Vous souhaitez mettre en place une comptabilité analytique au sein de votre entreprise ? Ou vous souhaitez tout simplement vous informer sur le sujet ? Alors soyez les bienvenus ! Votre assistant juridique augmenté QIIRO vous explique tout ce qu'il y a à savoir sur la comptabilité analytique. Alors, pour être incollable sur le sujet, laissez-vous guider par les développements qui vont suivre.
La comptabilité générale et la comptabilité analytique n’ont pas les mêmes objectifs et les mêmes destinataires. La première permet d'informer les tiers et l'administration fiscale, et la seconde est destinée à la gestion interne de l'entreprise.
La comptabilité générale, qui est très figée et structurée en raison de l’obligation de respecter le plan comptable, est un outil d'information externe répertoriant les flux financiers, alors que la comptabilité analytique, qui est plus souple, est un outil d'information interne analysant les flux financiers répertoriés.
En effet, la comptabilité analytique se base sur les données du rapport de la comptabilité générale. Contrairement à cette dernière, elle ne recense pas les entrées et les sorties d'argent classées selon une nomenclature et des normes particulières, mais les exploite grâce à plusieurs méthodes de calcul de coûts (que l'on détaillera dans la suite de notre développement).
Précisions : la comptabilité générale consiste pour les commerçants à enregistrer les mouvements qui affectent le patrimoine de leur entreprise chronologiquement. Le but est de doter les entreprises d'un instrument qui permet de mesurer et de suivre l'évolution de leur patrimoine en organisant l'information financière. Des obligations légales très précises doivent être respectées pour la tenue de la comptabilité. Il est très important d'encadrer un outil aussi primordial de la connaissance de l'entreprise et d'imposer une certaine rigueur.
L'entreprise a entre autres une obligation d'élaborer les comptes annuels à la date de clôture de l'exercice afin de donner une image fidèle de sa situation. Les comptes annuels comprennent le bilan comptable, le compte de résultat et l'annexe. Ils permettent d'effectuer les enregistrements comptables au cours de l'exercice et un inventaire des biens et des dettes de l'entreprise.
La mise en place et l'application d'une comptabilité analytique ne sont pas obligatoires, alors que la comptabilité générale est obligatoire et possède un format unique pour toutes les entreprises. Des obligations légales et fiscales l'encadrent.
La comptabilité analytique est un outil facultatif de gestion et de pilotage d'une entreprise permettant d'adopter des mesures stratégiques en vue de conserver une stabilité ou d'instaurer une évolution permanente. Il implique des saisies spécifiques et la manipulation de nombreux documents. Par conséquent, il est très complexe.
La comptabilité générale illustre les flux financiers passés. La comptabilité analytique se base sur des prévisions et des actions. Elle va permettre d'élaborer un budget et de fixer des objectifs. Ce contrôle de gestion aide l'entreprise à mettre en place une ligne directrice de pilotage pour les années suivantes.
Par conséquent, la comptabilité générale enregistre ce qui rentre et ce qui sort de l'entreprise, et permet de constater un résultat global sans l'expliquer. La comptabilité analytique va permettre d'analyser ce résultat global, de dégager la contribution des différentes activités à ce résultat et de fournir des explications afin de le comprendre. Elle va ainsi participer à la prise de décision en produisant un éclairage sur les futurs projets.
Les deux systèmes d’information sont différents mais liés.
La comptabilité analytique est un instrument permettant de comprendre l’activité et les résultats d'une entreprise.
Son but est notamment de connaître les coûts des différentes fonctions assumées par la structure, de déterminer les bases d'évaluation de certains éléments de son bilan comptable, d'établir des prévisions des flux financiers (les charges et les produits courants, en identifiant le budget d'exploitation par exemple), de justifier les résultats en comparant les coûts des biens et services aux prix de vente, de connaître le coût de revient du bien ou du service pour en déterminer la marge nette, etc.
Globalement, il s'agit de fournir des éléments factuels permettant de comprendre la formation des résultats, et de faciliter et de guider les prises de décisions stratégiques.
