Dès lors qu’il emploie des salariés, un employeur doit impérativement tenir un registre unique du personnel dans chacun de ses établissements. Cette obligation s’impose à lui quel que soit l’effectif de la structure. En effet, il suffit de n’avoir qu’un seul salarié pour que cette obligation s’impose. Cela est le cas même s’il s’agit d’un stagiaire !
Que vous soyez dirigeants de multinationales ou de TPE, vous êtes tous concernés par la rédaction du registre unique du personnel !
QIIRO répond à toutes vos interrogations quant à la nécessité de ce registre, à ses destinataires et aux modalités de sa rédaction.
Tous les employeurs, à l’exception des associations utilisant les chèques-emploi associatifs (CEA) ou les particuliers employeurs, doivent tenir un registre unique du personnel.
Ce registre concerne tous les salariés de nationalité française ou étrangère, y compris les travailleurs à domicile et les salariés mis à disposition temporairement pour l’entreprise. En outre, les stagiaires, les alternants et les volontaires de services civiques doivent également y être inscrits.
La tenue d’un registre clair et précis assure la transparence des embauches de l’entreprise car doivent y être inscrites toutes les informations sur les salariés y ayant travaillé. Il permet la mise à jour de l’effectif de chaque établissement.
Ce document doit être mis à la disposition du CSE lorsque l’entreprise en est dotée, mais aussi et surtout de l’inspection du travail.
Chaque établissement doit établir son propre registre ce qui signifie que lorsqu’une même entreprise détient plusieurs établissements, l’employeur doit établir un registre dans chacun d’entre eux.
✍ BON À SAVOIR
L’établissement est le lieu où est effectivement réalisée l’activité. C’est une structure dépendante de l’activité de l’entreprise mais géographiquement individualisée.
Les noms et prénoms des salariés et des stagiaires doivent être inscrits de manière indélébile selon leur ordre d’arrivée dans l’entreprise, soit de manière chronologique.
Doivent également être indiquées les mentions suivantes :
Ensuite, il existe des spécifications propres à certains contrats de travail particuliers. Ainsi, dans le cadre d’une embauche d’un salarié étranger disposant d’un titre d’autorisation de travail, il faut indiquer le type et le numéro d’ordre dudit titre.
Lorsqu’un salarié est embauché en CDD, il doit être mentionné “contrat à durée déterminée”. A savoir que si le salarié effectue une succession de CDD, une nouvelle inscription doit être ajoutée au registre pour la conclusion de chaque nouveau contrat.
Dans le cas d’un salarié temporaire, le registre doit comporter la mention “salarié temporaire” ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
Si des travailleurs sont mis à disposition par un groupement d’employeurs, il doit être écrit “mis à disposition par un groupement d’employeurs” suivie de la dénomination et de l’adresse dudit groupement.
Dans le cadre d’une embauche de salarié à temps partiel, la mention “salarié à temps partiel” doit être apposée.
Enfin, lorsque l’entreprise engage des alternants, le registre doit indiquer le type de contrat auquel ils sont soumis, soit, contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation.
Ces renseignements détaillés doivent être conservés dans le registre pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié.
Les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés à part entière car ils n’ont pas de contrat de travail mais une convention de stage. Ils conservent leur statut d’étudiant contrairement aux alternants qui sont soumis à un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.
Néanmoins, les stagiaires doivent tout de même figurer dans une partie spécifique du registre unique du personnel. En plus de leur nom et prénom, des mentions particulières doivent donc être inscrites telles que les dates de début et de fin de stage, le lieu de présence du stage et l’identité du maître de stage.
✍ BON À SAVOIR
Depuis le 29 janvier 2017, doivent également être inscrits dans cette partie les personnes effectuant un service civique, toujours dans l’ordre chronologique de leur arrivée.
