Notre modèle de contrat de maintenance est indispensable pour encadrer la relation entre un prestataire et son client pour l’entretien et la réparation d’équipements ou d’installations. Rédigé par un juriste, ce document est parfait pour éviter les erreurs.
Nul doute que beaucoup d’entre vous ont déjà une idée de ce qu’est le contrat de maintenance !
Qui n’a jamais aperçu le service d’un numéro de maintenance affiché sur un appareil ?
L’exemple le plus courant et certainement le plus rassurant aussi est celui du service de maintenance dans les ascenseurs. Il est important de connaître les tenants et aboutissants de la maintenance, ce secteur d’activité est prometteur depuis très longtemps pour devenir incontournable aujourd’hui. Toute entreprise traite, directement ou non, avec un service spécialisé de maintenance ou dispose d’effectifs compétents dans ce domaine.
Prestataire du milieu ou entrepreneur, vous cherchez un modèle de contrat adapté aux besoins de votre entreprise ? Simple curieux, vous souhaitez tout savoir du cadre juridique de la maintenance ? Votre assistant juridique préféré Qiiro, vous explique tout ce que vous devez connaître de ce sujet.
Alors accrochez vous ! Et laissez vous guider attentivement par les développements qui vont suivre, vous verrez que le droit s’associe parfaitement à l’univers de la mécanique et de la technologie.
Le contrat de maintenance ou parfois également appelé par les prestataires du milieu “contrat de support” permet de faire appel à un prestataire spécialisé qui doit assurer le bon fonctionnement d’équipements ou d’installations, ce bon fonctionnement passe par l’entretien mais aussi et surtout par la réparation de l’équipement.
Ce contrat de maintenance est un contrat utilisé depuis très longtemps déjà. Et c’est par le biais du développement du machinisme et plus généralement de la technologie que son utilisation s’est démocratisée par la commercialisation du dépannage. Qui n’a jamais vu les mots Pourtant, il ne s’agit pas d’un contrat spécial nommé faisant l’objet d’un texte spécial. En effet, aucune disposition ne va viser directement ce que l’on appelle communément le contrat de maintenance, et l’on va donc rattacher ce dernier à la catégorie qui s’en rapproche le plus. A savoir : le contrat de prestation de services encadre une situation dans laquelle un professionnel fait appel à un prestataire qui sera sollicité pour répondre à un certain nombre de ses besoins.
Vous l’aurez donc compris, la maintenance se distingue de ce que l’on appelle l’entretien.
Même si tous deux sont rattachés à une même catégorie, les prestations de maintenance ont pour fonction supplémentaire d’intervenir afin de mettre fin aux défaillances d’un objet parfois même fournir de manière inclusive les consommables nécessaires à la réparation. Il ne s’agit donc pas exclusivement d’une maintenance préventive et curative comme pourrait l’être le contrat d’entretien. Ce dernier, à l’inverse, n’aurait donc pas cette vocation d’assurer autant de prestations.
Les prestations de maintenance ont fait l’objet d’une norme AFNOR permettant de les classifier selon le contenu de la prestation. Il s’agit des normes NF- X60-10 et NF-X60-00.
Les niveaux de maintenance sont classifiés de la manière suivante par ordre de complexité croissante :
A l’inverse du niveau 1 ces opérations sont réalisables à minima par un technicien de qualification dite moyenne.
Pour synthétiser l’on retrouve dans cette catégorie le remplacement de pièces simples (des filtres, des courroies par exemple) ou de l’entretien par la vérification d’éléments toujours “mineurs” (contrôle de performances du matériel, vérification des disjoncteurs, relais, etc,...) et des opérations d’entretien (graissage,...);
Le prestataire, également appelé le mainteneur dans le contrat, devra délivrer les prestations qu’il s’est engagé à accomplir.
Plus généralement ces prestations de maintenance comprennent :
✍ Bon à savoir : Le SLA ou “Service Level Agreement” est un accord entre les parties sur le taux de disponibilité d’un service ou système. Il se calcule par la réalisation d’un pourcentage en référence aux périodes contractuelles prévues.
