Tout savoir sur la DPAE, anciennement appelée DUE

Dans le but de lutter contre le travail clandestin, la loi du 31 décembre 1991 a imposé aux employeurs de déclarer chaque recrutement de salarié effectué.

Depuis le 1er août 2011 la déclaration préalable à l’embauche est venue remplacer la déclaration unique d’embauche.

La DPAE est une formalité obligatoire qui doit être effectuée par l’employeur avant toute embauche. En effet, ce dernier se doit de procéder à une déclaration nominative pour chaque salarié embauché auprès des organismes de protection sociale compétents.

Ainsi, cette déclaration doit en principe être adressée à l’Urssaf, à l’exception de la DPAE concernant les salariés agricoles qui doit être, quant à elle, transmise à la Mutualité sociale agricole (MSA).

Formalités effectuées à l’occasion de la DPAE

La DPAE est un document unique qui permet de procéder à diverses déclarations  liées à l’embauche, telles que :

• La déclaration d’une première embauche dans l’établissement ;
• La demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
• La demande d’immatriculation du salarié auprès du régime d’assurance chômage ; 
• La demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
• La demande de visite d’information et de prévention ou la demande d’examen médical d’aptitude à l'embauche ;
• La déclaration des salariés agricoles auprès des institutions compétentes ; 
• La liste des salariés embauchés afin d’effectuer le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales. 

Quels délais pour effectuer la DPAE ?

Le règlement prévoit que la DPAE doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche. 

La DPAE doit également avoir été transmise aux services compétents avant la prise de poste du salarié ou avant la fin de sa période d’essai. 

En cas de retard dans l’envoi de la DPAE, l’employeur s’expose à des sanctions. En effet, une déclaration tardive est constitutive du délit de travail dissimulé. Nous reviendrons sur ce point plus en détail par la suite. 

Comment effectuer la DPAE ?

En principe, la DPAE se réalise par voie électronique. La déclaration par voie électronique est d’ailleurs une obligation pour les employeurs dont le salarié relève du régime général de la sécurité sociale ou du régime de la protection agricole et qui ont accompli, au cours de l’année civile précédente, plus de 50 DPAE.

Le non-respect de cette obligation entraîne pour ces employeurs une pénalité.

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Les autres employeurs ne sont donc pas dans l'obligation d’effectuer leur déclaration par voie électronique et peuvent ainsi l’adresser par le biais d’un formulaire (Cerfa 14738*01), lequel peut être obtenu auprès des Urssaf mais aussi en ligne sur le site du Ministère du travail.

Une fois le formulaire rempli, l’employeur le signe et l’adresse à l’organisme compétent en fonction de la qualité de son salarié (Urssaf ou MSA) par télécopie ou courrier recommandé avec demande d’avis de réception :

• Lorsque le formulaire est transmis par télécopie, l’employeur se doit de conserver l’avis de réception émis par l’appareil et le document transmis à l’organisme jusqu’à réception d’un document accusant réception de la part de l’organisme concerné, lequel doit intervenir dans les 5 jours ouvrables suivant la réception du formulaire de déclaration. 
• Lorsque le formulaire est transmis par lettre recommandée avec accusé de réception, elle doit être envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de poste faisant foi. L’employeur se doit de conserver un double de la lettre ainsi que le récépissé postal jusqu’à ce qu’il réceptionne le document accusant réception dans les 5 jours ouvrables, comme mentionné ci-dessus.    

Dans l’hypothèse où l’un de ces moyens de transmission de la DPAE serait indisponible pour l’employeur, ce dernier n’est pas pour autant exonéré de son obligation de déclaration. Il doit déclarer par tous moyens, s’il se trouve dans l'impossibilité d’envoyer sa déclaration par télécopie par exemple, il se doit alors de l’envoyer par lettre recommandée avec avis de réception. 

Après la réception du document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, l’employeur dispose d’un délai de 2 jours ouvrables pour contester les informations présentes sur le document et ainsi effectuer des modifications. 

Faute de contestation dans le délai susmentionné, le document constitue une preuve de la déclaration.

Quelles formalités doivent être respectées ?

Les textes prévoient un certain nombre de mentions obligatoires qui doivent figurer dans la DPAE. Ainsi, la déclaration doit comporter : 

• Le dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, le code APE, l’adresse de l’employeur, le numéro système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements et le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale ;
• Les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
• La date et heure de l’embauche ;
• La nature, durée du contrat et durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et ceux à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ; 
• Dans l’hypothèse où la déclaration concerne l’embauche d’un salarié agricole : les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux organismes compétents et à l’organisation de la visite d’information et de prévention ou de l’examen médical d’aptitude à l’embauche.

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Par ailleurs, lors de son embauche le salarié doit se voir remettre par son employeur une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception. 

