Le rôle et les missions du Secrétaire du CSE - Guide Complet

La désignation du Secrétaire du CSELe Secrétaire CSE : quel est son rôle ?

Le secrétaire CSE dispose d’un rôle bien précis, il est  expressément défini par la loi.  En ce sens, d'après la législation, plus précisément l'article L. 2315-23 du Code du travail, il est mentionné que le CSE doit procéder à la désignation d'un secrétaire et d'un trésorier parmi ses membres titulaires 👩💼👨💼. 

Par ailleurs, le secrétaire dispose de fonctions prévues par la loi, mais il peut être amené à exercer des fonctions également prévues par des dispositions réglementaires. Il est amené à gérer les affaires courantes du comité. Il doit, pour ce faire, agir après avoir obtenu l'accord du comité dans son ensemble. 

Le secrétaire devra s’occuper 📝: 

• d’établir l'ordre du jour
• de rédiger le  procès-verbal
• régler les affaires courantes 
• rendre compte au CSE.

À noter ✍️ : D'après une décision de la Cour de cassation en date du 31 mars 2021 (n° 19-23.654), il est établi que le secrétaire ou le secrétaire adjoint n'occupe pas la fonction de représentant légal du comité, c’est bien l’employeur qui représente le CSE.. 

Les missions et responsabilités du Secrétaire CSE

Le secrétaire occupe une place essentielle au sein du CSE. C’est directement à lui que vont s’adresser l'employeur, les salariés ou des tiers souhaitant avoir une prise de contact avec le comité.

Les fonctions du secrétaire sont capitales puisqu’elles sont directement liées aux réunions du CSE. Si le secrétaire du CSE n'approuve pas la tenue des réunions, celles-ci ne peuvent pas se dérouler en conformité avec la loi, ce qui peut entraîner un blocage du fonctionnement du comité ⛔. 

Ainsi, le secrétaire a pour mission de garantir et établir ✅ : 

• l'ordre du jour : il est arrêté par l'employeur et le secrétaire puis communiqué aux membres du CSE trois jours 📅 au moins avant la séance selon l’article L. 2315-29 et L. 2315-30 du Code du travail ; 

• les délibérations du CSE : Elles sont établies dans des procès-verbaux par le secrétaire dans un délai de quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ; 

• le procès-verbal : Une fois adopté, le secrétaire du CSE peut l'afficher ou le diffuser dans l'entreprise 🪧, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité, et ce,  comme le dispose l’article L. 2315-35 du Code du travail. 

Concernant la responsabilité du secrétaire ✅ : 

En principe, le secrétaire n'endosse pas la responsabilité du CSE si ce dernier est mis en cause. En tant que personne morale, le CSE peut être poursuivi en justice. 

• Cependant, le secrétaire peut être condamné pour des infractions pénales telles que le vol, l'escroquerie, le détournement de fonds ou l'abus de biens sociaux par les tribunaux répressifs s'il commet de tels délits.
• De plus, le secrétaire peut également être condamné pour délit d'entrave au fonctionnement du comité. Cela peut se produire s'il refuse d'établir l'ordre du jour des réunions du CSE ou s'il diffuse un procès-verbal qui n'a pas été approuvé par le comité.

La désignation d’un secrétaire CSE est-elle obligatoire ? 

La désignation d'un secrétaire du CSE est obligatoire uniquement pour les entreprises qui emploient au moins 50 salariés, ainsi que pour les CSE d'établissement et le CSE Central. 

Dans ces cas-là, la présence d'un secrétaire est requise et sa désignation doit être effectuée conformément aux règles établies par la loi et le règlement intérieur du CSE 📕.

En revanche, dans les CSE des entreprises de moins de 50 salariés, la désignation du secrétaire est facultative et peut être réalisée à chaque séance si nécessaire. Cela signifie qu'il n'est pas obligatoire de nommer un secrétaire permanent dans les CSE de petite taille, mais la désignation ponctuelle d'un secrétaire peut se faire selon les besoins spécifiques de chaque réunion ou situation 🤔.