Voici la formule : (totalité des heures de la période - Les heures de non disponibilité / La totalité des heures pour la période) x 100
Généralement, les contrats de maintenance prévoient un taux de disponibilité minimum très élevé. Ce qui permet de considérer juridiquement la prestation comme étant une vraie obligation de résultat.
En retour, les clients des prestataires de maintenance s’engagent naturellement à payer le prix convenu de la prestation de services qui, le plus généralement, sera forfaitaire, mensuel et le contrat reconductible annuellement.
Il est à préciser que le rattachement de ce contrat à celui de la prestation de service a pour conséquence que le prix n’a pas à être déterminé dès la conclusion du contrat. Il peut faire l’objet de devis estimatif au fur et à mesure des interventions sollicitées.
Établissez un contrat de maintenance pour gérer vos prestations de service et améliorer la disponibilité de vos matériels.
Le contrat de maintenance vous permet de sécuriser à l’avance le cadre de la prestation ainsi toutes les démarches liées à l’entretien des environnements dans lesquels vous interviendrez. Mais aussi de pallier les défauts de garanties de matériel industriel de vos clients.
La garantie des équipements de vos clients ne couvre pas toujours la réparation et les interventions de leurs installations, or celles-ci peuvent coûter très cher.
Notre contrat de maintenance QIIRO disponible en téléchargement immédiat permet d’y remédier.
Vous interviendrez pour assurer un suivi des dysfonctionnements industriels.
Assurez votre productivité et celle de vos clients sereinement avec notre contrat de maintenance.
Un contrat de maintenance vous permettra à vous ainsi qu’à vos clients de :
L’acquisition d’un produit n’emporte pas systématiquement maintenance, il peut donc être utile de solliciter un contrat de maintenance lors de l’acquisition de matériel à un professionnel, c’est ce que l’on appelle la maintenance liée. Quelle utilité me direz-vous ? Il peut arriver que la vente d’un produit technique n’emporte pas maintenance, vous serez donc dans la situation ou vous ne bénéficierez que de la garantie légale d’une durée de 2 ans, voire d’une garantie commerciale parfois plus favorable. Proposer un contrat de maintenance est une sorte d’upsell et la proposer peut-être une aubaine économique pour le client mais aussi le vendeur. A proprement parler, qui d’autre que le fournisseur ou le fabricant est plus qualifié pour s’occuper du suivi opérationnel du produit vendu ?
Il est vrai que maintenance et garantie sont proches, la jurisprudence s’est prononcée en ce sens (Cass. 1ère civ. 13 Octobre 1993), mais elles se distinguent par leur portée et leur durée.
Lorsque la maintenance de l’équipement d’une prestation est externalisée, un contrat de maintenance est à établir entre votre entreprise et les professionnels qui interviendront.
Maîtrisez la gestion des pannes de matériels grâce à notre modèle de contrat de maintenance, rédigé par nos juristes experts chez QiiRO.
Une maintenance efficace doit intégrer en objet de sa prestation plusieurs points :
✍ Bon à savoir : Ces visites périodiques peuvent concerner l’ensemble de l’appareil ou plus spécialement certaines pièces.
Grâce à notre modèle de contrat de maintenance QIIRO téléchargeable, vous pouvez assurer une politique efficace d'entretien et assurer la disponibilité des appareils et de votre entreprise.
Les parties aux contrats de maintenance
Si vous exercez une activité qui assure l’externalisation des services de maintenance d’une entreprise, vous aurez besoin d’établir un contrat de maintenance en tant que prestataire de service.
Principaux domaines d’activités des sociétés de maintenance
Le contrat de maintenance est généralement utilisé dans les secteurs :
Cette liste n’a rien d’exhaustive, ce qu’il convient de savoir est que tous les domaines d’activités sont potentiellement touchés par les besoins de maintenance et cela en raison du développement de la technologie et de mécanisation des procédés. Il est important pour les entrepreneurs de limiter le risque d’indisponibilité des appareils indispensables à leur production.
