Tout ce qu'il faut savoir sur le code NIC

Le code NIC est une composante du numéro SIRET. Il suit un numéro SIREN.  

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Le numéro SIRET

Le numéro SIRET ou Système d’Identification du Répertoire des Établissements est un code qui rend possible l’identification de chaque établissement composant une entreprise auprès de l’administration. Son attribution incombe à l’INSEE à la suite d’une immatriculation au répertoire de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat ou auprès de celui du Registre des Commerces et des Sociétés (RCS). Le numéro SIRET se compose de 14 chiffres répartis comme suit : 

• Les 9 premiers chiffres correspondent au numéro SIREN, 
• Les 5 chiffres suivants correspondent au code NIC.

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Le numéro SIRET sert à prouver l’existence et l’identification administrative d’un établissement de l’entreprise. Une seule et même entreprise peut ainsi posséder autant de numéros SIRET que d’établissements. Par conséquent, tous les artisans et les commerçants doivent au moins disposer d’un numéro SIRET et d’un numéro NIC. 

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Le numéro SIREN

Le numéro SIREN ou Système Informatique pour le Répertoire des Entreprises consiste en un numéro permettant d’identifier chaque entreprise auprès de l’administration. Il est aussi délivré par l’INSEE au moment de la création de l’entreprise. Le numéro SIREN est formé de 9 chiffres aléatoires qui se décomposent comme suit : 

• Les 8 premiers chiffres sont générés de manière aléatoire par un logiciel de l’INSEE, 
• Le 9ème chiffre est utile pour permettre à l’INSEE de réaliser un contrôle sur la validité du numéro. Pour cela, il utilise un algorithme spécifique. 

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Le numéro SIREN est unique. Il sert à vérifier l’existence juridique d’une entreprise. Il n’est pas appelé à évoluer. Comme il est invariable, il n’est pas possible de le changer au cours de la vie de l’entreprise. Il ne peut être supprimé que dans certains cas : 

• A la suite d’une cessation d’activité ou d’un décès s’il s’agit d’une personne physique, 
• Suite à une liquidation s’il s’agit d’une personne morale.
• En cas de fusion absorption ou de fusion création si l’entreprise disparaît d’un point de vue juridique. 

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Le code NIC proprement dit

NIC est l’abréviation de Numéro Interne de Classement. 

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La définition du code NIC 

Le code NIC ne désigne pas une entreprise. Il consiste en un numéro dont l’utilité est de permettre l’identification d’un seul établissement. En d’autres termes, il s’agit d’un numéro permettant de classer chaque établissement d’une entreprise. Cette dernière peut alors en avoir plusieurs. A titre d’exemple, si celle-ci dispose de 3 établissements, elle possède ainsi 3 numéros NIC. Elle peut avoir un numéro NIC pour son siège social, un autre pour son usine et un autre pour sa boutique. 

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La composition du code NIC

Le code NIC compose le numéro SIRET. Il est placé après le numéro SIREN. Il est amené à changer d’un numéro de SIRET à un autre. Il est formé de 5 chiffres qui se décomposent comme suit : 

• Les 4 premiers chiffres vont servir à l’identification de chaque établissement appartenant à une même entreprise. D’une manière générale, les 3 premiers chiffres sont constitués de zéros. Le troisième établissement d’une entreprise dispose par exemple d’un NIC qui commence par 0003. 
• Le 5ème chiffre qui forme le code NIC est une clé de contrôle. Son rôle consiste à permettre à l’INSEE et à d’autres administrations de contrôler la validité de l’ensemble du numéro. Son attribution dépend d’un algorithme.

Une entreprise est dans l’obligation de demander un numéro SIRET, et conséquemment un code NIC, pour chacun de ses établissements. Ces derniers se définissent comme un lieu physique où l’entreprise exerce son activité. Il peut s’agir de son siège social, de sa boutique, de son entrepôt de stockage, d’une usine de production ou d’un local commercial. 