Si vous envisagez de désigner un secrétaire, nous vous proposons une formation spécifique pour les secrétaires CSE. Cette formation vous permettra d'acquérir les compétences nécessaires pour exceller dans ce nouveau rôle 🌟 ! Cette formation vous permettra d’être plus à l’aise en apprenant à établir le budget du CSE, à faire des présentations et à gérer les documents du comité.

Modalités et déroulement de l'élection du Secrétaire du CSE

Selon l'article L. 2315-23 du Code du travail, le secrétaire du CSE est choisi parmi les membres titulaires du comité par un vote à la majorité des suffrages exprimés. 

Effectivement, le Code du travail ne fournit pas d'autres détails spécifiques concernant les modalités de désignation du secrétaire du CSE. La jurisprudence a donc joué un rôle crucial en comblant cette lacune, en apportant des décisions et des interprétations pour régler ces aspects 🤓.

Ainsi la désignation d’un secrétaire CSE procède de cette manière : 

• par la règle de la majorité des voix valablement exprimées au sein du comité qui s'applique ; 
• par le partage des voix entre les candidats à ce poste, celui-ci doit revenir au plus âgé d'entre eux, conformément aux principes généraux du droit électoral. 

À noter ✍️ : Généralement il faudra se reporter au règlement intérieur du comité pour connaître les modalités de vote fixées par le CSE. Il est possible d’avoir un vote à  la majorité relative (le plus grand nombre de voix) ou absolue (la moitié des voix plus un). 

Bon à savoir 🧐 : Par une décision en date du 5 janvier 2005 (n^o 02-19.080) , il est affirmé que le président du comité 🤵‍♂️ peut participer à la désignation du secrétaire, à condition de ne pas exercer de pression. 

Lors du moment du vote pour désigner le secrétaire, peuvent voter seulement les membres titulaires du CSE. Sont exclus les suppléants (sauf s'ils remplacent un titulaire) et les représentants syndicaux ❌. 

Comment désigner le secrétaire du CSE ? 

L’article L. 2315-23 du Code du travail oblige les membres du CSE à désigner un secrétaire et un trésorier. Ainsi, le secrétaire est forcément titulaire. 

La désignation du secrétaire a lieu grâce aux votes des élus titulaires du comité. Habituellement, cette élection se déroule en même temps que celle du trésorier du CSE, permettant ainsi de constituer le bureau du CSE de manière cohérente et efficace 🖥️.

Par ailleurs, en cas d'absence de candidat 👻 pour occuper la fonction de secrétaire, la Cour d'appel de Douai précise dans un arrêt en date du 22 décembre 2017 (n^o 16/04341)  que le juge des référés est habilité à désigner provisoirement parmi les membres titulaires celui qui assumera les fonctions de secrétaire. Le critère d'ancienneté peut être pris en considération pour effectuer cette désignation 🗳️.

Combien d'heures de délégation pour le Secrétaire du CSE ?

Dans l’exercice de ses fonctions, le secrétaire ne dispose pas d'un crédit d'heures supplémentaires 🕗. Le temps qu'il passe à ses fonctions de secrétaire doit ainsi s'imputer sur son crédit d'heures de titulaire. 

En pratique, certaines conventions collectives ou certains accords d'entreprise prévoient l'attribution d'un crédit d'heures supplémentaire au secrétaire du comité. Dans certaines entreprises, une telle disposition peut aussi figurer dans le règlement intérieur du CSE, toutefois, selon l’article L. 2315-24 du Code du travail il faudra alors obtenir l'accord de l'employeur, puisque le règlement intérieur du CSE ne peut pas comporter des clauses lui imposant des obligations ne résultant pas de dispositions légales, sauf s'il a donné son accord. 

Si le secrétaire dépasse son crédit d'heures pour faire face à des circonstances exceptionnelles, alors l’employeur devra lui payer ses heures supplémentaires.

À noter ✍️ : le secrétaire pourra également bénéficier d'heures de délégation en provenance d'autres titulaires puisque les membres titulaires du CSE peuvent mutualiser leurs heures avec les titulaires et les suppléants 🕰️.

Selon l’article L. 2316-13 du Code du travail, l’élection d’un secrétaire adjoint n’est obligatoire que pour le CSE central. Il est chargé des attributions du comité en matière de santé, sécurité et des conditions de travail 🩺. Les autres comités ne sont pas soumis à des exigences légales spécifiques. 