Vous l’aurez compris, la prestation de maintenance n’a pas d’objet limité en termes d’activité. Mais il est évident que la maintenance ne peut concerner que des choses, corporelles ou non (nous reparlerons de la maintenance de logiciel ou encore plus généralement la maintenance informatique) inanimées donc. L’on a déjà évoqué l’exemple typique de la maintenance des ascenseurs, mais la jurisprudence nous fournit tout un tas d'exemples tels que les appareils électroniques, les alarmes, véhicules professionnels et même des satellites !
Si de prime abord l’on pourrait penser que la maintenance ne concerne que les biens meubles, ce n’est pas le cas en réalité car les immeubles sont également visés. Soit directement, ce sera le cas des maintenances de bâtisses techniques comme les centrales nucléaires, électrique ou plus commun, les jardins.
Elle peut aussi les viser indirectement par la notion d’immeuble par destination, ce sera le cas de notre fameuse maintenance d’ascenseur. Un exemple souvent utilisé car il s’agit certainement du secteur d’activité le plus représentatif de ce qu’est la maintenance des choses corporelles.
Les obligations de la société de maintenance comprennent :
Ces obligations légales visent à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des lieux de travail. En les respectant, la société de maintenance contribue à créer un environnement sûr et fonctionnel pour les employés.
Choisissez le type de contrat de maintenance qui correspond le mieux à vos services de maintenance.
Les différents types de contrats de maintenance liés à un dysfonctionnement réel :
Il existe également les contrats de maintenance mettant en place des contrôles préventifs pour assurer la sécurité et la détection des défauts de votre matériel industriel.
L'adaptation du contrat de maintenance en fonction de votre situation spécifique est essentielle pour 💪 maximiser votre efficacité. Avec la liberté contractuelle, vous pouvez personnaliser les termes et les conditions du contrat afin de répondre précisément à vos besoins. Que ce soit en ajustant les services inclus, les délais d'intervention ou les clauses contractuelles, vous avez la possibilité de créer un contrat sur mesure qui s'adapte parfaitement à votre environnement de travail.
✍ Bon à savoir : Adapter votre contrat de maintenance est une stratégie intelligente pour garantir une maintenance ciblée et efficace de vos actifs précieux !
Vous avez la possibilité d’adapter votre contrat à la situation de votre entreprise et à votre environnement de travail en fonction de vos besoins.
En adaptant votre contrat de maintenance à votre situation spécifique, vous assurez une gestion optimale de vos équipements.
Cette flexibilité contractuelle vous permet de tirer le meilleur parti de la maintenance en ajustant le contrat à vos besoins spécifiques. Avec un contrat personnalisé, vous bénéficiez d'une collaboration fluide avec votre prestataire de maintenance, et vous contribuez ainsi à maintenir vos installations en parfait état de fonctionnement, pour une performance opérationnelle 💯
Les éléments clés qui doivent figurer dans votre contrat de maintenance
Malgré la liberté contractuelle, le contrat de maintenance reste soumis aux dispositions légales de droit commun.
Établi par écrit, le contrat de maintenance doit contenir :
Attention, les signataires du contrat doivent obligatoirement être le PDG de chaque entreprise ou son mandataire.
✍ Bon à savoir : Le représentant légal de la société contractante n’est pas toujours disponible pour signer les contrats qui le concerne. Il est donc possible que la signature du contrat de maintenance soit effectuée par le mandataire du représentant légal de l’entreprise. Ce dernier ne doit néanmoins pas outrepasser ses pouvoir pour que sa signature puisse produire tous ses effets.
Assurez votre rentabilité et maximisez vos gains en adoptant une approche stratégique dans la rédaction de vos contrats de maintenance. Il est fréquent que les entreprises avec lesquelles vous travaillez n'aient pas un besoin permanent de services de maintenance. C'est pourquoi il est crucial d'encadrer la facturation et les interventions en fonction des services réellement nécessaires.
Pour éviter toute perte de revenus, il est essentiel de détailler de manière claire et précise les services inclus dans le contrat.
Ne négligez aucun détail lors de la rédaction afin de vous assurer que chaque intervention est documentée de manière exhaustive. Une approche trop générale peut laisser une marge de manœuvre trop large au client, ce qui risque de vous faire perdre du temps précieux.
