10 conseils pour bien rédiger le PV de réunion CSE

Plus vous aurez réfléchi en amont à ce que doit contenir votre PV de réunion et à la façon de le structurer, plus votre tâche sera facilitée.

Tout démarre en réalité dès la préparation de l’ordre du jour. Un ordre du jour établi de façon claire, précise, et identifiant bien les différents sujets à aborder vous permettra :

• d’abord d’avoir une réunion CSE plus sereine avec des échanges qui suivent une ligne directrice ;
• d’avoir une vision claire du déroulé de façon à faciliter la prise de note ;
• et donc d’anticiper la construction du futur PV de réunion.

Bon à savoir : En réalité c’est même dès l'établissement du règlement intérieur du CSE qu’il va falloir réfléchir à la question des PV de réunion. Ce document étant généralement établi dès les premiers temps de l'élection. 

Le règlement intérieur du CSE peut en effet contenir des dispositions sur le procès-verbal des réunions du CSE. Le Code du travail prévoit notamment que le PV de réunion CSE peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité (C. trav., art. L.2315-35). Pas d'inquiétude si vous n’avez pas envisagé la question d’emblée, il sera toujours possible de modifier votre règlement intérieur si vous le souhaitez. Pour en savoir davantage sur ce sujet, vous pouvez vous reporter à notre fiche guide : Tout savoir pour établir son règlement intérieur du CSE.

Il est toujours plus facile de faire le PV de réunion dans les heures ou les tous premiers jours qui suivent la réunion, tant que tout est bien frais dans son esprit même si on dispose en vérité de temps pour le faire.

Si aucun accord collectif n’a été conclu à ce sujet, vous disposez en effet de 15 jours à partir de la réunion pour établir le PV de réunion, sachant que si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, le secrétaire doit transmettre le PV avant.

Important : 

Le délai est plus court dans certains cas. Il est ainsi ramené à :

• 3 jours dès lors que le CSE est consulté dans le cadre d’un licenciement collectif ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 3 jours, avant cette réunion ; 
• 1 jour lorsque l'entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire (C. trav., art. D.2315-26). 

Conseil : Soyez attentif au respect des délais. N’hésitez pas à négocier un délai adapté aux réalités de votre entreprise. Un accord collectif conclu avec un délégué syndical ou, en son absence, avec le CSE, peut en effet fixer un délai pour l’établissement du PV de réunion CSE.

Le Code du travail est très clair : c’est le secrétaire du CSE qui rédige le PV de réunion CSE. 

Il ne peut donc pas confier cette tâche à un autre élu et ne pas du tout s’intéresser au PV de réunion. Mais cela n’empêche pas qu’il peut demander un coup de main aux autres élus, pour savoir s’il a bien retranscrit les échanges ou encore s’ils voient des points à ajouter ou supprimer.

Sachant que le PV de réunion CSE devra de toute façon être approuvé lors de la réunion suivante.

Après il faut distinguer la responsabilité du PV et sa rédaction matérielle. On peut tout à fait imaginer que le secrétaire du CSE confie cette tâche à quelqu’un d’autre y compris une personne étrangère au CSE mais il faudra ensuite venir contrôler cette rédaction. Les juges n'admettent d’exception à cette règle qu’en cas de force majeure (Cass. crim., 1er décembre 1987, nº 85-96.612).

Bon à savoir : la force majeure suppose de remplir 3 conditions :

• la survenance d'un événement extérieur (on a aucun contrôle dessus) ;
• imprévisible lors de la conclusion du contrat ;
• et irrésistible dans son exécution, autrement dit cela ne peut pas être surmonté.

On peut imaginer que le décès du secrétaire CSE pourrait constituer un tel événement de force majeure.

Vous pouvez ainsi réfléchir à nommer une personne, formée à la prise de notes, qui s'occupera de rédiger tous les documents du CSE pour garantir une cohérence dans la rédaction.

Si l’employeur propose de soulager le secrétaire CSE en se chargeant à sa place d’établir le PV de réunion CSE ou en le co-rédigeant, ou encore en confiant cette tâche à sa secrétaire, il faut refuser. Il s’agirait d’ailleurs d’un délit d’entrave au fonctionnement du CSE (puni de 7500 euros d’amende pour une personne physique). 

