Vous souhaitez modifier l’adresse de votre siège social sur le Kbis, mais vous ne savez pas comment procéder ? Pas de panique, Qiiro vous explique toutes les formalités à accomplir.
Cet article est fait pour vous, nous vous expliquons dans des termes clairs et compréhensibles l’importance du choix de votre siège social, ainsi que, ce qu’est l’extrait kbis.
Alors, pour être incollable sur les démarches à suivre pour modifier votre adresse sur le kbis, laissez-vous guider par les développements qui vont suivre.
L’extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence de votre entreprise. Ce document regroupe les informations qu’une entreprise doit déclarer et qui permettent aux tiers de l’identifier.
Il s’agit des informations relatives à l’entreprise, ainsi qu’à ses dirigeants légaux.
Il convient de rappeler que l’extrait Kbis concerne les personnes morales. Les personnes physiques doivent pouvoir présenter un extrait K. Les commerçants un extrait D1 et les professions libérales un SIREN.
Par ailleurs, les auto-entrepreneurs ne disposent pas d’extrait Kbis. Or de nombreux professionnels, tels que des fournisseurs exigent ce document de lors de la vente de leurs produits. Il est donc conseillé aux auto-entrepreneurs de faire la demande de l’extrait K dès lors qu'ils ont effectué leur enregistrement au RCS.
Établi au moment de la création de celle-ci, il regroupe les mentions portées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) sert à immatriculer les entreprises et a pour rôle de centraliser l’ensemble des informations légales les concernant. Toute personne ayant la qualité de commerçant doit y être inscrite.
L’inscription à ce registre ne concerne que les entreprises individuelles et les sociétés. D’où l’importance de l’extrait K ou Kbis qui fait figure de carte d’identité de l’entreprise.
Parmi les mentions obligatoires figurent :
Le dirigeant, ainsi que toute personne intéressée peut obtenir l’extrait K ou Kbis en faisant une demande en ligne ou en se rendant au Tribunal de commerce.
En effet, ce document est à demander au greffe du Tribunal de commerce ou sur le site Infogreffe. Le Kbis a un caractère officiel et public.
Seul ce document prouve officiellement l’adresse de la personne morale, ainsi que celles de ses dirigeants.
Pour rappel, le siège social est l’adresse du domicile juridique de votre entreprise, son lieu de direction effective.
De multiples raisons, tel qu’un déménagement par exemple, peuvent vous amener à vouloir modifier le siège social de l'entreprise. Cette modification implique un certain nombre de formalités.
Tout d’abord, décision de la modification du siège social, comme toute modification de statuts, nécessite la tenue d’une assemblée générale. Le procès-verbal établi à l’issue de cette assemblée rend possible le transfert.
Le Kbis étant accessible à tous, les tiers doivent être informés d’une telle modification.
✍ BON À SAVOIR
Vous disposez d’un mois à compter du procès-verbal de l’assemblée générale ayant pris la décision de la modification du siège social pour effectuer les démarches de publication de la décision.
Cette décision doit obligatoirement donner lieu à la diffusion d’un avis. Diffusion, qui se fait à travers la publication d’un avis de transfert de siège dans un journal d’annonces légales habilité.
La décision doit également être enregistrée auprès du greffe du Tribunal de commerce.
Le Kbis est certes un document officiel, obligatoire et accessible à tous, mais il a aussi d’autres utilités que celle de prouver l'existence juridique de votre entreprise.
Les informations présentes sur l’extrait Kbis sont susceptibles d’évoluer. Pour cela l’extrait de Kbis lorsqu’il est utilisé doit avoir une ancienneté inférieure à 3 mois.
Il vous permettra de postuler à des appels d’offres publics ou privés ou encore d’acquérir des marchandises.
Lorsqu’une entreprise fait de l’import-export, l’extrait Kbis lui permet d’apporter une preuve de son enregistrement auprès des autorités de son pays. Il ne s’agit toutefois pas d’une obligation, c’est une formalité supplémentaire.
Cette formalité facilite vos rapports avec les professionnels, c’est un gage de fiabilité.
L’extrait Kbis est en revanche obligatoire pour candidater à un marché public. Cet extrait doit dater de moins de 3 mois. Il atteste notamment que l’entreprise ne fait pas l’objet d’une procédure collective, telle que le redressement ou la liquidation judiciaire et que donc elle présente des conditions de solvabilité rassurantes.
Enfin, l’extrait Kbis est également obligatoire pour l’ouverture d’un compte bancaire professionnel au nom de la société en question.
Ci-dessous, vous trouverez un tableau récapitulatif du prix d’un extrait Kbis en fonction de son mode d’envoi.
Le prix d’un extrait Kbis au 1er janvier 2020 :
Même si aucune date de validité n’est présente sur l’extrait, le Kbis ou extrait K lorsqu’il est demandé doit dater de moins de 3 mois.
