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Les réunions du CSE permettent de discuter de sujets cruciaux dans la vie de l’entreprise et pour les salariés. Qu’il s’agisse de sujets du quotidien comme les conditions de travail, les avantages sociaux, ou bien d’événements particuliers, comme des licenciements collectifs.
Mais pour que tout le monde soit au courant et que les décisions soient officielles, il faut rédiger un procès-verbal de réunion. Et cette tâche ne revient pas à l’employeur mais au secrétaire du CSE. Voyons comment mener à bien cette mission en identifiant ce qu’est un procès-verbal de réunion, ce qu’il doit contenir, qui le rédige, à quoi il sert, ou encore comment le valider.
Le procès-verbal est un document officiel qui enregistre les débats et les décisions prises lors des réunions du comité social et économique (CSE). Il doit être adopté par les membres présents lors de la réunion suivante (les élus CSE titulaires comme le président) et permet de prouver de manière concrète les décisions prises.
Bon à savoir : Le Code du travail, plus précisément l'article L. 2315-34, impose au secrétaire du CSE la rédaction du procès-verbal de réunion.
Etablir un PV de réunion CSE, c’est une obligation légale qui permet de garantir la transparence des débats et de communiquer sur les actions du CSE. Néanmoins, cette obligation ne concerne que les entreprises d’au moins 50 salariés. Dans celles de moins de 50 salariés, il y a un registre spécial (aussi appelé registre des réclamations) qui permet de retranscrire les demandes des élus et les réponses de l’employeur (C. trav., art. L. 2315-22). Il reste néanmoins possible d’établir un PV de réunion même dans une entreprise de moins de 50 salariés.
Le procès-verbal est un document très utile pour les salariés qui n'ont pas le droit d'assister à la réunion CSE, car il leur permet de suivre les discussions et les décisions prises. De plus, en cas de litige entre le CSE et l'employeur, le PV de réunion de CSE peut être utilisé comme preuve juridique pour démontrer la prise en compte des demandes et des revendications des salariés. Le PV peut être présenté devant les tribunaux comme une preuve de l'existence d'un débat contradictoire entre le CSE et l'employeur.
Les entreprises disposent de la possibilité de définir par accord le délai de rédaction du PV (accord collectif conclu avec un délégué syndical, ou en l’absence de délégué syndical, avec le CSE).
En effet, ce n’est qu’à défaut d’accord que l'article R.2315-25 du Code du travail s’applique et qu’un délai de 15 jours est imposé au secrétaire pour rédiger le PV à l’issue de la réunion et le transmettre à l’employeur. Si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, le secrétaire doit transmettre le PV avant.
Par ailleurs, le délai est ramené à 3 jours dès lors que le CSE est consulté dans le cadre d’un licenciement collectif d’au moins 10 salariés ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 3 jours, avant cette réunion. Lorsque l'entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d'un jour (C. trav., art. D.2315-26).
Conformément aux articles L.2315-34 et R.2325-25 du Code du travail, c'est le secrétaire du CSE qui est chargé de rédiger les PV des réunions du comité.
Ce ne peut pas être les autres membres du CSE. Ces derniers ne peuvent pas se substituer au secrétaire du comité.
Ce n'est pas non plus à l'employeur de s'en charger, sous peine de risquer des poursuites pour délit d'entrave au fonctionnement régulier du CSE (délit puni d’une amende de 7500 euros pour une personne physique).
En d'autres termes, le secrétaire du CSE doit être "le maître du jeu" de la rédaction du PV.
Pour votre parfaite information, le temps consacré à la préparation et à la rédaction du PV de CSE s’impute sur les heures de délégation du secrétaire du CSE.
Bon à savoir : il n’y a pas de crédit spécial pour rédiger le PV de réunion CSE.
