Ce document est un modèle de lettre informant les salariés sur le dispositif de surveillance, téléchargeable et modifiable au format Word.
Vous êtes salarié et vous vous sentez trop surveillé ou scruté 👀 ? Il est probable que vous soyez dans une situation de paranoïa, mais il est également probable que votre employeur n’a pas respecté le cadre légal lors de la mise en place d’un dispositif de surveillance de votre activité 📹. Votre assistant juridique augmenté QIIRO vous détaille la procédure applicable, les règles à respecter et les conséquences du non-respect de ces règles 💡.
L’employeur et son salarié sont, comme vous le savez tous, liés par un contrat de travail 📄. Ce dernier place le salarié dans un lien de subordination à l’égard de l’entreprise. Le salarié s’engage alors à exécuter la prestation de travail prévue dans le contrat et dans le respect des directives de l’employeur. Son appartenance à une structure organisée et à une collectivité de travail lui impose le respect de diverses contraintes.
Le salarié doit exécuter de bonne foi son contrat de travail. L’employeur, quant à lui, ne peut porter une atteinte aux libertés fondamentales sauf si elle est justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché. Son pouvoir de direction lui permet de contrôler les locaux et l’activité de ses salariés, tel un suzerain à l’aguet de son royaume 👑, mais uniquement pendant le temps de travail. Il peut également contrôler le respect des horaires de travail 🕤. Cependant, il doit, pour cela, respecter un certain nombre de règles. Il doit notamment informer personnellement les salariés concernés et le comité social et économique sur les méthodes utilisées pour que ce dernier puisse les surveiller.
Il paraît évident que toute mesure de contrôle ou de surveillance doit être justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché.
Le contrôle doit être strictement limité au temps et lieu de travail. Ainsi, par exemple, l'employeur n'a pas la possibilité de mettre en place une caméra uniquement parce qu'il souhaite contrôler les faits et gestes des salariés. Il doit nécessairement invoquer des raisons déterminées, explicites et légitimes.
Une tel dispositif doit être utilisé sans porter atteinte à la vie privée et aux libertés des salariés.
Il est interdit de piéger les salariés par un dispositif clandestin ou déloyal !
Le contrôle de l'activité des salariés peut s'effectuer via des moyens et procédés techniques 🔧. Cependant, ces derniers seront illicites s'ils sont mis en œuvre de manière dissimulée ou clandestine, visant à surprendre le salarié, à le piéger, voire à provoquer sa faute.
Vous êtes employeur ? Sachez que vous n’avez pas la possibilité de faire appel à une société de surveillance à l’insu de votre personnel afin qu’elle contrôle l’utilisation par vos salariés des distributeurs de boissons et sandwiches, ou du moins, vous ne pouvez pas utiliser le rapport comme moyen de preuve. Dès lors que vous souhaitez utiliser comme preuve ces moyens de contrôle dans une procédure visant à sanctionner le comportement de votre salarié, vous devez en informer personnellement et préalablement les salariés concernés. Et ce, même si vous l’avez signalé par une affichette dans les locaux de votre entreprise.
En effet, quel que soit le système de surveillance mis en place par l’employeur, celui-ci doit nécessairement être porté à la connaissance des salariés, proportionné au but recherché et, le cas échéant, être compatible et respecter les dispositions relatives à la protection des données personnelles. Il s’agit d’une obligation de transparence qui incombe à l’employeur 🧑💼.
C’est bel et bien le Code du travail 📖 qui le prévoit ! En effet, selon ses dispositions, aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.
Chaque salarié doit donc être individuellement informé sur le ou les dispositifs de surveillance mis en place dans l'entreprise. L'information doit avoir lieu y compris lorsque les moyens de surveillance sont matériellement visibles.
Cependant, le Code du travail ne précise pas comment procéder à cette information. Ainsi, elle peut se faire par remise en main propre contre décharge ou un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception 📩. L'employeur peut adresser à chaque salarié concerné un courrier, un courriel ou une note individuelle ou de service. Il peut également s’agir d’une charte annexée ou non au règlement intérieur. Une décision de justice ⚖️ a également prévu qu’un mémo circularisé sous forme papier adressé aux salariés et disponible de manière constante sur l’intranet qui leur est dédié était possible.
Vous l’avez compris, la forme de l’information n’a pas tant d’importance. C’est plutôt le contenu de l’information qui doit être précisé. En effet, l’employeur doit donner aux salariés une information complète, c'est-à-dire ne pas se contenter d'indiquer qu'un dispositif de surveillance va être mis en place mais aussi préciser quelle est sa finalité.
Il est donc par exemple impossible pour l’employeur de mettre en place un dispositif de géolocalisation 📍 utilisé pour d’autres fins que celles portées à la connaissance des salariés. L’information de la présence de caméras de surveillance doit bien contenir qu’elle permet de contrôler les heures d’arrivée et de départ des salariés, si telle est sa finalité !
Cependant, un simple affichage sur le lieu de travail n’est pas suffisant ❌.