✍ BON À SAVOIR
Il est possible de demander un envoi périodique (tous les trois mois) de ce document d’identité sur certains sites, tels que Infogreffe. Celui-ci vous sera envoyé tous les 3 mois. Cela vous permet d’avoir à votre disposition un extrait à jour en permanence.
Lorsqu’il s’agit d’une création d’entreprise, le délai d’envoi est généralement effectué sous 3 à 7 jours. Les délais sont similaires si vous demandez l’envoi par courrier de l’extrait Kbis d’une société déjà établie. En revanche, si vous demandez la transmission par voie électronique de l’extrait Kbis d’une société déjà existante, le téléchargement est possible de manière quasi-immédiate.
Le siège social est le lieu de décision effective de l’entreprise. Il peut différer du lieu où s’exercent les activités d’exploitation. L’adresse du siège social de l’entreprise figure dans les statuts de la société conformément à l’article 1835 du Code civil et dans l’extrait Kbis dès sa création et est indispensable à cette dernière.
Il est possible de l’installer au domicile personnel du dirigeant de la société, recourir à une société de domiciliation ou encore à l’adresse d’un bail commercial ou professionnel (achat ou location de locaux).
Il ne s’agit pas seulement d’une formalité administrative. Cette adresse présente sur tous les documents officiels sera déterminante en cas de litige (sauf stipulation contraire dans les relations contractuelles établies avec la partie adverse) ou encore en matière de fiscalité.
En effet, celle-ci définit la nationalité de l’entreprise et la loi qui lui est applicable (ex: entreprise domiciliée sur le territoire français, nationalité française, imposable en France), sauf dispositions contraires.
Votre entreprise va évoluer, l’activité peut se développer, se diversifier, son fonctionnement évoluer. Votre siège social doit s’adapter à vos besoins.
Le transfert de siège après la création de la société est évidemment possible. Il suppose la modification des statuts de l’entreprise et la mise à jour du Kbis.
La raison de ce changement peut être liée à la visibilité et l’image de l’entreprise, à un déménagement pour des raisons financières, logistiques ou autres.
S’agissant d’une modification statutaire de l'entreprise, ce changement implique une prise de décision par les organes disposant d’un pouvoir décisionnel au sein de l’entreprise.
La forme de votre société détermine l’organe compétent.
Ainsi, pour une Société à Responsabilité Limitée (SARL), la modification de siège social peut être décidée par le gérant et ratifiée par les associés.
Pour une Société Anonyme (SA), la décision est prise par le conseil d’administration et ratifiée par l'assemblée générale ordinaire.
Ce sont les statuts qui déterminent l'organe compétent dans le cadre des Sociétés par Actions Simplifiées (SAS).
Enfin, dans le cadre d’une Société civile, la modification devra être votée à la majorité par l’assemblée générale extraordinaire.
Vous pouvez retrouver sur notre site des modèles de PV d’Assemblée générale personnalisables.
Un avis modificatif doit être publié dans un d’annonces légales. Cette annonce doit comporter la dénomination de la société, sa forme juridique et son numéro SIREN.
L’annonce doit également préciser le RCS et le siège social de l’ancienne adresse, ainsi que la nouvelle adresse du siège social et du RCS.
Si le changement d’adresse implique un changement de département, vous devez publier deux annonces, une dans chacun des départements. Cette annonce est payante.
Plus précisément, selon le site Infogreffe, le coût d’un transfert de siège social varie de 184,91 euros dans le ressort du même tribunal à 251,05 euros dans le ressort d’un autre tribunal comprenant les émoluments du greffe, la TCA, les frais d’INPI et l’insertion au Bodacc.
Lorsque le transfert de siège social a été voté et publié, la modification statutaire doit être déclarée.
Le dépôt de la déclaration est obligatoirement effectué dans les centres de formalités des entreprises (CFE) conformément à l’article R.123-5 du Code de commerce. Il s’agit notamment du greffe du Tribunal de commerce dont dépend territorialement le nouveau siège social. Cette démarche peut également être effectuée en ligne.
L’acte modificatif doit être déposé en un exemplaire et être accompagné d’un certain nombre de pièces justificatives.
Doivent être joints :
Une procuration est nécessaire si l’acte de dépôt est effectué par un mandataire.
Lorsque le changement est voté par l’assemblée générale, un procès-verbal est établi. La société dispose d’un mois à partir de ce PV pour publier l’annonce.
Dans le cadre d’une auto-entreprise, cette déclaration auprès du CFE est également importante.
Vous avez la possibilité de faire la modification en ligne sur le site CFE URSSAF ou encore par courrier en envoyant un formulaire Cerfa au CFE dont vous dépendez.
Pour rappel, cette modification entraînera le changement de votre SIRET.
✍ BON À SAVOIR
Le changement d’une adresse personnelle, notamment de celle du gérant, n’implique pas une modification des statuts dans le cadre de l'entreprise individuelle.
