Attention à la confusion au niveau du nom 🚨! Non, le journal comptable n’est pas la revue hebdomadaire de votre expert-comptable ! Il s’agit en réalité d’un document connu en comptabilité pour dresser l’inventaire des opérations de votre entreprise.
Que vous soyez un gérant soucieux qui devra fournir des informations à l’administration fiscale ou à l’expert-comptable ou simplement curieux 🧐👀 d’en apprendre plus quant à la comptabilité en entreprise, cette fiche pratique est faite pour vous 😀. Votre assistant juridique augmenté QiiRO vous révèle tout ce qu’il y a à savoir sur le journal comptable et bien plus encore 💪.
Ainsi, nous verrons :
Laissez-vous guider par cette fiche pratique et entrez dans l’univers fascinant des chiffres et des euros ! Nous faisons le pari de vous faire aimer et comprendre la comptabilité de votre entreprise à nos côtés 👍.
En bref : Le journal comptable est un document obligatoire qui va servir à suivre attentivement les finances de l’entreprise tout en étant en conformité avec la loi. Il est possible de le faire manuellement ou via une intelligence artificielle (IA). Plusieurs mentions doivent figurer dans le journal comptable comme la date de l’opération. Il faut aussi penser à la conservation, notamment dans le cadre de la fin de l’exercice comptable, et à désigner un responsable pour la tenue du journal en comptabilité.
Il faut voir la définition du journal en comptabilité et les différents types de journaux comptables existants.
Ce qu’il faut avant tout que vous sachiez, c’est que le journal en comptabilité, autrement appelé livre journal ou livre général 📖, est un document comptable qui est obligatoire et important ⚠️ dans toutes les entreprises et sociétés commerciales.
C’est un élément qui retranscrit de manière chronologique les opérations monétaires de votre entreprise. Le registre permet ainsi un suivi de la situation financière de l’entreprise et l’établissement des déclarations fiscales de façon régulière.
À noter 💡: la micro entreprise est soumise à un régime de micro comptabilité et, en ce sens, est dispensée de tenir une comptabilité.
Le journal comptable doit être tenu au jour le jour durant tout l’exercice comptable et a une véritable fonction de pièce justificative 📃.
Le document recense ainsi toutes les interactions que votre société a eues avec son environnement par le biais des pièces comptables 📝.
Lorsque le journal comptable est complété par des journaux auxiliaires, il ne servira alors que de récapitulatif pour l’ensemble des débits et des crédits mensuels des autres journaux.
Bon à savoir ✍: Ère numérique et démocratisation de la dématérialisation 💻 obligent. Les écritures comptables peuvent aussi être saisies de façon dématérialisée. En effet, le journal comptable peut être constitué par des documents informatiques s’ils sont identifiés, datés 📅 et numérotés. Cela a l’avantage de faciliter la consultation et la gestion des écritures comptables tout en réduisant les coûts d’impression ✔️.
Plusieurs textes imposent aux entreprises la tenue d’un livre journal en comptabilité. Cette formalité est notamment prévue par le décret comptable, le Code général des impôts 📕ainsi que le Plan comptable général (PCG).
Le journal comptable est l’un des deux documents composant les “livres comptables” aux côtés du “grand livre comptable”.
Bon à savoir ✍: Ne vous y trompez pas, le grand livre comptable ne fait pas partie du journal comptable, même s’il est rédigé via ses informations. En effet, il recense les mêmes données. Cependant, il les présente d’une façon tout autre : compte par compte et non activité par activité.
Par souci de compréhension, oui les comptables aussi peuvent être pédagogues. Il y a rarement un seul journal comptable dans une entreprise mais autant de journaux que de nature d'opérations à enregistrer. Ces journaux spécifiques sont appelés “journaux auxiliaires” et ils ont pour vocation de rendre plus lisible et plus pratique l’enregistrement comptable ✔️.
Les journaux auxiliaires ont donc pour fonction de compléter les informations données par le journal comptable principal sans surcharger ce dernier.
