Lettre d'avertissement par l'employeur

Vous êtes employeur et vous souhaitez mettre en garde votre salarié concernant son comportement et cherchez à connaître la procédure à suivre ? 

Ou bien vous êtes salarié, avez fait l’objet d’un avertissement et souhaitez savoir ce que cela implique ?

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L’avertissement au travail est une sanction disciplinaire mineure qui peut être prononcée à l’encontre d’un salarié, elle se matérialise le plus souvent par une lettre envoyée en recommandé ou remise en main propre.

Cette sanction est qualifiée de “mineure” car elle n’a pas d’impact immédiat sur la situation du salarié. 

Par ailleurs, le prononcé de cette sanction implique, dans certains cas, le respect d’une procédure, dite disciplinaire.

Il s’agit d’une mesure qui peut être contestée devant le Conseil de prud’hommes si elle est injustifiée, disproportionnée ou prononcée illégalement.

On vous explique tout !

Définition d’une sanction disciplinaire

La sanction disciplinaire est une mesure prise par l’employeur et qui fait suite à un agissement du salarié considéré comme étant répréhensible. La mesure peut affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou encore sa rémunération.

Le salarié faisant l’objet d’une sanction disciplinaire doit avoir commis une faute allant à l’encontre des dispositions du Code du travail, de son contrat de travail, du règlement intérieur ou encore de la charte informatique de son entreprise. 

Qu’est-ce qu’un avertissement

L’avertissement est  la plus légère des sanctions disciplinaires, elle a pour objectif d’inciter le salarié à modifier son comportement.

Il s’agit d’une sanction de nature préventive.

L’avertissement est une sanction qui n’affecte pas la situation du salarié de manière immédiate et qui peut être adressée à un salarié qu’il soit lié par contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, qu’il soit lié par un contrat d’apprentissage ou encore une convention de stage. Concernant les salariés intérimaires, seule l’entreprise de travail temporaire dispose d’un pouvoir disciplinaire, l’entreprise utilisatrice n’étant ainsi pas compétente pour adresser des avertissements. 

Les autres sanctions disciplinaires :

• Le blâme permet à l'employeur de faire part au salarié de sa désapprobation quant à son comportement. Il se distingue de l’avertissement car sa portée est plus forte et il fait généralement l’objet d’une inscription dans le dossier du salarié. Il s’agit en quelques sortes de l’avertissement ultime qu’adresse l’employeur au salarié qui aurait continué d’entretenir un comportement fautif  ;
• La mise à pied disciplinaire est une suspension temporaire du contrat de travail et, partant, de la rémunération. Sa durée doit impérativement être déterminée. Elle ne doit pas se confondre avec la mise à pied conservatoire, laquelle est une mesure provisoire prise dans l’attente du prononcé d’une sanction (d’un licenciement pour faute grave par exemple). Ainsi sa durée n’est pas nécessairement déterminée. 
• La mutation disciplinaire est un changement de poste ou de lieu de travail pour le salarié fautif. Le salarié peut refuser cette sanction car elle implique un avenant à son contrat de travail, dans le cas où aucune clause de mobilité n’est présente. Toutefois, en cas de refus, l'employeur pourrait être en droit de prononcer un licenciement pour faute.
• La rétrogradation consiste en un déclassement hiérarchique du salarié, impliquant par conséquent une diminution de ses responsabilités et, éventuellement, de sa rémunération. Comme pour la mutation disciplinaire, cette sanction implique une modification du contrat de travail qui peut être refusée par le salarié, mais dont le refus pourra entraîner une procédure de licenciement pour faute ;
• Le licenciement pour faute simple est un licenciement pour motif disciplinaire, qui intervient à la suite d’une faute simple commise par le salarié, tel que, à titre d’exemple, des retards répétés. Le salarié sera licencié mais pourra effectuer son préavis et prétendre à des indemnités de licenciement ;
• Le licenciement pour faute grave est le licenciement qui intervient, comme son nom l’indique, à l’occasion d'une faute grave du salarié. La faute grave empêche le maintien du salarié dans l’entreprise et implique le départ immédiat dudit salarié, sans qu’il puisse effectuer son préavis. Il est également privé d’indemnités de licenciement. Peuvent constituer des fautes graves : des faits de harcèlement, vols dans l’entreprise, violences, abandon de poste, etc ;
• Le licenciement pour faute lourde est le licenciement qui intervient après que le salarié ait commis des actes avec l’intention manifeste de nuire à son employeur. Peuvent être retenues comme des fautes lourdes le détournement de clientèle, la divulgation d’informations confidentielles, la séquestration d’un membre de l’entreprise, etc.