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Cette formalité est réputée être effectuée dès lors que la salarié se trouve être en possession d’un contrat de travail écrit accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration. 

Quels sont les salariés concernés ?

L’obligation d’effectuer une DPAE

En tant qu’employeur, vous devez impérativement déclarer l’embauche de chaque salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, et ce quel que soit le secteur de votre entreprise, sa taille ou encore sa forme juridique.

Sont donc notamment concernés : 

• Les salariés embauchés par contrat à durée indéterminée. Toutefois, lorsque le contrat à durée indéterminée d’un salarié fait suite à un contrat à durée déterminée, il n’est alors pas nécessaire de réaliser une nouvelle DPAE car la première demeure valable pour les contrats suivants, à condition qu’ils se suivent sans interruption. 
• Les salariés embauchés par contrat à durée déterminée. Suivant le même principe, les contrats successifs auprès du même employeur n’ont pas à faire l’objet d’une nouvelle DPAE, la première demeurant valable. 
• Les salariés embauchés par contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, 
• Les salariés intérimaires, 
• Les travailleurs à domicile,
• Les artistes,
• Les intermittents du spectacle, 
• Les journalistes, 
• Les pigistes.

Par ailleurs, les associations sont également soumises à l’obligation d’effectuer une DPAE. Selon le type d’association en cause, l’étendue de l’obligation varie. 

• Les associations à but non lucratif sont dans l’obligation de procéder à une DPAE dès lors qu’elles embauchent du personnel salarié ; 
• Les associations intermédiaires sont dans l’obligation de procéder à une DPAE concernant l’embauche des personnes sans emploi, faisant l’objet de difficultés professionnelles, afin de faciliter leur insertion professionnelle ; 
• Les associations de service aux personnes sont dans l’obligation de procéder à une DPAE lorsqu’elles pratiquent du placement de travailleurs auprès de personnes physiques et lorsqu’elles mettent à disposition des travailleurs dont elles sont l’employeur.

Bon à savoir : vous devez effectuer une DPAE si, en tant que particulier employeur, vous procédez à l’embauche d’un salarié afin de réaliser : 

• Des travaux de construction ;
• De réfection ou d’aménagement d’immeubles ;
• D’installation ou de dépannage d’équipements domestiques ;
• Du secrétariat particulier.

Certaines catégories de personnel doivent faire l’objet d’une déclaration spécifique. 

Les déclarations spécifiques

Font l’objet de déclarations spécifiques :

• Les assistantes maternelles : le particulier employeur qui embauche une assistante maternelle doit s’adresser au centre Pajemploi en ce qui concerne les obligations déclaratives. La DPAE n’est pas nécessaire.
• Les entreprises de travail temporaire sont bien soumises à la DPAE concernant leur personnel permanent et temporaire. Toutefois, en ce qui concerne le personnel temporaire, l’entreprise utilisatrice n’est pas soumise à cette obligation. C’est alors l’entreprise de travail temporaire qui se doit d’effectuer une DPAE à chaque mission.
• Les adhérents au Titre emploi service entreprise, au Titre firmes étrangères, au Titre emploi simplifié agricole pour les salariés agricoles en contrat à durée déterminée de moins de 3 mois, au Titre emploi forain, au Guichet unique du spectacle occasionnel et au Chèque emploi associatif. Ils ne sont pas exemptés de DPAE, toutefois cette dernière est déjà intégrée à ces divers dispositifs. 

✍    BON À SAVOIR

Les départements d’Outre-mer sont soumis à des dispositions particulières.

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Enfin, certaines catégories de personnel n’ont pas besoin de faire l’objet d’une DPAE.

L’exonération de DPAE

L’employeur est exonérée de cette obligation déclarative en ce qui concerne :

• Les stages étudiants en milieu professionnel, en effet les stagiaires n’ont pas le statut de salarié. Toutefois les stages doivent évidemment faire l’objet d’une convention et les stagiaires être mentionnés au registre unique du personnel ;
• Les bénévoles, ils agissent sans contrepartie financière et sans lien de subordination salariale, ils n’ont donc pas besoin de faire l’objet d’une DPAE ;
• Les volontaires du service civique sont soumis à des contrats de collaboration qui ne relèvent pas du Code du travail, excluant ainsi la nécessité de procéder à une DPAE.

La DPAE permet, dans un premier temps, d’effectuer en une seule fois, et auprès d’un seul interlocuteur, toutes les démarches obligatoires lors de l’embauche d’un salarié. En effet, comme nous vous l’avons expliqué précédemment, la DPAE regroupe de nombreuses formalités et demandes.

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Il s’agit donc d’un outil pratique et d’un gain de temps.

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Par ailleurs, la DPAE permet : 

• d’ouvrir au salarié ses droits sociaux,
• de bénéficier d’éventuelles exonérations,
• d’être couvert si l’un de vos salariés venait à être victime d’un accident du travail, 
• de respecter les règles administratives de déclaration afin de ne pas être sanctionné ni suspecté de travail dissimulé.

