La crise sanitaire actuelle a nécessité la mise en veille de nombreuses entreprises françaises. Le début de la période de déconfinement est porteur d’une interrogation pour les entrepreneurs : comment assurer la sauvegarde de son activité ?
À l’instar de n’importe qu’elle reprise d’activité, celle-ci nécessitera la mise en place d’un plan de reprise d’activité, ou «PRA». Ce plan vous permettra de préserver la sécurité et la santé de votre personnel, tout en vous assurant une efficacité maximale.
Notre équipe vous propose une fiche explicative qui vous permettra de vous familiariser avec ce document.
Le Plan de Reprise d’Activité (PRA) décrit l’ensemble des processus mis en place pour assurer la reprise d’activité de l’entreprise.
Il ne doit pas être confondu avec le Plan de continuité d’activité (PCA) : ce dernier a pour objectif d’assurer la continuité des services de l’entreprise en cas de panne ou d’accident majeur.
Durant la période de crise sanitaire, votre entreprise a peut-être dû fermer temporairement.
Le PRA est destiné à assurer une reprise rapide et efficace de l’activité de l’entreprise. Il est utilisé lorsque votre entreprise fait face à une crise majeure ou un sinistre majeur qui vous a obligé à arrêter complètement votre activité.
Même en cas de crise, ce document écrit n’est pas obligatoire mais fortement conseillé. Il comprend, étape par étape, les actions à mettre en oeuvre afin que l’entreprise retrouve une activité normale.
Vous êtes employeur ?
Sachez que le législateur n’impose pas la rédaction d’un PRA pour la gestion de crise.
Toutefois, si le PRA n’est pas obligatoire, il est vivement conseillé de le rédiger pour le redémarrage de votre entreprise.
En effet, sans aucun plan de reprise d’activité, votre entreprise risque de souffrir de désorganisation au moment de la réouverture des locaux.
Avec un PRA correctement pensé, vous vous assurez un gain de temps précieux au moment de reprendre votre activité.
En cas d’incident ou de sinistre, le PRA peut vous servir à préserver votre responsabilité.
Sachez qu’il n’y a aucune durée minimale ou maximale pour un PRA.
Chaque entreprise a des besoins différents : le PRA devra être adapté en fonction de ceux-ci.
Il dépendra ainsi des particularités de l’entreprise et de la nature de son activité.
Toutefois, il est possible d’établir une liste d’objectifs généraux, qui toucheront l’ensemble des sociétés.
Il s’agit ici d’établir une analyse des risques auxquels vont faire face les salariés (sécurité et santé).
Parmis ces objectifs généraux que vous devez évaluer, on retrouve le besoin de :
Concernant le COVID-19, les objectifs seront plus spécifiques. Il s’agira notamment de :
Le plan de reprise d’activité doit présenter les étapes clés qui mèneront à la reprise d’activité.
Ces étapes dépendent du scénario auquel vous faites face.
La plan de reprise comprend deux étapes clés :
Le PRA peut être élaboré selon le schéma suivant :
Il s’agit ici d’identifier les activités critiques et les ressources à disposition de l’entreprise.
Parmis les ressources de l’entreprise, vous pouvez distinguer les ressources humaines des ressources matérielles.
L’activité informatique de votre entreprise peut être paralysée : en cas de scénarii de défaillance, vous devez être prêts.
Aujourd’hui, la question du système informatique est cruciale : vous devez mettre en place un plan de secours afin de préserver vos systèmes d’une éventuelle perte de données (sauvegarde sur un cloud).
Si votre entreprise dispose d’un datacenter, vous devez mettre en place des mesures permettant d’assurer la sécurité des données. En effet, divers scénarios peuvent entraîner l’indisponibilité des données informatiques de votre société, pouvant conduire à la paralysie totale de votre activité. Afin d’assurer la continuité des activités, vous devez vous assurer que le datacenter reste opérationnel (sans incidents), y compris en cas de fermeture des locaux (accès à distance pour les besoins du télétravail). Avec la virtualisation du travail, cette problématique de la protection des données informatiques est devenue incontournable.
N’hésitez pas à insérer un plan de secours informatique dans votre PRA afin d’assurer la remise en route (après sinistre) et la continuité de l’activité informatique.
Il faut préparer les règles de sécurité qui seront mises en place pour la reprise d’activité.
Il s’agit tant des règles classiques de sécurité, que des règles propres à la situation sanitaire. Ces dernières sont précisées dans la question suivante (5).
Le plan de communication est important : c’est ce qui va permettre à vos employés, aux clients et aux fournisseurs de prendre connaissance des mesures qui permettront la reprise d’activité de l’entreprise.
La communication doit être pensée en interne. Vous devez informer les salariés de l’entreprise (employés, cadres, etc.) des modalités de reprise de l’activité. Ils pourront ainsi mieux s’adapter aux mesures que vous envisagez. Au niveau du management, le fait de préparer le PRA en concertation avec les salariés facilitera votre plan de communication et l’application des mesures envisagées.
Vous devez également veiller à la communication externe : vos fournisseurs et vos clients doivent être informés des modalités de reprise d’activité. Cela leur permettra de s’adapter plus rapidement aux mesures que vous envisagez pour continuer votre activité avec eux.
La stratégie de communication peut être cruciale dans la reprise de votre activité.
C’est le moment le plus délicat : il s’agit d’activer concrètement le plan de reprise d’activité.
Une bonne communication interne et externe des mesures envisagées permettra une mise en oeuvre beaucoup plus fluide : assurez-vous que l’ensemble des informations aient été correctement transmises.
Les premiers jours de reprise peuvent être difficiles à gérer.
Toutefois, il s’agit pour vous d’une source d’informations non négligeable. Organiser un débriefing avec les employés vous permettra de tirer profit de cette expérience, et d’améliorer la suite de la reprise d’activité.
Ce retour d’expérience est d’autant plus nécessaire que la taille de l’entreprise est importante. Il vous permet notamment :
Du fait de la crise sanitaire, vous devez mettre en place des mesures de sécurité propres au virus.
Les premières mesures sont celles que préconisent le ministère du travail : respect de la distanciation sociale (1 mètre), mise à disposition de gel hydroalcoolique pour le personnel de l’entreprise et, dans la mesure du possible, de masques.
Le PRA peut prévoir une routine qui assurera, au maximum, la décontamination des surfaces de travail.
Vous pouvez également mettre en place un contrôle de contamination de surface, en évaluant la présence résiduelle du virus et l’efficacité de désinfection.
Afin de vous assurez du respect des règles que vous avez mises en place, vous pouvez aussi communiquer en interne sur les mesures de sécurité en relation avec le virus.
Vous devez prévoir la procédure en cas de contamination d’un salarié.
Ainsi, vous devez rapidement informer les personnes qui ont été en contact avec lui, dans l’entreprise (salariés) et à l’extérieur (clients, fournisseurs, etc.).
Vous devez ensuite prévoir la procédure mise en place pour gérer le salarié contaminé.
Face au virus, certains sont plus exposés que d’autres (infirmiers, épiciers, etc.). Il s’agit du personnel qui a le plus de chance de contracter le virus.
Le PRA peut prévoir des mesures spécifiques (télétravail, limitation des déplacements professionnels) pour le personnel à risque.
Si vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à proposer le télétravail à vos salariés.
Avec le télétravail, vous évitez d’avoir recours à des mesures de sécurité coûteuses et anxiogènes.
