Ce document est un modèle de lettre de convocation des associés ou actionnaires à l'assemblée générale à télécharger et adapter en fonction de la forme juridique de la société concernée.
La convocation des associés ou actionnaires à l’assemblée générale est primordiale : elle obéit à un régime spécifique selon la société concernée et doit être régulièrement effectuée sous peine que sa validité soit contestée.
Vous souhaitez convoquer les associés ou actionnaires d’une société à une assemblée générale ?
Vous pouvez pour ce faire télécharger notre modèle de lettre de convocation à l’assemblée générale disponible au format Word.
Notre modèle de lettre est parfaitement personnalisable et adaptable en fonction de la forme juridique de la société concernée.
Votre assistant juridique augmenté Qiiro vous guide et vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la convocation des associés ou des actionnaires à l’assemblée générale.
Quelle que soit la forme juridique concernée, la vie des sociétés est régulièrement ponctuée par la tenue d’assemblées générales. Les assemblées générales sont des réunions au cours desquelles les associés ou actionnaires d’une société prennent des décisions relatives à l’existence de la société.
On peut distinguer deux types d’assemblée générale :
Bon à savoir : La tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) ou assemblée générale annuelle est obligatoire. Elle doit avoir lieu dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice social écoulé et a pour objet l’approbation des comptes annuels.
Quelle que soit l’AG concernée, AGO ou AGE, les associés ou actionnaires doivent, pour y assister, être conviés à l’AG au moyen d’une lettre de convocation à l’assemblée générale.
Bien qu’il existe certaines règles communes à toutes les sociétés, la procédure à observer pour convoquer les associés ou actionnaires est différente selon le type de forme juridique concernée.
En principe, seul le représentant légal de la SARL, c’est-à-dire le gérant, peut convoquer les associés à l’AGO ou AGE.
En cas de cogérance (plusieurs gérants), les statuts peuvent prévoir que le droit de convoquer appartient à chaque gérant ou bien que les gérants doivent agir ensemble pour convoquer les associés.
En l’absence de précision dans les statuts, chaque gérant bénéficie de cette faculté sans que les autres gérants puissent s’y opposer.
Par exception, d’autres personnes que le ou les gérants peuvent être amenés à convoquer l’assemblée générale :
Les associés d’une SARL doivent être convoqués par lettre recommandé 15 jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale, sauf clause statutaire prévoyant un délai plus long.
Ce délai est cependant réduit à 15 jours lorsque l’AG est convoquée en raison du décès du gérant unique par le commissaire aux comptes ou un associé.
Le délai court à compter de l’envoi de la lettre recommandée.
La lettre de convocation doit impérativement indiquer un certain nombre d’information telles que :
Le gérant qui convoque les associés à l’AG doit obligatoirement leur adresser, dans un délai de 15 jours avant la date de la réunion, un certain nombre de documents :
Ces documents doivent également être tenus à la disposition des associés au siège social afin que ces derniers puissent en prendre connaissance et/ou en faire des copies, dans ce même délai de 15 jours.
Bon à savoir : Dans le cadre de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, la liste des documents à communiquer comprend : les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions proposées, ainsi que, le cas échéant, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe et les rapports du commissaire aux comptes sur les comptes annuels.
Le pouvoir de convoquer les actionnaires à l’assemblée générale appartient au conseil d’administration (ou au directoire dans les sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance).
Pour convoquer les actionnaires d’une SA à une AG :
La convocation verbale peut être annulée, à moins que tous les actionnaires aient été présents ou représentés à l’AG. Dans ce cas en effet, l’action en nullité n’est pas recevable.
Au-delà, la loi prévoit également l'obligation d’adresser des convocations individuelles :
Quel que soit le type de convocation (insertion d’un avis de convocation ou convocation individuelle), la convocation doit avoir être effectuée au moins 15 jours avant la date de l’AG sur première convocation et 6 jours sur deuxième convocation.
La lettre de convocation doit notamment contenir :
Dans la société par actions simplifiées (SAS), ce sont les statuts qui déterminent librement les modalités selon lesquelles les actionnaires sont convoqués à l’AG.
Ce sont donc les statuts qui fixent les modalités et les délais pour convoquer les actionnaires. Il est recommandé de prévoir que la convocation doit être envoyée par lettre recommandé dans un délai suffisamment long avant la tenue de l’AG pour que les actionnaires disposent du temps nécessaire pour prendre acte de l’AG et s’informer convenablement.
Il est également conseillé que la convocation comporte un certain nombre d’informations (ex : la date, l’heure et le lieu de la réunion ; les questions à l’ordre du jour libellées de façon claire et précise ; la possibilité de se faire représenter ; etc.).
Dans la société civile immobilière (SCI), ce sont les statuts qui prévoient les modalités de convocation des associés à l’AG.
En principe, c’est le gérant qui a la compétence pour convoquer les associés à l’AG. En cas de pluralité de gérants, les statuts doivent préciser si chacun d’eux dispose du droit de convoquer l’AG seul ou si les gérants doivent agir collectivement.
Il est à noter que tout associé a le droit de demander au gérant, par lettre recommandée, la réunion d’une AG pour délibérer sur une question en particulier.
La convocation à l’AG, doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de 15 jours minimum avant la date de tenue de l’AG.
La convocation verbale est néanmoins valable si tous les associés sont présents ou représentés à l’AG.
La convocation doit contenir un certain nombre d’information telles que les questions à l’ordre du jour qui doivent être libellées de manière claire et précise.
Vous souhaitez organiser la tenue d’une AG ? Vous devez obligatoirement convoquer l’ensemble des associés ou actionnaires.
Téléchargez dès maintenant notre modèle de lettre de convocation des associés à l’assemblée et complétez simplement les informations demandées pour adapter le document à votre situation et de la forme juridique de la société concernée.
Au besoin notre équipe de juristes experts vous épaule et vous explique les informations à ajouter à votre document.