En fournissant une description détaillée des services et des modalités dans le contrat de maintenance, vous établissez une base solide pour une relation client efficace et transparente. Cela vous permet également de vous protéger contre d'éventuelles ambiguïtés et de préserver vos gains. Soyez proactif en communiquant avec vos clients pour clarifier les attentes et garantir une compréhension mutuelle.
Il est donc important d’encadrer la facturation de vos clients ainsi que vos interventions en fonction de vos services effectifs.
Elles doivent être détaillées de manière claire et précise afin de vous assurer de ne perdre aucuns gains.
Il arrive souvent que la rédaction trop générale du contrat de maintenance permet au client une large marge de manœuvre qui peut vous faire perdre du temps.
Astuces pour éviter les pertes de temps et les surcoûts dans la rédaction du contrat de maintenance :
Lors de la rédaction d'un contrat de maintenance, il est essentiel de connaître les règles de validité qui garantissent sa force juridique.
Pour en savoir plus sur ces règles et vous assurer que votre contrat est solide, consultez notre article détaillé sur "Les règles de validité des contrats : on vous dit tout".
Vous y trouverez des informations précieuses pour rédiger un contrat conforme aux exigences légales.
Ne lésinez pas sur la rédaction de votre contrat et prêtez attention à chaque détail en téléchargeant notre modèle QIIRO.
Votre contrat de maintenance peut être rédigé sous l’angle de deux finalités au choix : une finalité de moyen ou une finalité de résultats.
Le choix entre ces deux approches dépendra de vos besoins spécifiques et de la nature de votre activité. Il est important de définir clairement les attentes et les responsabilités dans le contrat afin de garantir une collaboration efficace et transparente.
Lorsque vous rédigez votre contrat de maintenance en adoptant une approche d'obligation de résultat, vous établissez un cadre strict et sans marge de manœuvre pour vos interventions.
En optant pour cette approche, il vous suffira de constater que l'objectif fixé n'a pas été atteint pour que votre responsabilité contractuelle soit engagée.
En fixant des résultats clairs et mesurables, vous démontrez votre engagement envers la qualité et la performance. Votre contrat de maintenance devient un outil puissant qui vous permet de garantir un niveau élevé de service et de satisfaction client. Plus qu'une simple liste de tâches, il devient une promesse de résultats concrets.
Dans ce cas, il suffira de constater que l’objectif n’a pas été atteint pour que votre responsabilité contractuelle soit engagée.
Rédiger un contrat de maintenance dans l’optique de réaliser une obligation de moyen vous donnera une marge de manœuvre dans vos interventions.
Vous devrez déployer tous les moyens en votre disposition pour arriver au résultat attendu.
Si l’objectif n’est pas atteint votre responsabilité contractuelle pourra être engagée qu’à condition de prouver que vous n’avez pas employé tous les moyens nécessaires à la réalisation de l’objectif.
Avant de choisir une des deux finalités, prenez soin de prévoir le type de maintenance que vous assurerez et choisissez les modalités qui s’y prêtent le mieux.
✍ Bon à savoir : La clause de solidarité dans le contrat de maintenance vous permet d’assumer la responsabilité liée aux obligations du contrat au même titre que votre client. Cela permet notamment d’assurer le paiement de vos besoins matériels ou salariales urgents, à charge du client ensuite de vous rembourser la somme avancée.
Attention, la clause de solidarité doit impérativement être portée à la connaissance de votre client qui doit l’accepter expressément.
Le contrat de maintenance peut être modifié par les parties à tout moment à condition que la modification se fasse par avenant.
L’avenant du contrat de maintenance est un écrit signé par les deux entreprises ou leur représentant qui permet de modifier le contrat. L’avenant du contrat de maintenance s’inscrit directement dans la continuité du contrat initial.
Comme pour tout contrat, la résiliation du contrat de maintenance peut être effectuée si les deux parties en conviennent. Assurez vous de clarifier les informations relatives à la fin du contrat de maintenance et aux modalités de résiliation afin d'éviter toute injustice pour l'une ou l'autre des parties.