Si vous souhaitez obtenir davantage de renseignements sur les différentes sanctions disciplinaires et la manière de les contester, n’hésitez pas à consulter la fiche QIIRO qui traite du sujet.

Les sanctions interdites 

• Amendes et sanctions pécuniaires. Il est toutefois possible pour un employeur d’opérer une retenue sur salaire, c’est-à-dire de retenir une partie du salaire de son salarié directement sur sa fiche de paie. Attention, cette retenue doit avoir pour l’employeur une fonction réparatrice, et ne doit en aucun cas intervenir aux fins de sanctionner le salarié. Les juges de la Cour de cassation ont notamment admis qu’une retenue sur salaire opérée par un employeur en raison et à proportion de l’absence de son salarié ne constitue pas une sanction disciplinaire.  ;
• Sanctions discriminatoires ;
• Sanctions à l’égard d’un salarié victime ou témoin de harcèlement ;
• Sanctions prononcée contre un salarié ayant légitimement exercé son droit de retrait ;
• Sanctions liées à l’exercice normal du droit de grève.

✍    BON À SAVOIR

Il est impossible pour l’employeur de sanctionner un même salarié plus d’une fois pour une même faute. 

Par exemple, un salarié ayant reçu un avertissement pour une négligence commise dans le cadre de ses fonctions ne pourra pas être mis à pied par la suite pour la même négligence. Ainsi un avertissement ne peut porter que sur une faute qui n’a pas encore fait l’objet d’une sanction. En revanche, si le salarié commet une nouvelle négligence après avoir reçu un avertissement, cette nouvelle négligence pourra être sanctionnée.

L’avertissement étant une sanction légère, il intervient en général à la suite d’un manquement léger du salarié, ayant peu d’incidence sur le fonctionnement de l’entreprise. 

Il n’existe pas de liste exhaustive de fautes pouvant conduire l’employeur à prononcer un avertissement à l’encontre d’un salarié. 

Toutefois, à titre d’exemple il est possible de citer :

• L’insubordination (le refus de suivre les directives adressées par l’employeur) ;
• Le non-respect des règles de discipline imposées par le règlement intérieur de l’entreprise ou par une note de service (à noter que le règlement intérieur est obligatoire dans toute entreprise dont l'effectif est d'au moins 50 salariés) ;
• Les retards répétés ;
• Les absences injustifiées ;
• La négligence ou les erreurs dans l’exécution des tâches (comme par exemple l’utilisation abusive de son téléphone portable pendant les heures de travail) ;
• Le harcèlement, les injures, les menaces, les actes de violence.

Tout d’abord et comme évoqué précédemment, l’avertissement est la sanction disciplinaire la plus légère qui existe. Par conséquent elle vient sanctionner des agissements de faible gravité. 

Toutefois, il est tout de même nécessaire que la sanction soit proportionnée à la faute commise. Ainsi, un avertissement intervenant suite à un retard exceptionnel justifié par des raisons personnelles pourrait s’avérer être abusif. 

Par ailleurs, comme dans toutes procédures disciplinaires, l’avertissement peut uniquement être adressé au salarié dans les 2 mois suivant le moment où l’employeur a pris connaissance du comportement fautif. A défaut, la sanction pourrait être annulée pour vice de procédure. 

L’avertissement est ensuite envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception. Il peut également être remis en main propre contre signature. En effet, il est impératif que l’avertissement soit matérialisé à l’écrit, à défaut il ne s’agira que d’une simple observation orale, ce qui n’a pas le caractère d’une sanction disciplinaire. 

✍    BON À SAVOIR

Les juges de la Cour de cassation ont affirmé qu’un avertissement pouvait être adressé au salarié par mail. 