Le secrétaire du CSE peut négocier de demander plus d’heures de délégation afin de compenser la charge que représente la rédaction du PV, dans le cadre soit du protocole d'accord préélectoral, soit d'un accord collectif voire d'un engagement unilatéral de l'employeur. A défaut, il est aussi possible pour les autres élus titulaires de lui donner une partie de leurs heures de délégation dans le cadre du dispositif de mutualisation des heures.
Bon à savoir : les heures de délégation non utilisées peuvent être cumulées sur une période maximale de 12 mois. Cela ne doit pas mener l’élu qui perçoit les heures mutualisées à bénéficier dans le mois de plus d’une fois et demie du crédit d’heures normal attribué à un titulaire (C. trav., art. R. 2315-5).
C’est l’accord collectif qui définit le contenu du PV.
A défaut d’accord, le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
En pratique, on y retrouve :
Bon à savoir : Dans son guide pratique sur les CSE, le ministère du Travail mentionne clairement que le PV contient la date et les horaires de début et de fin de réunion mais aussi les différents sujets qui seront abordés, la liste des participants ainsi que celle des invités.
Pour un PV CSE plus complet et informatif, il est utile d'ajouter des détails tels que les arguments présentés pour justifier les décisions prises, les propositions alternatives rejetées lors des débats, les points qui feront l'objet de discussions futures et les dates des prochaines réunions.
Le procès-verbal de réunion du CSE est un document indispensable pour garantir la transparence et la bonne gestion de l'instance représentative du personnel.
Mais pourquoi donc le rédiger ? Déjà parce que c’est une obligation pourriez-vous penser. Mais un PV de réunion CSE présente aussi de nombreux intérêts.
Le PV permet de conserver une trace écrite des débats et décisions prises lors des réunions du CSE. Il facilite le suivi des décisions et permet aux membres du CSE de garder le cap en se rappelant des points importants discutés et de décider s'ils doivent être mis en œuvre ou non. De plus, il est une source d'information à portée de main pour les salariés de l'entreprise qui souhaitent suivre l'évolution des décisions prises par le CSE.
Le PV permet également de faciliter le suivi de la mise en œuvre des décisions prises lors de la réunion. Les membres du CSE et l'employeur peuvent s'assurer que toutes les décisions sont "sur les rails" et mises en œuvre conformément aux discussions et accords convenus.
Le PV est un document précieux en cas d'audit. Les auditeurs peuvent l'utiliser comme "une carte maîtresse" pour évaluer la gestion du CSE et s'assurer que les décisions prises lors de la réunion sont conformes aux réglementations.
Il est crucial que le PV soit aussi précis “qu'une horloge suisse" afin d'être utile aux auditeurs et les aide à identifier des domaines d'amélioration pour l'avenir. Ces derniers peuvent chercher des informations spécifiques dans le PV, il est donc important d'y inclure toutes les informations pertinentes, y compris les discussions, les débats et les résolutions. Le PV doit également être facilement accessible pour les auditeurs, alors il est essentiel de l'organiser de manière claire et cohérente.
Enfin, le PV est crucial en cas de litige ou de conflit entre les membres du CSE ou avec l'employeur. Il peut être utilisé comme preuve écrite des discussions et décisions prises lors des réunions, et doit être conservé "dans les tiroirs" pendant plusieurs années. En rédigeant un PV complet et détaillé, les membres du CSE peuvent s'assurer que leurs intérêts sont "à l'abri des turbulences" en cas de conflit.
Bon à savoir : combien de temps faut-il conserver un PV de réunion ? Aucune règle n'est fixée à ce sujet. Une durée minimale de 4 ans est conseillée (tout le cycle du mandat) mais cela peut être davantage car un tel document peut-être utile même de nombreuses années après de par sa valeur probante.
En bref : le PV de réunion du CSE est un document essentiel pour garantir la transparence et la bonne gestion de l'instance représentative du personnel. Il permet de garder une trace écrite des débats et décisions prises, facilite le suivi de leur mise en œuvre, est utile en cas d'audit, et est crucial en cas de litige ou de conflit. Les membres du CSE doivent donc s'assurer de rédiger un PV complet et détaillé pour garantir la protection de leurs intérêts.
