il existe bien souvent de nombreuses commissions spécialisées au sein du CSE. Leur mise en place peut d’ailleurs devenir obligatoire selon votre effectif.
Parmi les plus connues :
Le Code du travail n’accorde aucun accès à la BDESE aux membres des commissions.
En revanche, pas de souci pour les membres des commissions qui sont aussi élus du CSE. Ils ont, de toute façon, accès à la BDESE en leur qualité d’élus. Pour les autres il n’y a donc pas automatiquement d’accès à la BDESE.
Si votre entreprise a mis en place par accord des représentants de proximité, sachez qu’ils n’ont pas forcément accès à la BDESE. En effet, les représentants de proximité peuvent être membres du CSE, mais il peut aussi s’agir de salariés non élus aux CSE. Or pour ces derniers, la loi ne garantit aucun accès à la BDESE.
Les experts chargés de vous assister lors des informations-consultations, à l’image de l’expert-comptable, ont aussi été oubliés par le Code du travail.
Si on s’intéresse de plus près au cas de l’expert-comptable mandaté lors d’une expertise récurrente, il peut se faire communiquer tous documents qu'il estime utiles pour sa mission, qu’ils soient d'ordre économique, financier, social ou environnemental.
On peut donc en déduire sans trop de risque qu’il doit avoir accès aux informations figurant dans la BDESE et comprises dans le champ de sa mission.
Bon à savoir : Si la Cour de cassation n’a pas été amenée à se prononcer sur la question d’un accès à la BDESE, elle a en revanche admis que l’expert puisse demander encore davantage d’informations que celles contenues dans la BDESE (Cass. soc., 18 mai 2022, n° 20-21.444 et 19 avril 2023, n° 21-25.563).
Le Code du travail ne prévoit pas qu’il dispose d’un accès spécifique à la BDESE. Si toutefois l’employeur a accordé un accès aux membres de la commission CSSCT, il aura alors accès à la BDESE en tant que membre de cette commission.
L'agent de contrôle de l’inspection du travail doit bien avoir accès à la BDESE de votre entreprise.
En effet, la BDESE permet de rassembler certains rapports et informations qui, auparavant, étaient directement adressés à l’inspection du travail (C. trav., art. L. 2312-18).
Désormais, plus rien ne lui est envoyé, mais toutes les informations sont mises directement à sa disposition dans la BDESE (exemple : les informations du bilan social : C. trav., art. L. 2312-31).
Les droits d'accès à la BDESE peuvent être fixés par accord d’entreprise (C. trav., art. L. 2312-21). Il doit s’agir d’un accord dit majoritaire ou, en l'absence de délégué syndical, un accord entre l'employeur et le comité social et économique, adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité.
Bon à savoir : L’accord dit majoritaire doit être signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au CSE, quel que soit le nombre de votants. A défaut d’avoir recueilli cette
majorité de 50 %, le ou les syndicats représentatifs ayant recueilli plus de 30 % des suffrages peuvent demander l’organisation d’un référendum pour soumettre l’accord au vote des salariés.
Il est donc parfaitement possible d’y intégrer d’autres personnes.
Bon à savoir : des droits d’accès peuvent aussi être accordés par un usage interne à l’entreprise.
Malheureusement pour les élus, c’est l’employeur qui est décisionnaire et il n’est pas obligé de vous impliquer sur ce sujet. A noter que l'administration conseille aux employeurs de construire la base de données en lien étroit avec les IRP et les organisations syndicales représentatives de leurs entreprises.
Or, on constate qu’il y a des gros écarts entre les entreprises. Certaines fixent des règles très claires, utilisent un support agréable dans lequel il est facile de retrouver et lire des informations.
D’autres, à l’inverse, s’intéressent au sujet a minima et ne font aucun effort pour classer les informations et vous donner véritablement accès à l’information.
Il y a quand même un impératif pour l’employeur : c’est de fixer des modalités d’accès qui vous permettent d’exercer utilement vos compétences.
S’il vous met des bâtons dans les roues, que vous ne pouvez pas accéder facilement au contenu, l’obligation n’est pas remplie et un délit d’entrave peut être reconnu.