Dans cette lettre, l’employeur fait part au salarié de la cause précise de l’avertissement, c’est-à-dire des manquements qui lui sont reprochés, tout en l’invitant à modifier son comportement.

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L’employeur se doit d’informer le salarié de la mesure prononcée à son encontre.

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Par conséquent, la lettre notifiant l’avertissement doit mentionner : 

• La date des faits reprochés au salarié ;
• La nature des faits reprochés, impliquant une description détaillée des agissements du salarié ayant entraîné la mesure ;
• La caractérisation de la faute retenue par l’employeur ; 
• Le préjudice engendré par ladite faute et dont est victime l’employeur ;
• La lettre peut également mentionner les autres sanctions disciplinaires existantes et auxquelles le salarié s’expose en cas de récidive de ses agissements. Cette mention constitue une mise en garde du salarié qui pourra faire office de preuve à l’occasion de procédures disciplinaires postérieures si cela s'avère être nécessaire.

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✍    BON À SAVOIR

Si la procédure disciplinaire n’a pas à être appliquée dans le cadre de l’avertissement, elle doit toutefois l’être en ce qui concerne les autres sanctions disciplinaires. 

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Attention : l’avertissement ne nécessite pas de respect de la procédure disciplinaire sauf si l’employeur souhaite inscrire l’avertissement au dossier du salarié. Dans ce cas, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. 

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Un entretien doit ensuite avoir lieu, à l’occasion duquel l’employeur va exposer les motifs de la sanction et le salarié s’expliquer sur ses agissements, à la suite de quoi l’employeur pourra alors notifier la sanction au salarié (par lettre recommandée avec accusé de réception, remise en main propre contre décharge ou mail) plus de deux jours et moins d'un mois après la date de leur entretien. 

Eu égard à son caractère préventif, l’avertissement ne produit pas de conséquences directes à court terme.

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Partant, elle n’a aucune incidence directe sur : 

• La présence du salarié dans l’entreprise ;
• Ses fonctions ;
• Son futur dans l’entreprise ; 
• Sa rémunération.

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Toutefois, l’avertissement, bien qu’il soit une sanction peu contraignante, figure au dossier disciplinaire. Par conséquent, si l’employeur décide de prononcer par la suite une sanction plus sévère à l’encontre du salarié, il pourra s’appuyer sur l’avertissement afin de justifier sa nouvelle mesure disciplinaire.

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En conclusion, si les avertissements n’ont pas d’effet immédiat ou grave sur le salarié qui en fait l’objet, ils peuvent toutefois servir de preuve à l’employeur lorsque ce dernier prononce un licenciement pour faute grave par exemple.

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✍    BON À SAVOIR

Les fautes inscrites au dossier disciplinaire d’un salarié ne peuvent être invoquées à l’appui d’une sanction plus grave que dans un délai de 3 ans. 

Comme nous vous l’avons exposé précédemment, l’avertissement doit comporter un certain nombre de mentions afin que le salarié soit informé au mieux de sa situation. 

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Si vous cherchez un modèle d’avertissement à adresser à votre salarié, vous êtes au bon endroit.

Du côté de l’employeur

Comme mentionné précédemment, l’avertissement n’a pas à faire l’objet de la procédure disciplinaire classique. Partant, il n’est pas nécessaire de procéder à un entretien préalable. Toutefois, il est conseillé à l’employeur d’y avoir recours afin de pouvoir communiquer avec le salarié et espérer une évolution positive de la situation.

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Par ailleurs, l’employeur est tenu à un devoir de discrétion professionnelle. Ainsi, il ne doit pas dévoiler aux autres salariés de son entreprise les raisons pour lesquelles il a prononcé un avertissement à l’encontre de leur collègue. 

Du côté du salarié 

Le salarié recevant un avertissement de la part de son employeur se doit d’adapter son comportement afin de ne pas réitérer les agissements fautifs qu’il a commis. 

Cela lui permettra de regagner la confiance de son employeur et de pouvoir poursuivre son activité de façon plus ou moins pérenne au sein de l’entreprise. 

Dans le cas contraire, l’employeur sera fondé à lui adresser un nouvel avertissement, ou bien même une sanction disciplinaire plus conséquente.