Voici les étapes clés pour rédiger un PV de CSE efficacement :
Le secret d'un PV de réunion de CSE réussi réside en grande partie dans la préparation en amont. Avant de se réunir, il est crucial d'organiser l'ordre du jour de manière méticuleuse et de définir les sujets à aborder. Cela permet d'avoir une vision claire des enjeux, d'aider à prendre des notes et d'écrire un PV de qualité.
A noter : Il est recommandé de nommer une personne formée à la rédaction des PV ou autres documents du CSE pour garantir une cohérence dans la rédaction.
Au cours de la réunion, le secrétaire du CSE doit prendre des notes méthodiquement et de manière exhaustive. Il est capital de noter tous les points discutés, les décisions prises, les propositions émises et même les éventuels désaccords. Pour faciliter la rédaction du PV, il peut être astucieux de noter l'heure de début et de fin de chaque point à l'ordre du jour, ainsi que les noms des intervenants.
Astuce supplémentaire : pour optimiser la prise de notes, il est possible d'utiliser un système de codes couleurs ou de symboles.
Disposer d’un ordinateur portable pour la prise de notes, c’est aussi à réfléchir.
Une fois la réunion terminée, il est temps de rédiger le PV en utilisant un langage clair, concis et objectif. Le document doit être structuré logiquement pour faciliter la lecture. Il est important de mentionner les informations essentielles comme la date et le lieu de la réunion, les noms des participants ainsi que l'ordre du jour. Il est impératif de ne pas inclure d'éléments subjectifs ou d'opinions personnelles pour garantir l'objectivité du document.
Le procès-verbal doit être envoyé à tous les membres du CSE pour être vérifié, afin de détecter toute erreur ou omission. Chaque membre du CSE a quelques jours pour effectuer cette vérification. Il est essentiel que le secrétaire du CSE prenne en compte toutes les corrections nécessaires et mette à jour le PV en conséquence. Il peut refuser des propositions de modification proposées par un élu, comme il a la main, mais dès lors que la majorité des élus est pour une modification, il convient de l’intégrer..
Le procès-verbal de la réunion du CSE est également transmis à l'employeur qui doit faire connaître, à la réunion suivant cette transmission, la suite motivée qu'il entend donner aux propositions du comité (C. trav., art. L. 2315-34).
Comme tous les autres membres du CSE, l'employeur peut suggérer des modifications à la rédaction du projet de PV qui lui est soumis avant son approbation définitive par le comité.
Bien entendu, il ne doit pas dénaturer le PV de CSE car le secrétaire du CSE est le seul responsable de la rédaction des procès-verbaux. Ce dernier pourra ainsi toujours refuser ces modifications. L’employeur ne pouvant passer que par la voie judiciaire (tribunal judiciaire) en cas de désaccord.
Bon à savoir : les juges semblent admettre que l’employeur puisse établir un document reprenant l’ordre du jour et les réponses sans ajouter le moindre commentaire, sans que cela ne crée de délit d’entrave (Cass. crim., 4 janvier 2005, nº 04-80.812). Ce document ne constitue en aucun cas un PV de réunion CSE et ne peut s’y substituer. Il ne doit pas créer de confusion.
Le PV doit être soumis au vote lors de la prochaine réunion du CSE pour être approuvé. Il est impératif que la majorité des membres présents ou représentés vote en faveur de l'adoption du PV pour qu'il soit considéré comme validé. Sans cette approbation, le PV n’aura aucune valeur devant une juridiction civile Le vote peut se faire à main levée.
A noter : cette étape garantit l'exactitude des informations contenues dans le PV et le fait que toutes les décisions prises lors de la réunion soient bien prises en compte.