Bon à savoir ✍: même si les journaux auxiliaires ont pour mission d’alléger le journal comptable principal, il vous est toutefois possible de recenser dans celui-ci, par ordre chronologique d'enregistrement, toutes les écritures comptables de l’ensemble des journaux auxiliaires.
Il pourra s’agir du journal des achats, du journal de banque 🏦, du journal des ventes, du journal de caisse, du journal de trésorerie, de celui de TVA, du journal des salaires, de celui des dotations aux amortissements ou encore, pour terminer, le journal des opérations diverses qui va traiter et comptabiliser les immobilisations de la société.
Attention 🚨 : s’il vous est possible, voir conseillé, d’avoir recours à des journaux auxiliaires, la production d’un journal dit centralisateur vous est obligatoire à la fin de chaque mois pour centraliser les journaux auxiliaires. Ce dernier a pour fonction de reporter les totaux des débits et des crédits mensuels des journaux auxiliaires.
Tenir un journal comptable admet un double objectif.
D’une part, il s’agit du respect d’une obligation légale 📜. En effet, toutes les entreprises, que ce soit une EURL, une SARL ou encore une SAS, sont tenues de respecter un certain nombre d’obligations comptables, parmi lesquelles la tenue de documents comptables, afin de répertorier les flux entrants et sortants de la société. Rappelons ici que plusieurs textes dont le PCG, le décret général et le Code général des impôts 📕 imposent à toute entreprise de se munir et de compléter un journal comptable par exercice. L’inspecteur fiscal 🕵️♂️ peut tout à fait exiger l’accès à votre journal de comptabilité et aux journaux auxiliaires de votre entreprise.
Bon à savoir ✍: dans les faits, l’autorité fiscale réclame plus souvent le fichier des écritures comptables (FEC) que les journaux comptables pour procéder à une vérification de comptabilité. Il est obligatoire de remettre la comptabilité sous la forme de FEC pour chaque période contrôlée lorsqu’elle est informatisée. Vous l’aurez compris, le FEC est le document informatique qui contient l’ensemble des écritures comptables de l’entreprise, ou de l’activité professionnelle, et qui sert de base aux contrôles fiscaux.
D’autre part, la tenue d’un journal comptable présente un intérêt majeur pour la gestion de l’entreprise 🚨. Si l’argent 💵 est le nerf de la guerre ⚔️, la comptabilisation est celui de votre réussite ! Le journal de comptabilité permet de recenser, dans un même document ou plusieurs documents du même type, les écritures comptables de votre entreprise, et ainsi d’avoir une vue d’ensemble facilement consultable des états financiers de votre société. Il sera alors plus aisé, pour votre comptable ou pour vous-même, de contrôler les différentes imputations des opérations comptables, et d’en améliorer ainsi le fonctionnement de votre entreprise ✅.
Rappelons que si le bilan comptable tient compte des résultats, c’est grâce à l’enregistrement chronologique des écritures comptables dans le journal de comptabilité.
L’utilité de tenir un journal comptable est certaine et dépasse de loin la seule réponse à une obligation légale ✔️.
La question sous-jacente à “comment tenir un journal comptable ?” est bien la suivante : “comment enregistrer les écritures (ou opérations) comptables dans le journal de comptabilité ?”
Vous êtes chanceux car sont recensées deux manières de remplir un journal comptable en fonction de votre fonctionnement. Il existe une technique pour les puristes de l'écriture manuelle comptable et une autre pour les précurseurs de l'intelligence artificielle (IA) 🤖! Ainsi, vous pouvez opter pour la méthode de votre choix en fonction de votre sensibilité 🤔.
Si vous êtes plutôt conventionnel, vous serez plus enclin à vous diriger vers la saisie manuelle. Le comptable en charge de la tenue du journal doit savoir manier le PCG et redoubler de patience 😬 car cela implique de saisir autant d’écritures 🖋️ que d’opérations effectuées (encaissements, débits,...) par l’entreprise dans les journaux correspondant à la nature de l'opération à enregistrer.
Bon à savoir ✍: cette information pourrait vous faire regretter votre choix initial et vous diriger sans plus attendre vers la seconde méthode ! Il ressort des statistiques que 50 à 60% du temps de votre comptable seraient consacrés à la saisie comptable.
