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👉 Le budget de fonctionnement correspond à une somme d’argent que l’employeur doit obligatoirement attribuer au comité social et économique (CSE), lorsque l’entreprise atteint les 50 salariés.
Ce budget est à utiliser pour des dépenses précises : cette tâche est l’une des missions du Trésorier.
🔎 La mise en place d’un CSE est obligatoire au sein d’une entreprise lorsqu’elle comptabilise 11 salariés pendant une année consécutive.
L’utilisation du budget de fonctionnement suscite de nombreuses interrogations chez les représentants du personnel. Ne vous inquiétez pas, QiiRO vous explique tout ce qu’il faut savoir sur l’utilisation du budget de fonctionnement d’un CSE 🤝
ℹ️ Autant de questions auxquelles nous allons vous répondre !
Le CSE dispose d’un budget de fonctionnement. Comme son nom l’indique, il doit être strictement et uniquement utilisé pour les dépenses liées au fonctionnement de l’instance du personnel. Par exemple, l’instance peut utiliser son budget de fonctionnement pour acheter du matériel et louer un local destiné au CSE.
Le CSE dispose également d’un budget d’activités sociales et culturelles (ASC) dédié aux activités, loisirs et bénéfices salariés. Par exemple le CSE peut utiliser cette ressource pour subventionner une billetterie à destination du CSE qui vend des places de cinémas, parc d'attractions, musées, match de quidditch… 🏏
Il peut encore utiliser ce budget pour offrir des chèques cadeaux, des chèques vacances ANCV, rembourser ton dernier voyage à Bali 🌴 (attention à l’abus de confiance…) ou ta licence de pelote basque.
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Merci qui ? Merci QiiRO évidemment !
Chaque année, le CSE dispose donc de deux budgets distincts. La gestion séparée et étanche de chaque budget est le principe dit de “dualité budgétaire”.
Il est important de savoir que le budget ASC existe et de connaître son utilité, mais nous nous intéresserons seulement au budget de fonctionnement dans cet article.
En tant qu’élu du CSE, il ne faut surtout pas négliger l’utilisation du budget de fonctionnement car celui dont on ne peut prononcer le nom… s’intéresse particulièrement à l’utilisation de ce budget. De qui s’agit-il ? Son nom peut effrayer les chroniques mais nous allons faire un effort pour vous lectrices et lecteurs de chez QIIRO, il s’agit de… (roulement de tambour 🥁) l’URSSAF mesdames et messieurs !
✅ Le budget de fonctionnement du CSE (uniquement pour les sociétés qui disposent d’un effectif de 50 salariés et plus) est alloué par l’employeur en fonction de la taille de la société.
❌ Vous l’avez compris, pour les petites entreprises composées d’un effectif entre 11 et 49 salariés, le CSE ne dispose pas de budget de fonctionnement. Pour les entreprises composées de 1 à 10 salariés, elles ne disposent même pas de CSE.
L’employeur est dans l’obligation de verser une subvention pour le budget de fonctionnement du CSE (50 salariés ou plus). Cette subvention est fixée à :
👋 L’employeur qui verse tardivement, ou ne verse pas la subvention, commet un délit d’entrave au bon fonctionnement du CSE.
Les élus peuvent utiliser le budget de fonctionnement indépendamment de l’influence de l’employeur. Il n’a aucun droit sur l’utilisation du budget de fonctionnement.
Vous pouvez donc utiliser le budget de fonctionnement comme vous le souhaitez mais veillez à ce que les dépenses concernent des biens ou services liés au fonctionnement du CSE 😉. Sinon l’URSSAF pourra vous sanctionner 👋!
À ce stade, vous pouvez vous demander : mais qu’est-ce qu’un CSE central ??? 🤔
Un CSE central est un comité obligatoire pour toute entreprise de plus de 50 salariés et disposant de plusieurs établissements distincts.
Le budget de fonctionnement d’un CSE central d’entreprise est déterminé par accord avec le CSE d’établissement.
Nous l’avons répété à multiples reprises mais il est nécessaire de le rabacher, le budget de fonctionnement doit être uniquement utilisé pour les besoins de fonctionnement du CSE. En d’autre terme, pour qu’il puisse exercer ses missions librement et faire vivre ses prérogatives économiques et professionnelles.
⚠️ Si le CSE finance des activités sociales et culturelles avec une partie du budget de fonctionnement, alors une sanction pourra être prononcée par l’URSSAF.
Pour savoir si la dépense peut être effectuée avec le budget de fonctionnement, le raisonnement est simple. Il faut savoir si cette dépense a pour contrepartie une prestation liée au fonctionnement du CSE.
💡 Vous pouvez vous poser cette question : “Cette dépense permet-elle aux élus d’exercer leurs missions de représentants du personnel ?“.
Si la réponse est positive, vous pouvez utiliser le budget de fonctionnement !
Si la dépense correspond à une prestation liée aux bénéfices des salariés, alors elle relèvera du budget ASC et non du budget de fonctionnement.
Alors, c’est simple non ? 😁
Ne vous inquiétez pas, nous allons vous accompagner en vous donnant quelques exemples de dépenses liées au budget de fonctionnement.