Concernant la signature du PV, cette dernière n’est pas obligatoire mais quasi-indispensable. Il est judicieux pour le secrétaire du CSE de signer ledit PV afin d’attester que c’est bien lui qui l’a écrit. Signature manuscrite ou électronique.
Bon à savoir : Si le secrétaire CSE est absent d’une réunion, il faut appliquer les règles de remplacement éventuellement prévues dans le règlement intérieur. Il est possible que le secrétaire adjoint, lorsqu’il y en a un, signe à sa place. On peut aussi désigner un secrétaire de séance.
Dans tous les cas, l'employeur ne peut pas prendre l’initiative de désigner un huissier (Cass. soc., 25 novembre 2003, nº 01-14.176) ou proposer sa propre secrétaire.
L’affichage ou la diffusion du PV ne peut se faire que s’il a été adopté.
Ces étapes sont effectuées par le secrétaire du CSE selon les modalités précisées par le règlement intérieur du comité (C. trav., art. L. 2315-35).
La diffusion est vivement conseillée pour que les élus suppléants et les salariés puissent prendre connaissance des informations abordées. Il faut réfléchir à la forme qui permettra de toucher le maximum de salariés notamment si certains sont à distance.
La diffusion peut prendre diverses formes :
Attention à ce que la méthode choisie ne permette pas à des personnes extérieures à l’entreprise d’y avoir accès (seules des personnes autorisées peuvent y accéder comme l'inspection du travail ou un expert du CSE).
Bon à savoir : l’employeur ne doit mettre aucun obstacle comme masquer ou déchirer certaines pages, bloquer l’accès à certaines personnes.
Le CSE peut décider que certaines de ses délibérations seront transmises à l'autorité administrative (C. trav., art. L. 2315-33) et donc transmettre le PV à la DREETS.
Certains PV doivent d’ailleurs obligatoirement être transmis à l'inspection du travail, à savoir ceux qui portent sur une réunion relative :
En résumé : la diffusion du PV est un élément crucial pour garantir la transparence et la communication au sein de l'entreprise, en impliquant tous les salariés dans la vie du CSE. Et n'oubliez pas, un bon PV est la clé pour éviter que les réunions du CSE ne paraissent aussi ennuyeuses qu'un discours politique !
On voit passer différents termes comme celui de PV de réunion ou de compte-rendu de réunion. Il ne faut pas tout mélanger. Le seul document obligatoire c’est le PV de réunion CSE. Il y en a pratique souvent deux :
Il s'agit d’un document qui doit suivre un certain nombre de règles que nous vous avons exposées (sur le délai pour l’établir, son adoption, sa diffusion…).
Quant au terme compte-rendu de réunion, il est généralement utilisé pour parler du travail préparatoire au PV du CSE. Il peut aussi s’agir d’un document qui résume les points clés discutés lors de la réunion. Il est alors moins long et moins détaillé qu'un procès-verbal et se concentre sur les sujets les plus importants et les décisions les plus importantes. Il s’assimile alors à un menu de restaurant, seuls les plats les plus savoureux et les plus succulents sont présentés !
A noter : bien que pratique, le compte rendu de réunion ne doit pas être considéré comme une alternative au procès-verbal, qui est un document obligatoire.
Vous pouvez aussi rencontrer le terme relevé de conclusion. Il a valeur de témoignage et retranscrit fidèlement ce qui a été dit. Le ministère du Travail en parle dans son guide pratique sur les CSE. Il le définit comme un “document qui relate des faits passés ou retranscrit les échanges verbaux qui se sont tenus entre les participants d’une réunion”.
La forme n’est pas précisément déterminée. Ce document, contrairement au PV de réunion, n’a pas de valeur juridique.
Pour les CSE qui en ont marre de devoir rédiger des procès-verbaux de réunion interminables et fastidieux, il existe une solution miracle : l'externalisation de la tâche de rédaction de compte-rendu ou de procès-verbal de réunion !