Cet outil s'adapte à la réalité économique de l'entreprise concernée et est donc propre à chaque structure. Par conséquent, il n'y a aucune contrainte de forme, contrairement à la comptabilité générale.
La comptabilité analytique est organisée de manière à refléter le découpage organisationnel de l'entreprise. Elle permet d'étudier les profits générés par les biens et services, les performances des centres de décision, les fonctions de l’entreprise (vente, logistique, ressources humaines, etc).
Les charges sont classées par destination et non par nature comme en comptabilité générale. En effet, il est possible de visualiser la destination de la dépense. Cette destination est soit un service de l'entreprise, soit un produit. C'est à partir de là que chaque responsable doit se fixer des objectifs dans le cadre d'une démarche budgétaire.
En effet, cet outil permet une analyse des écarts qui ne sont pas forcément sous le contrôle des responsables (la mise en place au sein de l'entreprise des nouvelles modifications réglementaires par exemple), et ainsi, d'en comprendre la cause, de mettre en place des solutions appropriées et de fixer des objectifs afin de motiver les équipes. L'analyse des écarts permet une amélioration continue de l'entreprise et de ses organes décisionnels.
Par ailleurs, adopter une comptabilité analytique assoit la crédibilité financière de l'entreprise vis-à-vis des tiers tels que les banques ou les investisseurs par exemple.
Plusieurs méthodes existent en fonction de la manière dont sont traitées les différentes catégories de charges :
Il est important de préciser qu'il n'y a pas de cadre unique à l'application de ces méthodes. La comptabilité analytique d'une entreprise varie en fonction de ses spécificités et met en œuvre différentes procédures selon les objectifs à atteindre. Par conséquent, plusieurs méthodes peuvent être utilisées au sein d'une même structure.
Afin d'appréhender les différentes méthodes, il est important de comprendre préalablement ce que représente un coût.
Un coût est un regroupement de charges. Il peut correspondre à une fonction de l'entreprise (administration, production, fabrication, vente, etc), à un moyen d'exploitation (usine, bureau, machine, etc), à une activité d'exploitation (biens, services, etc) ou à la responsabilité d'un acteur de l'entreprise.
Les coûts les plus analysés sont les coûts de production et les coûts de revient. Les coûts de production représentent tout ce qu'ont coûté les produits et les services créés et comprennent l'ensemble des coûts engagés par l'entreprise au cours des opérations de production jusqu'à la phase de stockage ou de vente. Les coûts de revient des produits vendus représentent le coût des produits pris en stocks, les charges financières et les charges de recherche et développement, d'administration et de distribution.
La méthode des coûts complets intervient lorsque les coûts précités prennent en compte toutes les charges supportées par l'entreprise. Il s'agit de la méthode la plus ancienne et la plus utilisée dans les entreprises. La méthode ABC est une variante de la méthode de coûts complets.
Les méthodes de coûts partiels interviennent lorsque les coûts et les marges sont analysés au regard que d'une partie des charges supportées par l'entreprise (par exemple, uniquement les éléments directs pouvant être affectés sans hésitation aux produits, ou bien uniquement les éléments variables pouvant varier proportionnellement avec les quantités produites ou vendues).
Cette méthode permet d'affecter ou d'imputer toutes les charges au coût des produits de l'entreprise. Elle calcule les coûts du cycle d'exploitation étape par étape jusqu'à l'obtention du coût de revient des produits vendus. Elle permet de connaître la marge nette, c'est-à-dire le résultat net par produit.
Les cycles de production d'un bien ou d'un service présentent divers coûts pour l'entreprise :
Plusieurs informations sont nécessaires à la mise en œuvre de la méthode des coûts complets (fiche de stocks, le calcul des coûts par produit, la répartition des charges, etc).
Cette méthode permet de connaître le coût exact et de fixer un prix de vente. Elle permet d'apprécier la rentabilité des produits, de valoriser les stocks et d'éclairer les prises de décision.
