Informations à remettre lors de l’embauche : 5 modèles de documents

Pour que les salariés soient mieux informés sur la relation de travail et dans un souci de conformité avec le droit européen, vous êtes désormais obligés de leur remettre lors de l’embauche une liste d'informations: 14 en tout en principe.

8 d’entre elles doivent être remises dans les 7 jours calendaires qui suivent la date d’embauche :

1. l’identité des parties
2. le lieu de travail 
3. l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi
4. la date d’embauche
5. la date de fin du CDD ou du contrat de mission le cas échéant
6. la durée de la période d’essai et des délais de prévenance respectifs en cas de rupture
7. des éléments relatifs à la rémunération (éléments constitutifs dont le salaire de base, les avantages en nature, les primes ou accessoires, majoration des heures supplémentaires ou complémentaires, périodicité du versement, modalités de paiement)
8. la durée du travail

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6 d’entre elles doivent être remises dans dans un délai de 30 jours calendaires à compter de l’embauche :

1. en cas de travail temporaire, le nom ou raison sociale de l'entreprise utilisatrice, numéro SIRET
2. les actions mises en œuvre ou prévues par l'employeur au titre de son obligation en matière de formation
3. la durée du congés payés et modalités de calcul
4. la procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail
5. les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement 
6. les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire

Il existe aussi des informations spécifiques pour les salariés appelés à travailler à l’étranger ou les salariés détachés.

Bon à savoir : les salariés déjà en poste peuvent eux-aussi demander à bénéficier de ces informations. Il faut leur répondre dans un délai de 7 jours ou 30 jours selon le type d’information.

Notez que tous les employeurs sont concernés, à l’exception des particuliers employeurs, pour les salariés dont le temps de travail ne dépasse pas 3 heures par semaine sur 4 semaines consécutives et qui utilisent le CESU.

Un arrêté vient de fixer 5 modèles de documents que vous pouvez utiliser pour remplir votre obligation (un modèle avec les 14 informations, deux qui contiennent les 8 et 6  informations à remettre dans les 7 et 30 jours et enfin 2 modèles pour les salariés envoyés à l’étranger ou détachés. Ils listent notamment tous les (nombreux !) articles du Code du travail auxquels il faut renvoyer (par exemple pour expliquer les règles de rupture du contrat de travail).

Sachez que vous pouvez remettre les informations aux salariés concernés sous format papier par tout moyen conférant date certaine (LRAR, lettre remise en main propre contre décharge).

Un envoi électronique est aussi possible si le salarié a un moyen d'y accéder et que les informations peuvent être enregistrées et imprimées. Attention à conserver un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.