Le Code du Travail ne prévoit aucune forme particulière pour la tenue du registre qui peut être indifféremment établi par écrit sur support papier ou sur support électronique. La forme informatique peut être choisie qu’à condition que ses garanties de contrôle soient équivalentes à celles du format papier. Néanmoins, lorsque l’employeur décide d’opter pour un support informatique, il doit préalablement avertir les organisations représentatives d’employeurs et de salariés. Ainsi, le gérant doit alerter le Comité Social et Économique de la substitution de support et envoyer un avis à l’inspection du travail.
Lorsque le registre est converti en fichier informatique, il doit permettre d’obtenir les informations sans difficultés particulières d’utilisation, de compréhension et sans risque d’altération. Il est également soumis aux mêmes exigences de durée de conservation, c’est-à-dire que les données du salariés doivent être conservées durant 5 ans après son départ.
En cas de contrôle par l’inspection du travail, l’administration fiscale ou l’Urssaf, les dirigeants doivent être en mesure de transmettre le registre aux agents qui peuvent en exiger la communication immédiate.
Quelle que soit la forme choisie, le document doit être conservé dans l’établissement. En cas de pluralité d’établissements, les registres ne doivent pas être stockés au siège social mais dans chacun des établissements de façon distincte.
Le registre unique consistant notamment en une collecte, enregistrement, communication et conservation d’informations personnelles, il est important de respecter le principe de protection des données à caractère personnel établi par la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Une donnée à caractère personnel correspond à “toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée directement ou indirectement”. Cette définition large fait donc entrer dans son champ d’application les photos, les adresses postales ou mails, votre numéro de sécurité sociale etc.
Les employeurs doivent informer clairement leurs salariés sur le traitement et l’utilisation de leurs données et garantir leur protection, sécurité et confidentialité. Ces informations doivent notamment être traitées de manière licite, loyale et transparente et collectées dans un but déterminé en lien avec l’objet du contrat de travail. En outre, elles doivent être traitées de manière à garantir la sécurité dont chaque salarié peut légitimement s’attendre, c'est-à-dire ne pas être utilisées à des fins illicites.
En cas de violation de leurs obligations de protection, sécurité et confidentialité, les employeurs doivent en avertir la CNIL ainsi que les personnes concernées. Ils ne peuvent révéler les coordonnées personnelles d’un employé que si la loi ou une décision de justice l’impose.
L’employeur n’étant pas capable de communiquer le registre ou présentant des informations erronées ou incomplètes s’expose à une contravention de 4ème classe d’un montant de 750€ pour les personnes physiques et 3 750€ pour les personnes morales. Cette sanction sera appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par le défaut de respect des dispositions relatives au registre.
Sachez que le registre unique du personnel n’est pas le seul registre obligatoire au sein d’une entreprise. Par exemple, le document unique d’évaluation des risques (DUER) est également obligatoire dès lors que l’on embauche un salarié. Ce document doit lister tous les risques professionnels qui sont susceptibles de frapper les salariés ainsi que les actions de prévention ou de protection qui doivent être mises en place pour les prévenir.
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises de plus de 11 salariés doivent être dotés d’un CSE (Comité Social et Économique), ce qui implique la tenue d’un registre du CSE. Ce document doit contenir toutes les questions posées à l’employeur et les réponses que celui-ci apporte.
L’employeur doit par ailleurs établir un registre des alertes de santé publique et environnementales relatant les alertes du représentant du personnel du CSE ou des salariés directement sur les possibilités de risques graves pour la santé publique ou l’environnement.
Enfin, un registre des accidents bénins non déclarés peut être mis en place. Celui-ci, contrairement aux autres, n'est pas obligatoire.
Comme vous avez pu le constater, le registre unique du personnel n’est pas un document difficile à établir car il ne requiert pas de formalisme particulier ! Attention tout de même à être rigoureux dans sa tenue car votre négligence pourrait entraîner des sanctions conséquentes.
Vous êtes désormais incollables sur le registre unique du personnel !
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