Les tiers doivent tout de même être informés du changement d’adresse de votre entreprise. Pour cela, il convient de procéder à la publication d’une annonce, dans un journal d’annonces légales.
Le choix de domiciliation de votre entreprise est un choix stratégique.
Voici quelques conseils qui pourraient vous être utiles.
Ce choix est le moins onéreux et souvent le plus simple pour les auto-entrepreneurs, freelance et certains artisans. Toutefois, vous devez être conscient que ce choix réduit la barrière entre votre vie privée et votre vie professionnelle.
Si vous êtes locataire, assurez-vous que votre bail n’interdit pas l’immatriculation. Si tel n’est pas le cas, vous devez tout de même en informer votre bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception.
Il convient également de vous intéresser au règlement de copropriété. Celui-ci ne doit pas interdire la domiciliation d’entreprise dans la copropriété.
Prévoyez aussi de souscrire une extension à votre contrat d’assurance afin de couvrir les risques liés à votre activité. Pour cela rapprochez-vous de votre assureur qui vous proposera des solutions adaptées à votre situation.
Il convient de rappeler que les entreprises individuelles sont considérées comme étant des personnes physiques. Celles-ci doivent fournir un extrait K (et non Kbis) pour toutes leurs démarches administratives.
Les artisans, quant à eux, doivent obtenir un extrait D1.
Les professions libérales bénéficient d’un numéro Siren. Ce numéro est obtenu auprès de l’URSSAF.
Pour une société, il est possible d’établir la domiciliation au domicile du dirigeant, mais pas à celui d’un associé.
Il convient de même que pour l’entreprise individuelle d’en informer son bailleur ou syndicat de copropriété. Le dirigeant doit déclarer sa nouvelle adresse au greffe.
Ce type de domiciliation n’autorise pas pour autant l’exercice de l’activité ou l'accueil de clients. Le statut des baux commerciaux ne s’applique pas.
L’attestation de domiciliation doit contenir les coordonnées du dirigeant, l’adresse, la forme juridique et la domiciliation de la société et les coordonnées du propriétaire.
Vous pouvez recourir en tant que société ou entrepreneur aux services d’une société de domiciliation agréée par le préfet du département et immatriculée au RCS.
Ce type de domiciliation permet d’occuper des locaux en commun avec une ou plusieurs entreprises.
Le contrat est d’une durée minimale de 3 mois, renouvelable et obligatoirement écrit.
Il doit être mentionné au RCS du domicilié. Cette mention comprend la dénomination de l’entreprise domiciliataire, ainsi que ses références d’immatriculation.
Vous pouvez domicilier votre entreprise dans un local dédié uniquement à votre activité. Pour cela, il est possible de passer par l’achat ou la location.
La location permet plus de flexibilité et permet de mieux s’adapter à l’évolution de l'entreprise notamment liée à la croissance de son activité.
Vous installer dans des locaux en location suppose également des contraintes. L’accord de votre bailleur sera nécessaire si vous envisagez de faire des travaux d’aménagement ou de personnalisation.
L’achat est généralement recommandé pour les entreprises déjà établies. Cela permet à la fois d’investir et de déduire les dépenses liées à l’investissement des bénéfices de l’entreprise. L’achat permet plus de liberté quant à la disposition et à l’aménagement des locaux. Toutefois, ce choix de domiciliation réduit les possibilités de déménagement ou de revente de l’entreprise.
Ces structures sont créées par des organismes publics dans le but d’encourager la création d’entreprise.
Choix souvent peu connu, mais qui comporte certains avantages pour une entreprise naissante. Les pépinières mettent à disposition des petites entreprises qui viennent d’être créées des locaux mutualisés , ainsi qu’un accompagnement.
Il existe deux grands types de pépinières. Il s’agit des pépinières d’innovation et des pépinières généralistes.
Vous pouvez, si votre projet est accepté, être hébergé au sein d’une pépinière pour une durée allant de 2 à 4 ans. Ainsi, vous allez pouvoir bénéficier de locaux à prix réduit et de tout le mobilier nécessaire sans avoir à investir.
Souvent implantées par spécialité, les pépinières permettent d’agrandir son réseau professionnel et de bénéficier d’un accompagnement professionnel personnalisé.
Vous savez désormais tout sur la modification du siège social sur le kbis, vous n’avez plus qu’à vous lancer !
Sachez que notre équipe juridique se fera un plaisir de vous assister dans toutes les démarches liées à la création ou à la mise en conformité de votre entreprise, alors rendez vous sur qiiro.eu.
Si d’autres pans de la gestion d’entreprise vous sont étrangers, votre assistant juridique augmenté QIIRO sera ravi de vous faire découvrir et de vous familiariser avec cet univers à priori hostile, mais tellement intéressant.
Nos juristes sont également prêts à vous fournir de nombreux renseignements personnalisés par chat ou par téléphone.