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La demande d’un numéro NIC est obligatoire qu’importe l’activité de l’entreprise et le temps durant lequel elle utilise l’établissement en question. Ce code est nécessaire même si l’entreprise exerce exclusivement son activité sur Internet. Il est aussi requis même si l’activité est nomade. D’ailleurs, toute entreprise doit avoir un siège social et, de ce fait, elle doit également posséder un code NIC.

Chacun des établissements d’une entreprise se voit attribuer un numéro NIC par l’INSEE. Celui-ci provient du Système informatisé du répertoire national des entreprises et des établissements (SIRENE). Il est octroyé au cours des démarches d’immatriculation indispensables lors de la création de l’établissement. Son attribution est en principe sans frais.

Contrairement à un numéro SIRET, le code NIC ne permet pas l’accès aux informations concernant l’entreprise. Les chiffres qu’il contient ne caractérisent ni l’activité ni la localisation de l’établissement. Le numéro NIC sert uniquement à identifier chacun des établissements appartenant à l’entreprise. Autrement dit, il sert à caractériser un établissement comme une unité géographiquement localisée. A partir du numéro NIC, les clients et les tiers peuvent identifier l’endroit où est situé l’établissement et la provenance d’un service ou d’un produit.

Plusieurs moyens permettent de trouver le code NIC d’une entreprise. 

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Le code NIC est obligatoirement inscrit sur certains documents

Toute entreprise a l’obligation d’indiquer son numéro SIRET sur ses devis, ses factures ou même sur les fiches de paie. Or, il convient de rappeler que celui-ci est composé de 14 chiffres dont le code NIC. Pour obtenir ce dernier, il suffit de noter les cinq derniers chiffres du numéro SIRET. 

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L’entreprise est aussi tenue de mentionner le numéro SIRET dans plusieurs cas dont : 

• Si elle utilise un site internet, celui-ci doit être indiqué dans les mentions légales, 
• Si elle propose des ventes sur ce même site, elle doit le mentionner dans les conditions générales de ventes. 

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Le code NIC apparaît également sur l'extrait K ou l’extrait Kbis des sociétés commerciales.

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Les solutions alternatives pour trouver le code NIC

Dans le cas où il est impossible de recourir aux précédentes solutions pour trouver le code NIC d’une entreprise française, d’autres méthodes sont disponibles : 

• Contacter l’INSEE, 
• Se rendre sur le site Infogreffe et faire une recherche à partir de la dénomination de l’entreprise, 
• Effectuer la même démarche sur le site du Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), 
• Aller sur certains sites privés qui s’y sont spécialisés et retrouver le numéro NIC en indiquant le nom de l’entreprise.

Dans certains cas, l’entreprise doit demander un changement de code NIC. 

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Quand faut-il changer de code NIC ?

Il est impossible d’actualiser le numéro de SIRET et conséquemment le code NIC. De ce fait, il arrive des cas où l’entreprise est amenée à faire la demande d’un nouveau code en remplacement de l’ancien : 

• Lorsqu’elle doit transférer son siège social, 
• Lorsqu’elle procède à l’ouverture d’un nouvel établissement, 
• Lorsqu’elle prévoit de transférer un de ses établissements. 

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Puisque le code NIC doit correspondre à la nouvelle localisation de l’établissement, seul celui-ci fait l’objet d’un changement. Le numéro SIREN composé de 9 chiffres reste inchangé. En conséquence, le numéro SIRET change également. 

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L’INSEE attribue un numéro NIC une seule fois pour une même entreprise. En conséquence, si l’un de ses établissements ferme, le code NIC de celui-ci ne peut être réattribué à un autre établissement nouvellement créé. 

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Comment changer le code NIC ?

Pour obtenir un nouveau code NIC, quelques démarches sont nécessaires. Celles-ci peuvent être différentes en fonction des cas. 

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En cas d’ouverture d’un nouvel établissement

Tout nouvel établissement doit obtenir un nouveau code NIC.

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Les démarches nécessaires 

L’ouverture d’un nouvel établissement doit faire l’objet d’une déclaration auprès du greffe du tribunal de commerce. Pour faire simple, il est possible de la réaliser sur le site Infogreffe. 

