Si l'on s’en tient uniquement au Code du travail, une nouveauté majeure doit entrer en vigueur au 1er juillet 2024 au plus tard concernant le document unique : une obligation de dépôt dématérialisé sur un portail dédié. Mais la réalité est un peu différente…
La loi sur la santé au travail de 2021 (n° 2021-1018) a apporté plusieurs changements au document unique dont l’un devait prendre effet au plus tard en juillet de cette année pour les plus petites entreprises : le portail numérique.
Plus précisément, il était prévu que vous alliez devoir déposer votre document unique, et toutes ses mises à jour, sur un portail numérique :
Mais la première échéance de juillet 2023 est passée sans que rien ne se passe.
Finalement le ministère du Travail a communiqué en novembre dernier après avoir été interrogé par un sénateur.
Et il a révélé de nombreuses difficultés liées à la mise en place du portail, notamment la faisabilité technique pour héberger les documents pendant 40 ans ou authentifier les accès.
En outre, un rapport de l’IGAS (l’Inspection générale des affaires sociales) a été dévoilé et il souligne un bilan bénéfice risque négatif.
Le ministère du Travail avait annoncé en novembre procéder à de nouvelles concertations afin d'identifier les suites à donner. Mais nous n' en savons toujours pas plus aujourd’hui. On peut toutefois imaginer que le portail numérique est définitivement à l’abandon.
Dans l’attente de nouvelles précisions, vous devez conserver les versions successives de votre document unique au sein de l’entreprise. Sur un support papier ou dématérialisé, comme vous préférez.
La durée de conservation est de 40 ans.
Vous devez aussi transmettre chaque mise à jour du document unique à votre service de prévention et de santé au travail. Rappelons également que la consultation du CSE s’impose à chaque mise à jour.
On peut imaginer que le document unique va finalement rester stocké au niveau de l’entreprise. Mais attendez-vous quand même à des changements. Déjà il faudra bien un jour ou l’autre modifier le Code du travail et l’article L. 4121-3-1 qui prévoit le portail numérique. Ensuite, si on lit le rapport de l’IGAS, de nouvelles mesures pourraient être prises pour inciter les entreprises à mieux remplir leur obligation en matière de document unique. Cela pourrait passer par le rapport annuel santé, sécurité et conditions de travail soumis au CSE dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Il est également envisagé de permettre à l’inspection du travail de prononcer une nouvelle sanction administrative graduée. A suivre !
Qiiro peut vous aider à élaborer votre document unique et vous accompagner sur le long terme pour sa mise à jour. Prenez rendez-vous avec nos spécialistes sans attendre.
