Vous souhaitez savoir si votre dernier abonnement Netflix peut être payé par votre société, ou si votre prochain déjeuner d'affaires dans le restaurant 3 étoiles dont vous rêvez peut faire l'objet d'une note de frais ? Ne bougez pas ! Vous êtes au bon endroit 📍. Votre juriste augmenté QiiRO vous dit tout plus bas 👇
Salarié·e·s , saviez-vous que vos dépenses professionnelles sont prises en compte pour le calcul de votre impôt sur le revenu ? Et oui ! Une déduction forfaitaire de 10 % s’applique automatiquement appliquée sur le montant du salaire que vous déclarez.
Curieux·euses d’en savoir plus sur les frais professionnels ?
Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié 💸 pour les besoins de son activité professionnelle, et qui sont ensuite remboursées par son employeur selon une large possibilité de modalités (remboursement ou versement d’allocations forfaitaires) sur présentation de justificatifs de dépense.
Les frais professionnels désignent par exemple les frais suivants ⬇️ :
Lorsqu'un salarié justifie avoir exposé des frais, pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise, il peut demander à être remboursé (l'employeur doit lui accorder lorsque le salarié a correctement justifié ses frais).💰
Lorsque ces frais répondent à certaines conditions (exposés pour le besoin de l'activité professionnelle, dans l'intérêt de l'entreprise et que la réalité de la dépense est justifiée), ils sont exonérés de cotisations sociales.
💡C'est à l'employeur de fixer les modalités de justification et de remboursement des frais professionnels.
Les frais professionnels sont susceptibles d'indemnisation.
Cette indemnisation peut prendre deux formes ⬇️ :
1️⃣soit par le remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié sur fourniture de justificatifs ;
2️⃣ soit par le versement d’allocations forfaitaires.
C'est l’administration qui fixe le montant des indemnités forfaitaires pour différentes catégories de frais professionnels.
👉 Lorsque l'allocation versée par l’employeur est inférieure au barème de l’administration, on considère qu'elle a été utilisée conformément à son objet. Par voie de conséquence, elle est exclue des cotisations sociales.
👉 Lorsque l’allocation versée par l’employeur est supérieure au barème de l’administration, l’intégralité de l’allocation versée ne pourra être exonérée de cotisations sociales que si l’employeur fournit les justificatifs. Le différentiel devra être réintégré dans l’assiette des cotisations dans le cas où la situation de frais professionnels est établie mais que l’employeur ne fournit pas de justificatifs.
BON À SAVOIR 💡 : Dans le cadre de leur contrat de mandat, les mandataires sociaux peuvent engager des frais professionnels qui peuvent être remboursés par la société.
Pour qui?
ℹ️La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels concerne les professions dont l'exercice génère des frais dont le montant est supérieur à ceux prévus par l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale.
Certaines professions bénéficient ainsi d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels qui permet de réduire l’assiette des cotisations sociales (10 % pour les ouvriers du bâtiment, 30 % pour les VRP, etc.).
Comment?
L’employeur peut choisir d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique lorsqu’une convention ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévue, ou lorsque le comité social et économique ou les délégués du personnel ont donné leur accord.
À défaut, l’employeur doit consulter les salariés individuellement et obtenir leur accord.
Dans ce cas, l'employeur doit réintégrer les frais professionnels dans la base des cotisations sociales avant de pratiquer la déduction forfaitaire spécifique.
L'employeur doit savoir que l’URSSAF pourra remettre en cause la pratique de la déduction forfaitaire spécifique s'il ne peut démontrer l'accord du salarié.
⚠️ S’agissant des mandataires sociaux, la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels peut leur être appliquée lorsque l’activité exercée par le dirigeant relève d'une profession ouvrant droit à déduction, sous réserve que ⬇️:
👉 Il est important de retenir que le mandataire social doit être titulaire d’un contrat de travail distinct de son mandat social pour son activité professionnelle spécifique. Il doit donc bénéficier de deux rémunérations distinctes.
En cas de déplacement professionnel, le salarié peut être obligé de prendre son repas au restaurant. Dans ce cas, ses frais de repas sont exonérés de cotisation (dans la limite de 19 € par repas) sans qu'il soit nécessaire à l'employeur de fournir un justificatif.
L'employeur peut privilégier un remboursement en fonction des dépenses que le salarié a effectivement engagées (sur justificatif).
⚠️ Attention : Le remboursement de frais professionnels de repas ne peut se cumuler avec l’attribution de titres restaurant pour le même repas.
BON À SAVOIR 💡 : Il existe plusieurs barèmes spécifiques ⬇️ :
L’indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations/contributions sociales lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles.
Cette exonération des cotisations/contributions sociales connaît des limites, fixées par le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale.
⚠️ Attention : Seuls les frais justifiés et exposés à titre professionnel sont déductibles. En effet, le salarié doit pouvoir justifier du montant des frais engagés (exemple : fournir des factures, des tickets de péage..), et ce, quelle que soit la distance parcourue !
BON À SAVOIR 💡 : Les mandataires sociaux bénéficient de ces dispositions.
Lorsqu'un salarié ne peut regagner chaque jour son domicile à cause des conditions de travail, il est placé sous le régime du grand déplacement.
Pour que ce régime s’applique, 2 conditions doivent être réunies ⬇️:
Les frais de repas et de logement (comprenant le petit-déjeuner) font l'objet d'un barème.
Le barème distingue trois types de déplacements ⬇️:
Concernant le logement, le barème distingue les déplacements à Paris et petite couronne, et ceux dans les autres départements.
BON À SAVOIR 💡 : Des dispositions sont prévues pour d’autres catégories de frais professionnels : frais liés à la mobilité professionnelle, frais liés au télétravail et à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication, etc.
Le télétravail consiste à réaliser le travail en utilisant les technologies de l’information 💻 , dans le cadre d’un contrat ou d’une relation de travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.
Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois pour un salarié qui effectue une journée de télétravail par semaine. 💸
BON À SAVOIR 💡 : Cette allocation forfaitaire augmente à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, puis à 30 € par mois pour trois jours par semaine 📈.
👉 Si l’allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l’accord professionnel, interprofessionnel ou de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.
👉 Lorsque le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales peut être opérée, à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles qui ont été supportées par le salarié.
Que retenir sur les frais professionnels ? 🤔
Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié 💸 pour les besoins de son activité professionnelle, et qui sont ensuite remboursées par son employeur selon une large possibilité de modalités (remboursement ou versement d’allocations forfaitaires) sur présentation de justificatifs de dépense. Ils peuvent être de différente nature (de nourriture 🍽️, de véhicule 🚗 , de télétravail 💻, etc.)
Certaines professions bénéficient d’une déduction forfaitaire spécifique pour ces frais professionnels ! (ouvriers et apprentis du bâtiment, VRP, etc.)
Maintenant, vous connaissez tout sur les frais professionnels ! 🧠
Mais, juste au cas où il resterait des zones d’ombre, QiiRO propose un service juridique qui vous permet un accès à notre équipe de juristes pour répondre à vos questions et vous aider dans vos démarches ! Pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter par mail 📧, chat 💬 ou téléphone 📱!