Il est important d'établir une communication ouverte et transparente pour discuter des conditions de résiliation et parvenir à un accord mutuel. Veillez à ce que les détails tels que la durée du préavis, les éventuels frais de résiliation et les responsabilités post résiliation soient bien définis et compris par les deux parties.
L'objectif est de garantir une transition en douceur et de préserver les intérêts de chaque partie. En abordant ces questions dès le début du contrat et en les documentant clairement, vous établissez des bases solides pour une fin de contrat harmonieuse et équitable.
Le contrat de maintenance peut prendre fin naturellement grâce à la date prévue dans par les parties.
Cependant, en cas de mauvaise exécution du contrat par l'une des parties, l'autre partie dispose du droit de mettre en garde son intention de résilier unilatéralement le contrat.
Pour ce faire, cette mise en garde doit être formulée de manière écrite, sous la forme d'une mise en demeure envoyée par courrier en lettre recommandée. Cette démarche est essentielle pour signaler clairement à la partie défaillante les manquements constatés et l'intention de mettre fin au contrat en cas de non-respect des obligations contractuelles.
En cas de mauvaise exécution du contrat par l’une des parties, l’autre partie pourra mettre en garde de son intention de résilier le contrat unilatéralement.
Cette mise en garde doit prendre la forme écrite d’une mise en demeure envoyée par courrier en lettre recommandée.
L'envoi d'une mise en demeure par courrier recommandé est une preuve tangible de la démarche effectuée et permet de constituer un élément de preuve solide en cas de litige ultérieur.
Cela garantit également une communication formelle et officielle entre les parties, établissant ainsi les bases d'une résiliation légale et justifiée du contrat de maintenance.
Lorsqu'une partie au contrat de maintenance ne respecte pas ses obligations, l'autre partie peut faire appel à l'exception d'inexécution, une notion juridique qui permet de ne pas remplir ses propres engagements. Toutefois, cette solution doit être mise en œuvre après avoir adressé une mise en demeure expresse à la partie défaillante.
Pour vous assurer de rédiger un contrat de maintenance complet et bien structuré, nous vous proposons notre modèle de contrat de maintenance QiiRO disponible en téléchargement.
Ce modèle inclut tous les éléments essentiels nécessaires à la rédaction d'un contrat clair et détaillé, vous permettant ainsi de prévenir les conflits et de garantir une exécution efficace des obligations contractuelles.
En cas de doute ou de besoin d'assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre équipe de juristes chez QiiRO. Nous sommes là pour vous aider et vous fournir les conseils juridiques nécessaires pour assurer le respect de vos droits et obligations dans le cadre du contrat de maintenance.
En utilisant notre modèle de contrat de maintenance et en vous appuyant sur l'expertise de notre équipe juridique, vous pouvez vous protéger contre les risques d'inexécution contractuelle et maintenir une relation équilibrée avec vos clients. N'attendez plus, téléchargez notre modèle dès maintenant et bénéficiez d'un contrat de maintenance solide et conforme à vos besoins spécifiques.
Dans la gestion de vos contrats de maintenance, il est essentiel de prendre en compte les éventuelles circonstances exceptionnelles et la force majeure.
La force majeure fait référence à des événements imprévisibles et indépendants de la volonté des parties contractuelles, tels que des catastrophes naturelles, des grèves, des conflits armés, ou des crises sanitaires. Ces événements peuvent rendre impossible l'exécution des obligations contractuelles.
Bon à savoir ✍ : Les imprévus peuvent survenir à tout moment et avoir un impact significatif sur vos engagements contractuels. C'est pourquoi il est important de se familiariser avec les circonstances exceptionnelles et la notion de force majeure.
Pour en savoir plus sur ce sujet crucial, vous pouvez consulter notre article dédié : Tout savoir de l’imprévu dans vos contrats : circonstances exceptionnelles et force majeure. Cette ressource complète vous permettra de mieux comprendre les conséquences juridiques liées à ces situations imprévues et comment les prendre en compte dans vos contrats de maintenance.
✨ Rappel 🔔 : Une bonne anticipation des imprévus et une gestion adéquate des circonstances exceptionnelles contribuent à renforcer la solidité de vos contrats et à protéger vos intérêts.