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L’entreprise doit remplir et adresser un formulaire dédié. Celui-ci est différent selon la forme juridique de l’entreprise : 

• Une entreprise ayant une forme sociétale doit remplir un formulaire M2 pour en faire la déclaration,  
• Une entreprise individuelle doit envoyer un formulaire P2 (P2 PL ou P2 CMB en fonction de l’activité).  

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Les pièces justificatives demandées

L’entreprise doit également accompagner le formulaire d’un certain nombre de pièces justificatives. Celles-ci vont dépendre de la manière d’acquisition du nouveau lieu d’exercice. 

• Si l’acquisition du nouvel établissement est le fruit d’une fusion entre deux entreprises, il est nécessaire de fournir une copie du traité de fusion qui comporte la jouissance du local. 
• Si le nouvel établissement a été acquis suite à un apport ou à un achat d’un fonds de commerce, l’entreprise doit fournir une copie de l’acte d’apport ou d’achat, un justificatif de bail en cas de location, une copie de l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales et la copie de l’avis publié au BODAAC s’il y en a. 
• Si l’acquisition du nouvel établissement résulte d’une location gérance, une copie du contrat de gérance libre, une copie du justificatif du local si le contrat n’inclut pas un droit au bail ainsi qu’une copie de l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales sont nécessaires. 

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Lors d’un changement d’adresse d’un établissement secondaire

Si l’entreprise déménage un établissement secondaire, un nouveau numéro NIC doit être attribué à ce dernier. 

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Les formalités nécessaires

L’adresse d’un établissement secondaire d’une entreprise est inscrite au RCS. En cas de changement, une inscription modificative est indispensable. L’entreprise est alors tenue d’effectuer les formalités requises auprès du Centre de Formalité des Entreprises CFE ou du greffe du tribunal de commerce. La procédure reste cependant la même quelle que soit la forme juridique de la société. 

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Le dossier à constituer

L’entreprise doit déposer le dossier lié à la déclaration de changement d’adresse d’un établissement secondaire dans un délai maximum d’un mois suivant le transfert. Celui-ci doit être adressé soit au CFE soit au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’établissement en question. 

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Le dossier doit contenir plusieurs documents dont : 

• Un formulaire CERFA M2. Celui-ci doit être dûment rempli et comporter la signature du représentant légal de l’entreprise. Si besoin, il doit être accompagné d’un pouvoir du représentant qui autorise un intermédiaire à réaliser la formalité.
• Si le transfert d’adresse a lieu dans un autre département, un extrait K-bis original appartenant à l’établissement est requis. Ce document doit dater de moins de 3 mois.
• Si le transfert fait suite à un rachat de fonds de commerce ou à une prise en location-gérance, l’acte de cession de fonds de commerce ou le contrat de location gérance est nécessaire. L’entreprise doit également fournir une attestation de publication dans un journal d’annonces légales et la copie du bail commercial. 

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Lors d’un transfert du siège social

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En cas de changement d’adresse du siège social, il est obligatoire de réaliser une procédure supplémentaire. 

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La décision du transfert de siège social

La charge de la décision varie en fonction de la forme juridique de l’entreprise : 

• Elle est prise par l’associé unique dans le cas d’une société unipersonnelle, 
• Elle incombe au dirigeant unique s’il s’agit d’un EIRL ou d’une micro-entreprise, 
• Elle est prise en assemblée générale extraordinaire pour les autres types de société. 

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Quelle que soit la forme juridique de l’entreprise, celle-ci doit obligatoirement procéder à la publication d’une annonce légale informant le transfert de son siège social. 

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L’envoi du dossier au tribunal du commerce 

Ce n’est qu’après la publication de l’annonce que l’entreprise doit envoyer un dossier au tribunal de commerce. Celui-ci doit inclure : 

• Un formulaire M2, P2 PL ou P2 CMB, 
• Le procès-verbal de décision de transfert de siège social ou de l’assemblée générale,
• L’attestation de parution dans un journal d’annonces légales, 
• Une copie des statuts juridiques de la société, 
• Un pouvoir du dirigeant si nécessaire. 

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Une fois l’ensemble des démarches effectué, l’INSEE procède à l’envoi d’un nouveau code NIC. 

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