Il serait dommage de perdre cet avantage donné par le Code du travail et prendre le risque que l’employeur fasse une version édulcorée ou omettant volontairement certaines informations.

Le PV doit retranscrire la réalité des débats, pas l’opinion du secrétaire qui le rédige. Il ne faut donc y ajouter aucune opinion personnelle.

Faites aussi attention aux inexactitudes, et aux propos injurieux ou diffamatoires. Ils n’ont aucune place dans le PV de réunion CSE (Cass. soc., 5 novembre 1981, nº 78-12.277).

Il n’y a pas de trame officielle à respecter, le secrétaire CSE est libre dans la façon dont il entend agencer le PV de réunion CSE. Certains optent pour du mot à mot, c’est-à-dire qu’on retranscrit l’intégralité des débats et tout ce que les membres présents ont pu dire. Ce qui est considérable si la réunion dure des heures. D’autres préfèrent synthétiser, pour aller à l’essentiel et que les salariés puissent saisir facilement les informations importantes. 

Il est aussi possible d’alterner selon les sujets et les réunions.

Dans tous les cas, il faut au moins que le PV de réunion contienne :

• le résumé des délibérations du comité ;
• et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.

Sachant qu’un accord collectif peut définir le contenu du PV de réunion CSE.

La façon de faire peut aussi évoluer dans le temps.

Bon à savoir : il est fréquent de faire plusieurs documents : 

• le PV en tant que tel avec tout le formalisme exigé par le Code du travail. Avec parfois une version plus longue qui contient aussi les informations confidentielles et n’est pas diffusée dans l’entreprise. C’'est ce document qui aura une valeur légale  ;
• un compte-rendu, librement établi. Il n’a pas de valeur en tant que tel et ne permet pas de remplir son obligation d'établir un PV, c’est juste un document aidant à la compréhension des informations permettant d'informer plus facilement et de manière plus condensée les salariés.

Qiiro vous propose de rédiger pour vous le compte-rendu et vous propose différents formats.

L'employeur ou la délégation du personnel du CSE peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du CSE (C. trav., art. D.2315-27).

Si l’initiative vient de vous, l’employeur ne peut pas vous dire non sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu'il présente comme telles. 

Pour la prise en charge des éventuels coûts, si l’initiative vient de l’employeur c’est lui qui paie. 

Par contre, si l’initiative vient du CSE, c’est vous qui payez. Le budget de fonctionnement du CSE peut alors être utilisé. Il est toutefois possible de prévoir autre chose par un accord entre l’employeur et les membres élus du CSE.

Attention : Si vous faites appel à une personne extérieure pour sténographier les séances, celle-ci est tenue à une obligation de discrétion.

Prenez le temps de faire des tests avant la première réunion, de façon à vous assurer que la qualité d'enregistrement est suffisante, mais aussi de savoir où positionner l’appareil procédant à l'enregistrement, notamment lorsque plusieurs personnes parlent en même temps. 

Vérifiez aussi la capacité de stockage, si la réunion se prolonge…

Le secrétaire CSE peut vite se faire noyer avec la rédaction des PV de réunion, surtout si les réunions ont tendance à s’éterniser. Il est important d’appeler à l’aide plutôt que de faillir à sa mission (ce qui pourrait engager la responsabilité pénale du secrétaire CSE..).

Plusieurs solutions peuvent être mises en place.

Trouver de l’appui en interne

On en a déjà parlé, il est possible de confier la première rédaction à un autre élu. Réfléchissez aussi à la possibilité de nommer un secrétaire adjoint qui viendrait aider le secrétaire CSE. Ou encore à faire venir un élu suppléant qui se chargera d’une prise de notes propres (sous réserve d’avoir l’accord de l’employeur). Cela aura aussi pour avantage de permettre au secrétaire CSE de se concentrer davantage sur la réunion et de participer plus activement aux débats. Il peut en effet être difficile de mener de front les deux…

Donner davantage de moyens au secrétaire CSE pour accomplir sa tâche

Il faut savoir qu’il n’existe pas de temps dédié pour rédiger le PV de réunion CSE. Il faut utiliser ses heures de délégation (Cass. soc., 9 mai 1979, nº 77-41.308).

