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Organiser un arbre de Noël, ce n’est pas forcément aussi simple qu’on le pense. Voici quelques impératifs à connaître.
Un arbre de Noël ne peut jamais être financé via le budget de fonctionnement du CSE. Il faut nécessairement utiliser le budget activité sociales et culturelles (ASC). Ce qui peut être un vrai point de blocage pour les CSE n’ayant pas ou très peu de budget ASC (voir notre article Budget ASC : quelle contribution l’employeur doit-il vous verser ?).
Sous certaines conditions, il est toutefois possible de transférer un excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget ASC. C'est limité à 10 % de l’excédent.
La décision de transfert de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget des ASC nécessite une délibération en assemblée plénière des élus du CSE. La somme transférée et son utilisation doivent aussi apparaître obligatoirement dans les comptes annuels du CSE et dans le rapport d’activité et de gestion.
Si l'employeur prend en charge une partie des frais devant être financés par le CSE en cas d'appel à un expert au cours des consultations obligatoires ponctuelles ou de la consultation sur les orientations stratégiques, alors les élus ne peuvent plus affecter des excédents du budget de fonctionnement au budget des ASC pendant les 3 années suivantes (C. trav., art. L. 2315-61).
Vous ne pouvez pas sélectionner les salariés que vous souhaitez voir à l’arbre de Noël. Tous les salariés ont vocation à bénéficier des ASC quels que soient leur contrat de travail ou encore leur ancienneté. Il faut donc inviter tout le monde. L'événement peut aussi être ouvert aux familles et bien entendu aux enfants.
Les anciens salariés peuvent aussi être concernés.
Vous ne pouvez pas inviter les salariés à un arbre de Noël dans l’entreprise ou pendant les heures de travail sans obtenir l’accord de l’employeur. Si vous n’avez pas son accord exprès, il vous faut décorréler totalement l'événement du temps et du lieu de travail. Ce qui vout permet alors d'organiser librement l’événement.
Si votre CSE commence à organiser des événements, il est primordial de s’interroger sur le fait de savoir si vous êtes bien assuré ne serait-ce déjà que pour couvrir les dégâts éventuels. Et éventuellement souscrire à une extension de garantie suivant l’événement en préparation.
Il est indispensable pour le CSE d’être assuré en responsabilité civile. L’employeur prend en charge ce coût (C. trav., art. R. 2312-49). Pour les assurances complémentaires, c’est au CSE de les financer.
Vous en avez certainement entendu parler, aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n'est autorisée sur le lieu de travail (R. 4228-20). Le règlement intérieur de l’entreprise peut même, sous certaines conditions, totalement interdire la consommation d’alcool.
Mais même si l'événement n’a pas lieu dans l'entreprise, il faut être vigilant. La responsabilité du CSE pourrait en effet être engagée si un accident se produit.
Pas de solution magique pour éviter tout risque mais quelques règles de bon sens : comme ne pas introduire une trop grande quantité d’alcool ou réfléchir en amont sur la façon dont chacun peut rentrer (par exemple en organisant des covoiturages ou en prenant en charge un VTC).
Des questions sur l’arbre de Noël ? L’équipe Qiiro est à votre disposition.