Bon à savoir : L’employeur détermine à la fois les modalités d’accès et le support. Sachant que dans les entreprises d’au moins 300 salariés, en l’absence d’accord collectif, le support informatique s’impose (C. trav., art. R. 2312-12).
Si on lit strictement le Code du travail on peut avoir l’impression que oui : “ La base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d'entreprise, et aux délégués syndicaux.” (C. trav., art. L. 2312-36). Sachant toutefois que nous sommes dans une partie dite “supplétive” autrement dit qui s’applique uniquement si rien n’a été prévu par accord collectif.
Mais cela a vité été tempéré.
D’abord, par l'administration elle-même, qui dès 2014 a diffusé une circulaire. Elle revient sur cette notion d’accès permanent, qu’elle juge essentielle mais qui ne peut, selon elle, s’entendre comme une obligation pour toutes les entreprises de rendre la base de données accessible aux élus 24 h/24 et 7 jours sur 7, essentiellement pour des raisons pratiques liées au choix du support de la BDESE.
En effet, si la BDESE est mise en place sur un support papier ou via l’intranet de l’entreprise, on ne peut pas y accéder en-dehors des horaires d’ouverture (nuit et weeks-ends).
La Cour de cassation a aussi rendu une décision dans la même lignée en validant une base accessible soit par informatique pendant les heures de travail à partir de l'adresse IP des agences, soit sur support papier par courrier ou fax sur demande (Cass. soc., 25 septembre 2019, n°18-15.504).
Les élus du CSE (titulaires comme nous l’avons vu !) doivent tous avoir accès à la BDESE et aux mêmes informations.
Vous devez avoir accès à toute la BDESE, et il n’y a aucune raison pour qu’un élu ait un accès restreint ou différent (sauf cas particulier des CSE d’établissement).
La question peut en revanche se poser pour d’autres personnes, comme les membres des commissions. Rien ne semble interdire à l’employeur de compartimenter alors les accès.
Vous pouvez toujours, mais le règlement intérieur du CSE ne doit pas créer des droits supplémentaires pour les élus par rapport à ceux accordés par le Code du travail. Cela n’a de valeur que si la clause est contresignée par le président du comité (= l’employeur).
Attention vous avez une obligation de discrétion et de confidentialité s’agissant de certaines informations. L’employeur doit d’ailleurs vous indiquer lesquelles et pour quelle durée. Quoi qu’il en soit, vous ne devez jamais partager vos codes d’accès à la BDESE avec les salariés.
C’est l’employeur qui fixe les modalités d’accès à la BDESE. Il peut parfaitement prévoir une adresse mail unique au nom du CSE associée à un mot de passe. Ce qui compte alors c’est que tous les élus puissent se connecter avec cet accès. Tant qu’au final vous arrivez à accéder à la BDESE, vous ne pouvez rien exiger. Mais si certains élus titulaires sont privés d’accès à la BDESE, là c’est délit d’entrave.
Oui, mais rien n’oblige l’employeur à vous la fournir (sauf accord collectif en ce sens). Le choix pour une BDESE entièrement dématérialisée lui appartient. Par contre, la base mise en place doit vous permettre d’exercer utilement vos compétences. Si ce n’est pas le cas et que l’employeur refuse de vous former au fonctionnement de la BDESE en ligne, vous avez des moyens d’action.
L’employeur peut effectivement opter pour une base papier (la solution informatique n’étant obligatoire qu’à partir de 300 salariés), mais c’est à condition que l’option choisie permette aux élus d’exercer utilement leurs compétences.
Si certains élus ne travaillent pas sur site, l’employeur doit trouver des solutions, quitte même à leur envoyer ou faxer les informations figurant dans la BDESE !
Vous pouvez vous rapprocher de l'inspection du travail en cas de besoin. Une action en justice pour délit d’entrave est aussi envisageable si la situation reste bloquée.
Vous avez bien lu cette fiche et pensez tout savoir des droits d’accès à la BDESE. Voici un petit QCM pour vous assurer d’avoir tout bien compris.