La méthode ABC est la version améliorée de la méthode des coûts complets. En effet, la méthode des coûts complets classique présente des défauts influençant la pertinence des analyses et par conséquent les décisions en découlant.
La méthode ABC est construite autour de la notion d'activité et l'entreprise est découpée en activités.
Dans cette méthode, le traitement des charges directes est identique à la méthode des coûts complets classique. En revanche, le traitement des charges indirectes est modifié et répond à plusieurs étapes :
Globalement, la méthode ABC permet de répartir les dépenses entre les différentes activités. Elle offre une pertinence économique et permet de connaître avec précision les coûts. Cependant elle nécessite la mise en place d'un système d'information élaboré par le biais de logiciels informatiques spécifiques, des formations spéciales, etc.
La méthode de coût complet affecte ou impute la totalité des charges aux coûts des produits et elle présente donc des inconvénients tels que l'intégration de la totalité des charges dont les charges indirectes, la complexité de la mise en place d'une telle analyse, etc. Afin de pallier ces limites, il est possible d'opter pour les méthodes de coûts partiels. Ces méthodes permettent de ne pas intégrer la totalité des charges dans les calculs de coût, mais seulement une partie.
Les méthodes des coûts partiels comprennent :
→ La méthode des coûts directs permet de prendre en compte les coûts variables et les coûts fixes. Elle se focalise sur l'analyse du coût direct et de la marge sur coût direct, permettant ainsi d'apprécier la rentabilité des produits.
Dans un premier temps, les charges de l'entreprise sont séparées en 2 : les charges directes et les charges indirectes. Ensuite, la marge sur coûts directs est calculée et permet de couvrir les charges communes à tous les produits ou coûts joints.
Cette méthode est surtout utilisée lorsque les charges directes représentent une part importante des charges totales de l'entreprise. Elle a l'avantage d'être rapide et simple.
→ La méthode des coûts variables est, quant à elle, un outil permettant d'élaborer un budget d'exploitation et éclairant les décisions sur les produits de l'entreprise (décision de lancement ou d'abandon d'un produit). Elle est un indicateur de seuil de rentabilité.
Elle distingue les charges variables avec l'activité des charges fixes. Le coût variable représente l'ensemble des charges qui varient avec le volume d'activité (c'est-à-dire le volume de production ou le chiffre d'affaires réalisé). La différence entre le total des charges et les charges variables permet de déterminer les charges fixes à court terme.
Si le résultat du calcul de la marge sur coûts variables permet de couvrir les coûts fixes, l'entreprise est bénéficiaire.
→ La méthode des coûts spécifiques consiste à retenir les coûts variables par produit et les coûts fixes spécifiques, c'est-à-dire les coûts qui sont destinés à une utilisation spécifique. Elle est une méthode intermédiaire entre la méthode des coûts variables et la méthode des coûts directs et permet une analyse plus précise des coûts par produit.
→ La méthode du coût marginal permet de calculer le coût à supporter par l'entreprise pour la production d'une unité supplémentaire. C'est une méthode très utile pour les entreprises produisant des services.
→ La méthode du coût avec imputation rationnelle des charges fixes permet d'obtenir un coût unitaire stable quel que soit le niveau d'activité de l'entreprise. L'analyse des coûts n'est ainsi pas influencée par les variations de coût induites par un changement de niveau d'activité pouvant avoir lieu. Elle est très utile dans la fixation d'un prix de vente de référence indépendamment des mouvements saisonniers.
Pour conclure, ces méthodes consistent à ne retenir qu'une partie des coûts afin d'opérer des éclairages rapides pour les prises de décisions urgentes. Elles permettent donc une réaction rapide.
Remarque : une entreprise qui souhaite mettre en place une comptabilité analytique a le choix entre plusieurs méthodes, mais il est important de préciser qu'aucune méthode n'est parfaitement adéquate à la réalité économique.
En cas de doutes ou de questionnements, notre équipe de juristes est disponible par chat, mail ou téléphone afin de vous renseigner et vous accompagner dans toutes vos démarches juridiques et administratives.