En revanche, si vous êtes sensible à la technologie (ou si vous avez pris connaissance des statistiques énoncées ci-dessus), vous vous dirigerez plus naturellement vers la méthode permise par l'IA. L’enregistrement automatisé de données comptables est désormais possible via des logiciels de comptabilité 👩💻. Il s’agit en réalité de la récupération automatique et instantanée des données bancaires. Ensuite, les algorithmes les analysent puis les transforment en écritures comptables dans un journal numérique de comptabilité 🖥️.
Bon à savoir ✍: si cette méthode est tentante, les comptables “nouvelle génération” ne doivent pas faire l’économie de comprendre le fonctionnement des écritures comptables pour vous apporter des renseignements éclairés et utiles 💡à l’entreprise.
Comme nous l’avons précisé, l’élaboration et la tenue d’un journal comptable sont une obligation légale 📜 qui devra répondre à un formalisme défini. En effet, plusieurs informations doivent impérativement être mentionnées dans le journal comptable. Il s’agit de 👇 :
❗ Ainsi, lorsque vous ferez votre comptabilité, il faudra qu’elle soit conforme à la législation et qu’elle comporte un certain nombre de mentions.
Voici un exemple de ce qui peut figurer dans le journal comptable et des comptes concernés ⬇️ :
Le journal comptable de votre entreprise pourrait ainsi respecter cette présentation :
Le journal comptable est muni d’une partie double (débit - crédit) afin de vérifier que les écritures enregistrées soient correctes ✔️.
Le secret 🤫 est dans l’organisation. Puisqu’il convient de produire un journal comptable par exercice, nous ne pouvons que vous conseiller, une fois les exercices et les années passées, de classer les journaux comptables par exercice comptable afin de pouvoir vous y trouver si d’aventure vous avez besoin de consulter le journal comptable.
La durée légale de conservation des documents varie en fonction du type de document dont il s’agit.
En ce qui concerne les documents comptables, il est précisé que ces derniers doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné sous peine de sanctions financières 👮🏻♀️ (1500 euros) voire fiscales 💶 en cas de contrôle fiscal 💰.
Attention 🚨 : les documents 📄 à conserver sont les journaux comptables eux-mêmes mais également les factures et autres pièces justificatives à l’appui des écritures comptables renseignées (chèques, bordereaux, etc).
Je vous imagine calculer… Oui, 10 ans d’accumulation de journaux comptables et de documents justificatifs peuvent prendre de la place 😅! Heureusement pour vous (et pour nous), le mode de conservation des documents comptables et juridiques n’est pas réglementé par la loi 📜. Faites preuve d’organisation et n’oubliez pas, le tout est de classer par année d’exercice. La place que nécessite le stockage de documents papiers 📝 peut être un argument supplémentaire pour opter pour la dématérialisation de vos documents comptables. À l’archivage !
Il est crucial de conserver les journaux comptables car ils constituent une preuve de la sincérité, de la réalité et de la régularité des opérations comptables ✔️.
L’enregistrement des mouvements comptables permettant la tenue du journal de comptabilité est technique et demande des bases comptables solides 💡et une connaissance du fonctionnement du PCG.
En conséquence, la personne 👤 la mieux placée pour effectuer ces missions est le comptable ou l’expert-comptable de votre entreprise. Celui-ci pourra analyser et interpréter les informations révélées par les données comptables afin de vous délivrer un conseil approprié quant à la gestion de votre entreprise.
Il est donc fortement recommandé de prendre un “maestro de la compta” qui saura maîtriser le document.
À noter 💡: vous pouvez, vous-mêmes, tenir votre journal comptable, en vous aidant d’un logiciel de comptabilité pour le suivi et la gestion de votre comptabilité. Par exemple, des logiciels marchant grâce à des Application Programming Interface (API) vous permettent de vous alerter en cas de délai limite de la mise en paiement d’une facture ou de retard de paiement d’un client.
Voilà, vous savez tout sur la tenue d’un journal comptable ! ✅
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