Bon à savoir : L'employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique. Lorsque cette décision émane du CSE, l'employeur ne peut s'y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu'il présente comme telles.
Sauf si un accord entre l'employeur et les membres élus du CSE en dispose autrement, les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l'employeur uniquement lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. Le CSE peut utiliser son budget de fonctionnement pour financer ces frais (C. trav., art. D. 2315-27).
Les prestataires de service proposent des solutions sur mesure qui répondent aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Adieu les comptes rendus bâclés et illisibles, bonjour les documents de qualité professionnelle et précis ! Et avec l'externalisation, la gestion de la réunion devient un jeu d'enfant : plus besoin de se prendre la tête pour trouver un secrétaire compétent, c'est le prestataire qui s'occupe de tout. L'externalisation permet de réduire les coûts liés à la formation d'un secrétaire.
Sachez que le prestataire sera aussi tenu à une obligation de discrétion.
L'équipe Qiiro est spécialisée dans ce type de mission. De la retranscription à la production de votre compte rendu, nos rédacteurs peuvent vous épauler. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir davantage.
Bon à savoir : pour sécuriser le recours à un prestataire externe , vous pouvez intégrer cette possibilité dans le règlement intérieur du CSE ou procéder à un vote à la majorité des élus.
Attention : le secrétaire CSE peut confier la rédaction matérielle du PV mais il conserve le contrôle de cette rédaction. Il doit ensuite s’assurer de respecter toutes les formalités concernant l’adoption et la diffusion du PV de réunion.
Non, il existe des règles précises pour diffuser ou afficher le PV de réunion CSE et il convient de les suivre. Si certaines informations doivent être dévoilées aux salariés sans attendre, une réunion d’information ou une communication autre peut être organisée.
Outre le risque d’être révoqué, le secrétaire CSE pourrait être poursuivi au pénal pour délit d’entrave.
Oui. Par exemple si les élus CSE ne sont pas présents à la réunion ou si aucun ordre du jour n’a été établi.
Le procès-verbal des réunions du CSE peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité (C. trav., art. L.2315-35). Il convient donc d’envisager cette question lors de l’élaboration du règlement intérieur du CSE et d’appliquer ensuite ce qui a été prévu.
Non. La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est un outil mis en place à destination des élus par l’employeur alors que le PV de réunion est établi par le secrétaire CSE, pas l’employeur. En outre, la BDESE n’est pas accessible à l’ensemble des salariés alors que les PV CSE ont vocation à l’être.
Code du travail, articles L.2315-34 (obligation d'établir un PV de réunion par le secrétaire), L.2315-35 (rôle du règlement intérieur de l’entreprise), R.2315-25 et D. 2315-26 (délais pour établir le PV), D. 2315-27 (enregistrement ou sténographie des séances)
Guide du comité social et économique (CSE), ministère du Travail
Cour de cassation, chambre sociale, 25 novembre 2023, pourvoi nº 01-14.176 (pas d'huissier désigné par l’employeur pour établir les PV de réunion CSE)
Cour de cassation, chambre criminelle,4 janvier 205, pourvoi nº 01-14.176 (possibilité pour l’employeur d’établir un document reprenant l’ordre du jour et les réponses)
Cour de cassation, chambre criminelle, 1er décembre 1987, pourvoi nº 85-96.612 (prérogative du secrétaire CSE sauf force majeure et possibilité de confier la rédaction à une personne étrangère au comité)
Cour de cassation, chambre sociale, 5 novembre 1981, pourvoi nº 78-12.277 (pas d’inexactitudes ni de propos injurieux ou diffamatoires dans les PV de réunion CSE)
Cour de cassation, chambre criminelle, 30 octobre 1990, pourvoi nº 87-83.665 (possibilité d’engager un salarié extérieur avec un accord majoritaire au sein du CSE)