Le CSE a la responsabilité de décider de leur création et de procéder à leur élection. Lorsque la mise en place d'un comité n'est pas obligatoire, sa désignation peut être soumise au vote 🗳️ à n'importe quel moment pendant le mandat, bien qu'elle soit généralement réalisée en même temps que celle du secrétaire. Le règlement intérieur peut aussi inclure des dispositions concernant cette élection.
Quelques précisions sur le rôle du secrétaire adjoint 📝 :

• son rôle principal est d'assister le secrétaire dans ses missions 👀 ;
• le secrétaire adjoint ne dispose pas des mêmes pouvoirs que le secrétaire 🚫 ; 
• si le remplacement peut être effectué « au pied levé » en cours de réunion, il ne peut l'être dans la totalité des missions du secrétaire que sous certaines conditions. Selon l’article L. 2314-37 du Code du travail le secrétaire adjoint ne peut remplacer le secrétaire : 

• tant pour l'élaboration de l'ordre du jour ;
• que pour la rédaction du PV ;
• que pour l'animation des débats.
• ‍

🔔 En principe, le remplacement ne peut être effectué que si le secrétaire adjoint est lui-même un élu titulaire ou que, par application de la règle légale, il est le suppléant qui remplace le secrétaire.

❗À contrario, si le secrétaire adjoint n'est ni un titulaire, ni le suppléant appelé à remplacer le secrétaire, voici les solutions à appliquer :

• En cas d'absence momentanée du secrétaire lors d'une réunion, un secrétaire de séance peut être désigné. Ce dernier le remplace uniquement pour cette séance spécifique en prenant en charge la prise de notes pour la rédaction du procès-verbal et en co-animant les débats 🖊️.
• En revanche, si le secrétaire doit s'absenter sur une période prolongée (pour plusieurs réunions) ou s'il démissionne, le comité a deux options : 

• soit élire par vote à la majorité un secrétaire provisoire pour la durée de l'absence 📩 ; 
• soit procéder à l'élection d'un nouveau secrétaire 👨‍💼. Dans ce dernier cas, le nouveau secrétaire devra obligatoirement être choisi parmi les membres titulaires du comité.

Bon à savoir 🧐 : Afin d'éviter tout conflit, il est recommandé d'inclure dans le règlement intérieur du CSE les conditions et les procédures de remplacement du secrétaire. De plus, il est préférable de favoriser la nomination d'un secrétaire-adjoint parmi les membres titulaires du CSE. 

Au sein de toutes les entreprises ayant un CSE, quel que soit leur effectif, les membres de la délégation du personnel du CSE, ainsi que le référent responsable de la lutte contre le harcèlement sexuel, choisissent parmi leurs membres, qui doit recevoir une formation adéquate pour exercer les missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
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La formation a pour but de :

• Développer leur capacité à identifier et évaluer les risques professionnels et à analyser les conditions de travail ;
• Les initier aux méthodes et procédures à mettre en place pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail.

La formation est dispensée  dès la première désignation des membres de la délégation du personnel du CSE, conformément aux dispositions des articles R. 2315-10 et R. 2315-11 du Code du travail.

Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) peuvent également, si nécessaire, bénéficier d'une formation spécifique.

Il faut tout de même connaître certaines modalités à propos de cette formation, notamment : 

• Le temps dédié à la formation est considéré comme du temps de travail effectif et est rémunéré en conséquence, sans être soustrait des heures de délégation  ; 
• Les formations sont dispensées soit par des organismes figurant sur une liste approuvée par l'autorité administrative, soit par des centres affiliés aux organisations syndicales ou des instituts spécialisés. Une liste de ces organismes est publiée par arrêté ministériel ; 
• Ces formations doivent être renouvelées lorsque les représentants ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutivement ou non ; 
• L'employeur prend en charge les frais de formation selon les modalités établies par les articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du Code du travail. Toutefois, dans les entreprises de moins de 50 salariés, ces coûts peuvent être pris en charge par les opérateurs de compétences (OPCO) conformément aux modalités et limites définies par l'article R. 6332-40 du code du travail. 

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