Or le secrétaire CSE n’a pas d’heures de délégation supplémentaires par rapport aux autres élus. Il n’existe pas de crédit spécial pour la rédaction des PV de réunion.

Il reste néanmoins possible de négocier de majorer son crédit d’heures, justement en faisant valoir la lourdeur de cette tâche. 

Bon à savoir : Un accord d’entreprise peut ainsi être conclu. Cela peut aussi être inscrit au règlement intérieur du CSE mais il faudra que le président du CSE contresigne cette clause puisqu’elle crée des droits supplémentaires.

Autre possibilité à envisager : que certains élus lui donnent une partie de leurs heures de délégation. Le Code du travail prévoit en effet que les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d'heures de délégation dont ils disposent. Le secrétaire ne peut toutefois pas disposer par ce biais dans un même mois de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire (C. trav., art. R. 2315-6). Cela nécessite un peu de formalisme : il faut informer l’employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information de l'employeur se fait par un document écrit précisant l’identité de l'élu concerné et le nombre d'heures mutualisées.

Rappel : Normalement, vous prenez vos heures de délégation sur votre temps de travail. Elles sont alors payées comme du travail effectif.

Toutefois, si les nécessités du mandat l'exigent, vous pouvez aussi les accomplir en-dehors du temps de travail. Cela constitue alors des heures supplémentaires et vous avez le droit à la majoration des heures supplémentaires.

Engager quelqu’un ou externaliser

Les juges admettent que le CSE puisse engager un salarié afin d’assister le secrétaire du CSE dans cette tâche de rédaction des PV. Cela nécessite un accord majoritaire du CSE (Cass. crim., 30 octobre 1990, nº 87-83.665).

Si vous êtes à la recherche d’un gain de temps considérable, il y aussi la possibilité d’externaliser cette mission à un organisme spécialisé. Et là Qiiro peut vous aider. Nous pouvons ainsi prendre en charge pour vous la rédaction d’un compte-rendu par exemple en nous fournissant un enregistrement audio de la réunion.  Découvrez dès à présent tous les détails de notre offre. 

Nous en avons parlé rapidement mais il est important de s’attarder sur ce point. Si pendant la réunion du CSE, certaines informations données par l’employeur sont confidentielles, et que ce dernier vous le précise, il ne faudra pas les retranscrire dans le PV de réunion du CSE transmis aux salariés. Il est possible de faire une 2nde version, qui reste uniquement entre le CSE et l’employeur, qui contient bien les données confidentielles.

Important : Toutes les informations ne peuvent pas être classées comme confidentielles. Les juges posent des limites notamment si les informations sont déjà connues du grand public ou qu’elles ne méritent pas d’être confidentielles au regard des intérêts légitimes de l'entreprise. Notez que certaines informations sont classées d’office par la loi comme confidentielles. C’est le cas par exemple de ce qui a trait au droit d’alerte économique.

Le conseil paraît évident mais c’est une étape indispensable. Il serait dommage que les salariés s’attardent plus sur des fautes orthographiques que sur le fond des sujets abordés.

Il ne faut pas hésiter à demander aux autres élus d’être attentif à l’orthographe, voire même utiliser un correcteur orthographique en cas de besoin.

En outre une relecture attentive vous permet aussi de percevoir des points qui ne seraient pas suffisamment clairs ou des termes trop techniques qu’il faut préciser.

Vous avez découvert nos 10 conseils pour établir sereinement un PV de réunion CSE. Il ne vous reste plus qu’à les mettre en oeuvre pour établir votre PV de réunion CSE. PV que vous aurez tout intérêt à signer et qu’il vous faudra faire valider à la réunion suivante. Par exemple en mettant à l’ordre du jour un premier point sur “l’approbation du PV de la réunion en date du”. Il ne vous restera ensuite plus qu’à procéder à sa diffusion ou son affichage pour une bonne information des salariés.

Et n’oubliez pas, l’équipe Qiiro peut vous accompagner. Que ce soit pour prendre en main la rédaction d’un compte-rendu de réunion ou pour vous renseigner via notre offre d’accompagnement juridique.