Finalement ce n’est pas toujours si simple de déterminer la destination d’une dépense et de connaître le budget du CSE approprié pour l’effectuer.
Nous vous proposons donc une liste d’exemples de dépenses imputables au budget de fonctionnement. Il s’agit par exemple des dépenses de :
✅ Formations pour les membres du CSE ;
✅ Matériels pour les besoins du CSE ;
✅ Frais du local CSE ;
✅ Honoraires d’accompagnement juridique (uniquement si les prestations interviennent pour aider les représentants du personnel dans l’exercice de leurs missions) ;
✅ Tenue des comptes du CSE ;
✅ Communication du CSE ;
✅ Frais de déplacement des membres du CSE ;
✅ Salaires des personnes recrutées par le CSE ;
✅ 20% des honoraires de l’expert (pour la stratégie de l’entreprise, le droit d’alerte économique, etc.).
Parfois, la difficulté est présente lorsque le CSE se trouve face à une dépense dite “hybride”. Mais alors qu’est-ce que c’est ?
Une dépense est hybride lorsqu’elle a pour destination à la fois le fonctionnement du CSE mais aussi en partie, un avantage accordé aux salariés.
Prenons l’exemple d’un contrat d’assistance juridique. Chez QiiRO, nous proposons de l’accompagnement juridique pour les CSE afin que les élus puissent être quotidiennement aidés dans l’exercice de leurs missions. Il faut dire que la loi est tellement compliquée, dense et incompréhensible parfois, que l’assistance d’un juriste est la bienvenue.
Jusque là, aucun doute, la dépense a pour destination le fonctionnement du CSE. ✅
En revanche, comme nous sommes généreux chez QiiRO, nous proposons dans ce même contrat d’assistance juridique, un accompagnement de tous les salariés de l’entreprise pour leurs besoins professionnels et personnels. Ce service est un avantage accordé aux salariés, il ne peut donc être pris en charge avec le budget de fonctionnement, il faudra acheter ce service avec le budget ASC.
Il convient de distinguer les deux services, même si ces prestations sont incluses dans le même contrat.
Mais comment faire ? 🤔 Il faut quantifier le montant afférent au service d’accompagnement du CSE et le montant de l’accompagnement juridique pour les salariés de l’entreprise.
Si la facture comprend uniquement un prix global, il est compliqué, que dis-je impossible, pour le CSE de partager la dépense entre les deux budgets. Pour cette raison, la facture doit détailler les prix pour chaque service, ainsi le CSE pourra affecter correctement chaque dépense au budget correspondant. 🎩
Effectuer une dépense liée au budget de fonctionnement nécessite une décision par le biais d’un vote des élus en réunion plénière du CSE. 🖐️
🔎 Le président (l’employeur) ne prend pas part au vote.
La décision du CSE peut être effectuée lors de l’approbation des budgets prévisionnels mais aussi de manière ponctuelle, au cours de l’exercice, avec un point spécifique à l’ordre du jour.
Pour les dépenses courantes, le règlement intérieur permettra de poser les limites.
Selon l’article 314-1 du Code pénal 📕, une mauvaise utilisation du budget de fonctionnement du CSE entraîne un risque de condamnation pour abus de confiance pouvant aller jusqu’à la peine maximum de 3 ans d’emprisonnement et une amende de 375 000 euros. 😵
Tous les membres élus du personnel risquent une condamnation.
Si votre CSE ne liquide pas tout le budget de fonctionnement prévu pour l’année, il peut transférer l’excédent annuel du budget de fonctionnement au budget destiné aux activités sociales et culturelles (ASC).
Un décret permet de réaliser ce transfert, dans la limite de 10% de l’excédent annuel du budget de fonctionnement.
Pour mettre en œuvre cette pratique, la décision de transfert de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget des ASC nécessite une délibération en assemblée plénière des élus du CSE.
La somme transférée et son utilisation doivent apparaître obligatoirement dans les comptes annuels du CSE et dans le rapport d’activité et de gestion.
⚠️ Le transfert du budget de fonctionnement vers le budget ASC n’est pas sans conséquence pour le CSE.
Si les élus procèdent à ce transfert, ils ne pourront plus bénéficier d’une prise en charge des coûts d’expertise par l’employeur pendant une durée de 3 ans. Ces frais d'expertise resteront donc à la charge du CSE dans le cadre des consultations obligatoires ponctuelles et de la consultation sur les orientations stratégiques pendant une durée de 3 ans.
🔎 Bon à savoir : si l'employeur prend en charge une partie des 20% devant être financés par le CSE en cas d'appel à un expert au cours des consultations obligatoires ponctuelles ou de la consultation sur les orientations stratégiques, alors les élus ne peuvent plus affecter des excédents du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles pendant les 3 années suivantes.
En cas de doutes ou de questionnements, QiiRO vous propose l’assistance d’une équipe de juristes disponible par chat 💬, mail 💻 ou téléphone 📞 afin de vous renseigner et vous accompagner dans toutes vos démarches juridiques et administratives. 🤓