Une autre possibilité s’offre au salarié : contester l’avertissement.

Si vous avez reçu un avertissement et que vous considérez que ce dernier est infondé, vous pouvez le contester.

Il est conseillé, dans un premier temps, d’envoyer un courrier avec accusé de réception (ou de procéder à une remise en main propre contre décharge) de contestation à votre employeur afin de demander une annulation amiable de l’avertissement. Il vous est également possible de solliciter votre employeur afin qu’il vous accorde un entretien oral pour discuter de manière cordiale de la contestation en question. 

Si l'issue de la discussion vous est favorable, vous pouvez espérer que votre employeur revienne sur sa décision. 

A défaut, vous pouvez engager une action en contestation de l’avertissement. 

L’action en contestation s’effectue auprès du Conseil de prud’hommes. L’assistance d’un avocat n’est pas obligatoire mais vivement conseillée.

Au soutien de vos prétentions vous pouvez invoquer :

• Des circonstances atténuantes justifient vos manquements. A titre d’exemple si vous avez été en retard quelques fois en raison d’un problème familial les juges peuvent estimer que l’avertissement est abusif ;
• Un motif discriminatoire. Constitue une discrimination le fait d’opérer une distinction entre les salariés si cette dernière est fondée, entre autre, sur l’origine, le sexe, les moeurs, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, la situation familiale, une grossesse, la religion, ou encore l’état de santé ou un handicap. A titre d’exemple, un salarié homosexuel ne peut etre sanctionné pour avoir refusé une mutation dans un pays dont la législation incrimine l’homosexualité ;
• La non justification de l’avertissement : si vous estimez que l’employeur a prononcé la sanction sans motif valable. Par ailleurs, il convient de préciser que l’absence de motivation des raisons justifiant l’avertissement prive la sanction de justification.

Attention la contestation n’est pas sans conséquences. Si les conseillers prud’homaux statuent dans le sens de votre employeur, vous risquez d'être condamné à lui verser des dommages-intérêts et à procéder au remboursement des frais de justice qu’il a engagé à l’occasion du litige qui l’opposait à vous. 

Par ailleurs, il est évident qu’une action en contestation devant le Conseil de prud’hommes risque de dégrader vos relations avec votre employeur et, par conséquent, vos conditions de travail. 

Si vous êtes à la recherche d’un modèle de lettre de contestation d’un avertissement n’hésitez pas à consulter celui que vous propose votre assistant juridique augmenté QIIRO.

Contrairement aux idées reçues, il n’est pas nécessaire de prononcer 3 avertissements avant de pouvoir licencier un salarié.

En effet, il vous est tout à fait possible d’engager une procédure de licenciement sans avoir à prononcer ces sanctions au préalable.

Comme l’ont confirmé les juges de la Cour de cassation, un fait isolé peut justifier un licenciement sans qu’il soit nécessaire d’adresser au salarié un avertissement.

Toutefois, comme déjà mentionné, l’avertissement peut avoir une fonction probatoire afin de justifier une mesure ultérieure plus sévère.

Il peut parfois s'avérer complexe de déterminer quelle sanction est la plus appropriée au comportement de votre salarié. Alors pour vous aider voici quelques pistes : 

• Évaluez la gravité de la faute commise : la faute commise par votre salarié s’apparente-t-elle à une faute légère, simple, grave ou bien lourde?
• Consultez les dispositions applicables dans votre entreprise : référez vous au règlement intérieur (s’il y en a un) car ce document fixe les règles générales relatives à la discipline dans votre entreprise, et notamment l’échelle des sanctions. Attention, il vous est interdit de prononcer une sanction qui n’est pas mentionnée dans le règlement. Vous pouvez également consulter la convention collective applicable à votre entreprise, il se peut que cette dernière fixe des règles en matière disciplinaire.

Félicitations, vous savez désormais tout sur l’avertissement au travail ! 

Si vous avez d’autres questions ou besoin d’un accompagnement juridique dans le cadre d’un litige avec votre employeur ou votre salarié n’hésitez pas à nous contacter, notre équipe de juriste est à votre disposition par chat, mail ou par téléphone.