Ainsi, l'information des salariés doit porter sur :
✔️le mode de contrôle et les moyens mis en œuvre ;
✔️l'objectif poursuivi ;
✔️la base légale du dispositif ;
✔️les garanties accordées en matière de protection des données personnelles (durée de conservation des informations collectées, destinataires des données issues du dispositif, cadre de diffusion, droits d'accès, de rectification et de suppression, la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la Cnil, etc.).
Vous trouverez un modèle de lettre 📃 informant les salariés de la mise en place d’un dispositif de surveillance au sein de l’entreprise.
Des exceptions existent à cette obligation d’information préalable des salariés.
En effet, les contrôles inhérents au travail effectué ne nécessitent pas une telle information. Le contrôle de l’activité par un service interne à l’entreprise chargé de cette mission ne constitue pas une mode de preuve illicite en matière disciplinaire, même en l’absence d’information préalable. Il est donc possible pour l’employeur de procéder à des contrôles sur les appareils préalablement au passage des salariés pour vérifier le respect des règles d’hygiène et de sécurité.
Par conséquent, une simple surveillance des salariés faite sur les lieux de travail par un supérieur hiérarchique ne constitue pas en soi un mode de preuve illicite. En effet, les salariés ne peuvent ignorer qu’un service interne est chargé de contrôler leur activité.
Par ailleurs, les contrôles inhérents aux technologies utilisées par le salarié ne nécessitent pas une information préalable, puisque le salarié ne peut ignorer que les SMS 📱 ou les messages vocaux 📢 sont enregistrés par l’appareil récepteur.
Les dispositifs de sécurité tels que les enquêtes ou audits 🔎 n’ayant pas pour finalité la surveillance des salariés ne sont pas soumis à l'obligation d’information préalable. Il s’agit par exemple de la réalisation d’un audit ayant pour objet d’analyser l’organisation du travail en vue de faire des propositions d’amélioration ou bien d’une caméra de vidéosurveillance installée dans des entrepôts de rangement dans lesquels les salariés ne travaillent pas.
Il s’agit également d’un dispositif d’écoute nécessaire pour éclaircir les litiges avec les clients. Si vous êtes salarié, évitez de faire des pronostics sur l’élection présidentielle ou sur le championnat de football lors de vos appels téléphoniques avec vos clients !
Les enquêtes internes effectuées à la suite de dénonciation de faits de harcèlement moral ou sexuel ne sont également pas soumises à l’obligation d’information préalable des salariés.
Certains procédés, quant à eux, sont illicites. Il s’agit notamment de la situation où un supérieur hiérarchique effectue des contrôles du salarié à proximité de son domicile 🏡. Dès lors qu’il y a une immiscion dans la vie personnelle des salariés, un tel procédé de surveillance ne peut être justifié. Ainsi, une filature organisée par l'employeur pour contrôler et surveiller l'activité d’un de ses salariés constitue un mode de preuve illicite s’il y a une atteinte à la vie privée insusceptible d'être justifiée par les intérêts légitimes de l'employeur eu égard à son caractère disproportionné.
Il s’agit également des stratagèmes qui sont destinés à confondre et piéger le salarié. Ce sont des procédés de contrôle clandestins et déloyaux.
Le comité social et économique doit être informé et consulté pour la mise en œuvre des moyens ou techniques de contrôle de l’activité des salariés. Le but est que le comité donne un avis sur la pertinence et la proportionnalité entre les moyens utilisés et le but recherché.
Cette consultation préalable doit également porter sur l'utilisation qui en est prévue, ainsi que sa finalité. Dans le cas contraire, il s'expose à une condamnation pour délit d'entrave, puni d'une amende de 7 500 euros 💰.
L’information sur la mise en œuvre de moyens ou techniques de contrôle de l’activité des salariés entre dans le cadre de l’information/consultation ponctuelle du CSE concernant un projet impactant les conditions de travail des salariés.
Le Code du travail 📖 prévoit que la procédure doit s’organiser de la manière suivante :
✔️ l’employeur convoque le comité et transmet les informations relatives au projet de surveillance ;
✔️ le comité social et économique formule des observations sur les documents transmis ou demande des précisions ou éclaircissements sur le projet ;
✔️ l’employeur donne une réponse motivée, précise et complète aux observations ;
✔️le comité social et économique émet un avis motivé devant intégrer une analyse approfondie du projet soumis à la consultation ;
✔️l’employeur donne une réponse motivée à l’avis formulé par le comité social et économique et justifie des suites qu’il donné au projet ;
✔️l’employeur donne sa décision définitive.
L’absence de consultation entraîne des conséquences. Tout élément recueilli à l’aide d’un dispositif de contrôle et de surveillance mis en place à l’insu des salariés est écarté.
L’employeur ne peut alors pas utiliser les résultats tirés du dispositif de surveillance pour sanctionner un salarié. La sanction justifiée sur cette base est irrecevable.
Il est possible de constater à la lecture de plusieurs arrêts, que la preuve obtenue par un dispositif de surveillance non porté à la connaissance du comité est illicite. Elle ne peut être utilisée à l’encontre du salarié, y compris lorsqu’il y a un comportement fautif de sa part et que l’information personnelle du salarié a été réalisée. Ainsi, un licenciement prononcé sur la seule base d’un tel dispositif de surveillance est sans cause réelle et sérieuse.
