Lors de la création d’une entreprise, l’un des premiers éléments auquel vous devez penser est la domiciliation. En effet, la domiciliation de l’entreprise est obligatoire pour le démarrage de l’activité. Toutes les entreprises doivent nécessairement être domiciliées. Il s’agit du lieu où va être établie l’entreprise. Son choix peut être important pour plusieurs raisons, notamment pour la gestion administrative et fiscale de l’entreprise, pour son bon fonctionnement, son image, mais également en termes de stratégie. De nombreux facteurs doivent être pris en considération afin de choisir un lieu stratégique, tels que la nature, la taille et l’activité de l’entreprise.
Vous disposez de plusieurs alternatives pour la domiciliation de votre entreprise. Mais saviez vous qu’il y a des normes à respecter pour cela ? QIIRO vous dit tout sur le sujet.
Pour commencer, il faut comprendre ce qu’est une domiciliation d’entreprise.
Pour dire simplement, une domiciliation d’entreprise est l’adresse officielle de votre entreprise. Il s’agit de l’adresse administrative et fiscale présente dans tous les documents légaux, et que vous allez déclarer aux services publics, à vos clients, à vos collaborateurs, etc. Cette adresse permet l’identification de l’entreprise et doit donc figurer sur l’ensemble des documents de l’entreprise tels que les contrats, les factures, les devis, les courriers, les attestations, etc. Elle figure également sur l’extrait Kbis et les statuts de la société.
La domiciliation d’entreprise est une obligation légale à respecter lors de la création d’une entreprise. Le Code de commerce prévoit que toute personne morale demandant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe le siège de l'entreprise.
Une attestation de domiciliation fait en effet partie des justificatifs demandés par le greffe du tribunal de commerce lors de l’immatriculation de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés. À cela s'ajoutent plusieurs autres documents qui varient selon le statut social de l’entreprise. À défaut d’attestation de domiciliation, le dossier d’immatriculation est refusé par le greffe ou le centre des formalités des entreprises puisqu’il est irrégulier.
On peut également qualifier la domiciliation d’adresse pratique, administrative et fiscale. C’est à cette adresse que l’entreprise va recevoir tous les documents importants relatifs au fonctionnement et à la gestion de son activité, communiqués par les clients, les collaborateurs, les fournisseurs, les partenaires sociaux et d’autres personnalités de la vie sociétaire participant à son développement.
Par ailleurs, les banques demandent aussi cette information pour l’ouverture de compte bancaire professionnelle ou pour toutes autres prestations bancaires ayant un rapport avec l’entreprise.
Bien évidemment, l’entreprise va recevoir ses fiches de déclarations fiscales au siège social. Cela lui permet d’éviter de les perdre et de se retrouver dans une situation d’irrégularité fiscale. Certes, il est toujours possible d’indiquer l’adresse de son comptable pour de tels documents, notamment si elle a opté pour une comptabilité externalisée. Mais c’est une solution que les dirigeants de société utilisent rarement afin de garder le contrôle sur la gestion financière de leur entreprise.
L’adresse de domiciliation permet d’identifier la nationalité de l’entreprise. Par conséquent, elle permet également de déterminer la fiscalité applicable, ainsi que les tribunaux compétents en cas de litige.
Au-delà de l’aspect obligatoire, une domiciliation d’entreprise est importante pour plusieurs raisons, notamment :
La domiciliation d’entreprise peut être importante pour l’image de l’entreprise. En effet, en fonction du lieu choisi, l'entreprise peut avoir une image plus ou moins prestigieuse.
Bien évidemment, il est recommandé d’avoir un siège social proche ou à l’intérieur de la zone d’intervention de l’entreprise. Cela lui permet d’être à proximité de ses clients potentiels.
Le lieu du siège social est également déterminant pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il est possible de fixer l’adresse de domiciliation de l’entreprise au lieu d’activité de celle-ci. Mais l’entreprise peut également choisir d’exercer son activité à une autre adresse. Tout est question de stratégie. Les deux solutions peuvent présenter des avantages et des inconvénients en fonction de l’activité, de la taille, du nombre de salariés, etc.
Pour les démarches officielles, une adresse de domiciliation d’entreprise est demandée. Cela concerne notamment les démarches auprès des services publics, des banques, des assurances ou autres.
Votre entreprise doit respecter certaines obligations fiscales. Il est important de préciser une adresse pour l’établissement des déclarations annuelles ou le règlement des obligations fiscales par exemple. Dans un cas comme dans l’autre, l’entreprise doit nécessairement être à jour. Une domiciliation d’entreprise est utile pour cela, notamment en termes d’organisation.
C’est également à cette adresse que les audits et les diverses vérifications ordonnées par l’administration fiscale ont lieu.
Vous disposez de plusieurs solutions pour avoir une adresse de domiciliation pour votre entreprise.
Dans la situation où votre entreprise dispose d’un local dédié à son activité, son adresse peut être utilisée pour la domiciliation. L’entreprise peut être locataire, propriétaire ou occupante du local. Il est important de vérifier qu’aucunes dispositions législatives ou contractuelles, telles que des règles d’urbanisme ou clauses de bail, n’empêchent d’exercer une activité.
