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L’année 2024 devait être celle de l’obligation de dépôt dématérialisé sur un portail dédié du document unique. Mais cela n’a pas eu lieu. A quoi s’attendre en 2025 ?
La loi sur la santé au travail de 2021 (n° 2021-1018) a apporté plusieurs changements au document unique dont l’un devait prendre effet au plus tard en juillet 2024 pour les plus petites entreprises : le portail numérique.
Plus précisément, il était prévu que les employeurs déposent leur document unique, et toutes ses mises à jour, sur un portail numérique :
Mais ces échéances sont passées sans que rien n’arrive…
Le ministère du Travail a communiqué après avoir été interrogé par des députés et sénateurs.
Et il a révélé de nombreuses difficultés liées à la mise en place du portail, notamment la faisabilité technique pour héberger les documents pendant 40 ans ou authentifier les accès.
En outre, un rapport de l’IGAS (l’Inspection générale des affaires sociales) a été dévoilé et il souligne un bilan bénéfice risque négatif.
Des discussions ont eu lieu avec les partenaires sociaux mais rien n’a été communiqué.
On peut imaginer que le document unique va finalement rester stocké au niveau de l’entreprise. Mais attendez-vous quand même à des changements. Déjà il faudra bien un jour ou l’autre modifier le Code du travail et l’article L. 4121-3-1 qui prévoit le portail numérique.
Dans l’attente de nouvelles précisions, l’employeur doit conserver les versions successives du document unique au sein de l’entreprise. Sur un support papier ou dématérialisé. La durée de conservation est de 40 ans.
L’employeur doit aussi transmettre chaque mise à jour du document unique au service de prévention et de santé au travail. Rappelons également que la consultation du CSE s’impose à chaque mise à jour.
Si on lit le rapport de l’IGAS, de nouvelles mesures pourraient être prises pour inciter les entreprises à mieux remplir leur obligation en matière de document unique. Cela pourrait passer par le rapport annuel santé, sécurité et conditions de travail soumis au CSE dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Il est également envisagé de permettre à l’inspection du travail de prononcer une nouvelle sanction administrative graduée.
Mais on a aucune idée de ce qui va vraiment être fait ni de quand. Nous vous tiendrons informé de toute évolution dans notre newsletter.
Qiiro peut aider lors de l’élaboration du document unique ou de la consultation du CSE. Prenez rendez-vous avec nos spécialistes sans attendre.