Par ailleurs, à défaut d'information et de consultation du comité social et économique, l'employeur s'expose à une condamnation pour délit d'entrave. Ainsi, le juge peut ordonner la suspension du projet de surveillance dès lors que la consultation du comité n’a pas eu lieu jusqu'à ce qu'elle soit accomplie.
Auparavant, tout dispositif de contrôle devait avoir préalablement fait l’objet d’une déclaration à la Cnil par l’employeur. À défaut, les informations collectées avant cette déclaration constituaient un moyen de preuve illicite. Depuis le 25 mai 2018, un tel dispositif doit respecter les principes généraux de protection des données personnelles tels que prévus par la législation, dès lors qu’il permet un traitement automatique d’informations personnelles et nominatives.
Les données collectées et traitées ne peuvent l’être que dans un but précis, explicite et légitime, clairement défini au préalable.
Il est possible pour l’employeur de ne récolter que des données personnelles pertinentes, adéquates et nécessaires à l’objectif poursuivi, c’est-à-dire au contrôle qu’il exerce. La restriction aux droits et libertés des personnes qui ne seraient pas proportionnée au but recherché et justifiée par un intérêt légitime n’est pas possible.
De plus, la durée de conservation des données est limitée et doit être déterminée en fonction de la finalité de chaque fichier.
L’employeur doit également protéger ces données personnelles lors de la conception et de l’utilisation du traitement automatique nécessaire à la surveillance des salariés 👷. Il doit prendre toutes précautions utiles au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement. Il doit empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
L’employeur doit informer les salariés sur la collecte des données personnelles de façon transparente, compréhensible et accessible, par écrit ou lorsque cela est approprié par voie électronique. L’information des salariés sur leurs droits est également très importante. Il est donc nécessaire de préciser les destinataires des données, de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification 🤓.
L’employeur doit intégrer le nouveau dispositif de surveillance dans son registre des activités de traitement. Il doit également réaliser une étude d’impact faisant apparaître les caractéristiques du traitement, les risques et les mesures adoptées.
Par ailleurs, selon le dispositif de surveillance mis en place, des obligations spécifiques s’imposent à l’employeur. En effet, en fonction de s’il s’agit d’un système de vidéosurveillance, de badges, de géolocalisation des véhicules professionnels 🚘, de contrôle des connexions internet ou de messageries électroniques 💻, de processus d’identification biométrique, etc., de nouvelles obligations s’imposeront à l’employeur.
Les dispositifs de vidéosurveillance peuvent avoir plusieurs finalités, telles que surveiller des zones de travail à risque, assurer la sécurité des personnes, permettre l’identification d’auteurs de vols ou d’agressions, permettre le respect d’obligation de secret-défense, etc. Une obligation de déclaration auprès de la Cnil est obligatoire pour chaque établissement de l’entreprise placé sous vidéosurveillance.
Dès lors que les caméras filment au lieu ouvert au public, une autorisation préfectorale est également nécessaire.
Les caméras ne peuvent être installées n’importe où ! En effet, elles ne peuvent filmer les postes de travail (sauf s’il y a manipulation d’argent 💶) et les temps de pause ou de repos, ou les toilettes 🚽. La surveillance permanente est interdite ❌. Par ailleurs, la durée de conservation des enregistrements doit être strictement nécessaire aux finalités de la collecte et du traitement. L’information de la présence de vidéosurveillance dans les locaux doit être affichée sur le panneau d’affichage et doit contenir le nom du responsable et de la procédure à suivre pour demander l’accès aux enregistrements visuels du salarié concerné.
Concernant les badges, celles-ci peuvent avoir pour finalité de contrôler l’accès aux bâtiments de l’entreprise ou de gérer les temps de présence des salariés par exemple. Une déclaration auprès de la Cnil est nécessaire.
Concernant les numéros de téléphone, une surveillance peut permettre d’identifier les communications téléphoniques ne relevant pas d’un usage professionnel ou de contrôler les dépenses téléphoniques des différents services au sein de l’entreprise. Un tel dispositif ne peut cependant pas être mis en place pour les représentants du personnel ou les autres salariés protégés. Une déclaration auprès de la Cnil est nécessaire.
Un enregistrement des conversations téléphoniques peut être effectué pour les besoins de l’activité ou pour les besoins de formation ou d’évaluation des salariés par exemple. Dans ce cas, les salariés concernés doivent nécessairement être informés des mesures qui pourront être prises à leur encontre sur la base de ces enregistrements, des périodes pendant lesquelles leurs conversations sont enregistrées et de la possibilité de pouvoir passer des appels sans être enregistré. Par ailleurs, les interlocuteurs doivent être eux aussi informés de l’enregistrement de la conversation.
Vous savez désormais l’essentiel sur la mise en place de dispositifs de surveillance des salariés ! En cas de questionnements, notre équipe se tient à votre disposition par chat, mail ou téléphone pour vous renseigner davantage.