Le non-respect de l’obligation de déclaration préalable à l’embauche constatée par les agents cités ci-dessous entraîne une pénalité d’un montant égal à trois cents fois le taux horaire du minimum garanti.

• Les agents de contrôle de l’inspection du travail, 
• Les officiers et agents de police judiciaire, 
• Les agents des impôts et des douanes, 
• Les agents des organismes de sécurité sociale et des caisses de mutualité sociale agricole agréés à cet effet et assermentés, 
• Les administrateurs des affaires maritimes, les officiers du corps technique et administratif des affaires maritimes et les fonctionnaires affectés dans les services exerçant des missions de contrôle dans le domaine des affaires maritimes sous l’autorité ou à la disposition du ministre chargé de la mer, 
• Les fonctionnaires des corps techniques de l’aviation civile commissionnés à cet effet et assermentés,
• Les fonctionnaires ou agents de l’Etat chargés du contrôle des transports terrestres, 
• Les agents de Pôle emploi, chargés de la prévention des fraudes, agréés et assermentés à cet effet. 

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Par ailleurs, des dispositions pénales prévoient également que le fait de ne pas procéder à la DPAE est puni de l’amende prévue pour les contraventions de cinquième classe, c’est-à-dire une amende de 1500€ au plus, montant pouvant aller jusqu’à 3000€ en cas de récidive.

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Si l’un des agents de contrôle susmentionnés le demande, l’employeur se doit de présenter : 

• L’avis de réception de la déclaration préalable à l’embauche, s’il était encore tenu de le conserver, 
• S’il n’a pas encore reçu l’avis de réception, des éléments permettant aux agents de s’assurer que la DPAE a bien été effectuée. 

A défaut il s’expose à l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, c'est-à-dire une amende dont le montant peut aller jusqu’à 750€.

Attention : les dispositions légales affirment que le fait de se soustraire intentionnellement à l’accomplissement de la DPAE est réputé être un acte de travail dissimulé. 

Si vous vous êtes rendu coupable de travail dissimulé vous pouvez être condamné à des sanctions pénales par le tribunal correctionnel : 

• Trois ans d’emprisonnement et 45 000€ si vous êtes une personne physique ;
• 225 000 € si vous êtes une personne morale.

Les peines peuvent être plus sévères en cas de circonstances aggravantes. Cela sera notamment le cas si la personne objet d’un travail dissimulé est un mineur ou une personne vulnérable, auquel cas vous encourez jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 75 000€ d’amende. 

En cas de travail dissimulé vous vous exposez également à des sanctions administratives, telles que : 

• La fermeture administrative temporaire de votre établissement pendant 3 mois maximum, pouvant s’accompagner d’une saisie du matériel professionnel,

• La suppression de vos aides publiques pendant 5 ans maximum,
• L’obligation de rembourser les aides publiques perçues les 12 derniers mois,
• L’exclusion des contrats publics pendant 6 mois maximum.

Ces sanctions sont indépendantes des sanctions pénales précitées, les deux peuvent donc se cumuler.

Enfin, en cas de travail dissimulé vous pouvez être l’objet d’un redressement de cotisations sociales.

Attention, comme mentionné précédemment, une DPAE tardive caractérise le délit de travail dissimulé. Si le délai n'est pas dépassé depuis trop longtemps, les conseillers de l’Urssaf peuvent se montrer conciliants.

✍    BON À SAVOIR

Les juges de la Cour de cassation ont estimé que l’employeur ne pouvait se soustraire à son obligation déclarative par la production de la déclaration annuelle d’activité de ses salariés faisant état de leur date d’embauche.

La DPAE est une déclaration d’intention d'embaucher faite aux services compétents.

Ainsi, cette déclaration ne vous contraint pas à l’embauche. Par conséquent, si le salarié ne se présente pas le jour de l’embauche, il vous suffira d’en faire part à l’Urssaf par courrier ou par fax afin que cette déclaration soit annulée. 

Si vous avez réalisé une première DPAE mais que l’embauche n’a finalement pas lieu, vous devez en informer votre Urssaf (ou MSA dans le cas d’un salarié agricole) dès que possible. Cela permettra d’interrompre la création de votre compte employeur.

En conclusion, il n’y a pas de conséquences à déclarer une embauche qui n’a finalement pas lieu. 

Voila, la DPAE n’a plus de secrets pour vous. Bravo, vous n’avez plus qu’à vous lancer et à réaliser vos embauches et vos démarches.

Si d’autres pans de la gestion d'entreprise vous sont étrangers, votre assistant juridique augmenté QIIRO se fera un plaisir de vous les présenter et de vous familiariser avec cet univers.

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