Il est possible de conclure un bail commercial ou un bail professionnel en fonction de l’activité de l’entreprise.
→ Le bail commercial concerne les personnes ayant une activité commerciale, artisanale ou industrielle. Le local concerné doit nécessairement être administrativement un local commercial. Il est conclu pour une durée de 9 ans et est régi par les dispositions du Code de commerce.
→ Le bail professionnel concerne les professions libérales. Il est impérativement conclu pour une durée de 6 ans au moins et par écrit. L’entreprise a la possibilité de résilier à tout moment le contrat de bail en respectant un délai de préavis de 6 mois.
La tendance est actuellement aux sociétés de domiciliation.
Des prestataires de services mettent à disposition une ou plusieurs adresses afin de domicilier administrativement et fiscalement l’entreprise. Ces prestataires disposent d’un agrément préfectoral et sont immatriculés au registre du commerce et des sociétés. En effet, l’activité de domiciliation ne peut être exercée sans agrément de l’autorité administrative. Plusieurs conditions doivent être respectées pour bénéficier de cette autorisation :
Toute personne physique ou morale installant le siège de son entreprise dans des locaux qu’elle occupera avec une ou plusieurs entreprise présente à l’appui de sa demande d’immatriculation le contrat de domiciliation. Ce dernier est conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail des locaux. Il doit être rédigé par écrit et il doit être conclu pour une durée d’au moins 3 mois renouvelable par tacite reconduction, c’est-à-dire renouvelable automatiquement sans action des parties tant que l’entreprise conserve cette adresse, sauf préavis de résiliation.
La société de domiciliation s’engage à respecter plusieurs conditions :
Concernant les obligations de l’entreprise domiciliée, celle-ci prend l’engagement d’utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit comme agence, succursale ou représentation si le siège est situé à l’étranger. Par ailleurs, elle informe la société de domiciliation de toute modification concernant son activité. Elle s’engage à déclarer tout changement de domicile s’agissant d’une personne physique, et tout changement relatif à sa forme juridique, à son objet et au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager s’agissant d’une personne morale. Enfin, l’entreprise domiciliée donne mandat à la société domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.
Par ailleurs, le contrat de domiciliation doit indiquer le numéro d’agrément préfectoral afin qu’il puisse être vérifié par les services du Greffe du tribunal de commerce lors de l’immatriculation de l’entreprise.
Il ne s’agit pas de louer un local dédié à l’entreprise, mais d’en louer un où il est déjà domicilié de nombreuses autres entreprises. En effet, les locaux sont occupés en commun par plusieurs entreprises. Il s’agit donc d’une solution adaptée aux entreprises naissantes et non aux grandes entreprises.
Plusieurs conditions doivent être respectées par l’entreprise afin qu’elle puisse se domicilier dans une pépinière :
Il est également possible de choisir une domiciliation chez soi. Mais cela peut présenter autant d’avantages que d’inconvénients.
Le Code de la construction et de l'habitation prévoit que dès lors que rien est prévu dans bail d’habitation et que le règlement de copropriété ne s’y oppose pas, il est possible d’exercer une activité professionnelle, y compris commerciale, dans une partie du domicile. L'activité doit être exercée que par le ou les occupants ayant leur résidence principale dans ce local et ne doit conduire à y recevoir ni clientèle ni marchandises.
Le Code de commerce apporte des précisions et prévoit que la durée de cette domiciliation ne peut dépasser 5 ans ou le terme légal de l’occupation des locaux. La société doit alors nécessairement changer d’adresse.
Une domiciliation d’entreprise chez soi peut s’avérer être pratique. C’est une solution possible pour les entreprises individuelles, les freelances ou les indépendants. Les coûts sont minimisés.
Mais il y a également des inconvénients. Une confusion vie personnelle et professionnelle peut apparaître. Sans compter qu’aux yeux des clients, cela peut être une preuve de manque de professionnalisme.
Le choix de la domiciliation d’une entreprise est une démarche personnelle. Toutefois, il existe quelques détails devant être pris en compte afin de faire le bon choix.
Les tarifs d’une domiciliation d’entreprise varient selon le type de domiciliation choisi et la taille du local.
Il est également important de tenir compte du côté pratique dans le choix de la domiciliation. Tel est le cas notamment pour ce qui est de son emplacement.
En fonction de la taille et de la durée de l’activité de votre société, la solution idéale pour la domiciliation d’entreprise peut également changer. En effet, pour une activité d’envergure, il faudra opter pour des locaux commerciaux de grande importance.
Bien évidemment, il est également important de prendre en compte le type de service proposé par l’entreprise.
L’attestation de domiciliation est un document permettant à l’entreprise de s’enregistrer auprès de l’administration.
Sa rédaction ne se fait pas aux petits bonheurs la chance. Il y a des règles à respecter. Mais lesquelles ? Il est important de les connaître afin de sécuriser vos démarches.
Il y a bien évidemment quelques mentions obligatoires dans une attestation de domiciliation, notamment :
D’autres mentions peuvent également être présentes, telles que :
Des modèles que vous pouvez utiliser en ligne
QIIRO vous propose plusieurs modèles de documents concernant la domiciliation d’une entreprise.
