Le quorum est une notion que l’on rencontre dans beaucoup de situations qui impliquent un vote comme lors de scrutins nationaux, de délibérations d’assemblées générales d’association ou de sociétés ou encore dans le cadre d’élections du Comité social et économique (CSE) dans une entreprise.
Chaque vote est en général encadré par des règles de majorité ou de quorum.
Vous souhaitez savoir si la loi vous impose un quorum pour l’organisation des votes de votre société ou de votre association ? Ou vous voulez savoir combien de sociétaires ou de membres doivent être présents pour voter valablement ?
Votre assistant juridique augmenté QIIRO vous accompagne et vous renseigne ! On vous explique ce qu’est le quorum, ses règles mais aussi comment le calculer.
En droit, le quorum peut être défini comme le nombre minimum requis de personnes ou de membres d’un organisme présents ou représentés pour pouvoir discuter et voter valablement. Il est souvent exprimé en proportion du nombre total de personnes autorisées à participer aux votes et aux délibérations.
Cette règle de seuil est appelée quorum de présence ou quorum d’élection.
La règle du quorum se distingue de la majorité qui se calcule par rapport au nombre de personnes présentes qui participent réellement au vote et non par rapport à l’ensemble des personnes en mesure de voter. De plus, l’absence de quorum implique l’impossibilité de voter ou invalide le résultat alors que l’absence de majorité implique seulement que la proposition soumise au vote est rejetée.
Selon les types de structure, les règles de quorum ne sont pas les mêmes. En effet, les règles de quorum seront différentes pour une association où elles seront librement définies par les statuts ou pour une société à responsabilité limitée (SARL) où elles seront imposées par la loi comme dans le cadre du CSE.
Qu’il soit imposé ou librement déterminé, le quorum doit être respecté sous peine de voir la décision invalidée.
Votre assistant juridique augmenté fait le point avec vous sur les différentes règles de quorum existantes.
Dans une société commerciale, les décisions prises en assemblée générale ordinaire comme extraordinaire doivent respecter des règles de quorum et de majorité.
Dans le cadre d’une société, le quorum représente le pourcentage de sociétaires dont la présence ou la représentation est nécessaire pour que les délibérations de l’assemblée générale puissent valablement se dérouler. Dans les faits, le quorum représente le seuil de participation à atteindre pour que les associés puissent voter.
Il s’agit de concilier plusieurs impératifs contradictoires notamment s’assurer que les membres de l’assemblée soient suffisamment nombreux pour constituer une assemblée représentative sans toutefois paralyser le fonctionnement régulier de la société. En effet, plus le quorum sera élevé, plus les décisions seront susceptibles d’être considérées comme démocratiques par les actionnaires. Cependant, choisir un quorum élevé implique la réunion d’un grand nombre d’actionnaires afin de prendre des décisions quotidiennes comme l’approbation des comptes ou l’affectation des résultats.
Le quorum peut être imposé par la loi et déterminé librement les statuts de la société. Tout dépend alors du type de société, selon la nature de l’assemblée convoquée mais aussi s’il s’agit d’une première ou d’une seconde convocation.
En effet, les règles de quorum pourront être assouplies si elles ont empêché la tenue d’une première assemblée.
Dans le cadre des SARL constituées après le 4 août 2005, conformément aux dispositions du Code de commerce, les délibérations prises en assemblée générale extraordinaire doivent être votées au minimum par un quart des parts sociales composant le capital social sur première convocation et un cinquième des parts sociales sur seconde convocation.
S’agissant des sociétés par action simplifiées (SAS), elles sont caractérisées par une grande liberté statutaire. Ce sont les statuts qui pourront librement déterminer les conditions dans lesquelles les délibérations devront être prises en assemblée générale ordinaire comme extraordinaire.
Dans le cadre d’une société anonyme, le Code de commerce impose également un quorum d’un cinquième des actions qui disposent du droit de vote pour une première convocation en assemblée ordinaire et d’un quart des actions disposant du droit de vote sur première convocation en assemblée générale extraordinaire.
En tous les cas, si des règles de quorum sont imposées par la loi, les statuts ne pourront pas les alléger mais seulement les renforcer.
Avec les modèles de statuts de SARL, SAS ou de société anonyme (SA) proposés par QIIRO, vous pouvez créer votre société en toute sérénité en ayant l’assurance d’y trouver avec des règles de quorum conformes à la législation en vigueur
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Dès lors que l’entreprise compte 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, l’organisation de l’élection d’un Comité social et économique est obligatoire. Elle peut avoir lieu par vote électronique si l’accord d’entreprise le prévoit ou si l’employeur le décide.
Pour être valable, l’élection de cette instance représentative doit respecter certaines règles dont celle du quorum.
Un seuil de participation des différents membres est en effet requis. Il est apprécié par rapport au nombre de suffrages exprimés et au nombre d’électeurs inscrits, sans compter les bulletins blancs ou nuls.
Le quorum est considéré comme atteint et l’élection du CSE valide, lorsque le nombre de suffrages exprimés est au moins égal à la moitié des électeurs régulièrement inscrits.
Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle élection devra être organisée dans les 15 jours.
Afin de faciliter la compréhension du CSE, améliorer son fonctionnement et optimiser votre temps, QIIRO vous accompagne en vous fournissant un guide et des renseignements sur le fonctionnement de votre CSE.
Notre équipe de juristes experts a enfin élaboré un modèle de règlement intérieur CSE pour pouvoir mettre en place facilement des règles concernant la composition du CSE, son fonctionnement général, les moyens financiers mis à disposition, la formation des élus ou encore le vote du budget prévisionnel.
Les statuts d’association peuvent prévoir quelles personnes sont autorisées à se rendre à l’Assemblée Générale, quelles personnes détiennent le droit de vote et combien de personnes sont nécessaires pour valider les décisions.
Le quorum représente alors le nombre de membres de l’association nécessaires pour voter en assemblée générale de manière valable.
Cependant, ni la loi du 1er juillet 1901, ni son décret d’application n’oblige les associations à rassembler un nombre minimum de présents pour prendre des décisions.
Pour obtenir certains agréments notamment l’agrément sport pour une association sportive, il est exigé un fonctionnement démocratique et par conséquent, un quorum assurant une grande représentativité des membres. En effet, le but de la règle de quorum est d’assurer la collectivité des décisions et d’éviter qu’un petit nombre de personnes décide pour l’ensemble des participants.
En dehors des cas particuliers, les statuts de votre association pourront librement mettre en place un quorum qui devra être respecté lors du vote en assemblée générale. Toutefois ce choix n’est pas anodin et devra se faire en prenant en considération de ce que le quorum garantit certes la représentativité des membres de l’association mais que l’absentéisme des membres pourrait empêcher l’adoption de décisions nécessaires au fonctionnement quotidien ou à la survie de l’association.
Si vous choisissez de mettre en place un quorum, il faudra alors procéder à un arbitrage pour arriver à un compromis satisfaisant. Il ne doit être ni trop bas, ni trop élevé.
Les rédacteurs des statuts ont le choix entre plusieurs possibilités de quorum comme n’exiger un seuil de participants minimum seulement pour les décisions importantes détaillées par les statuts notamment celles concernées par l'organisation d’une assemblée extraordinaire. Ils pourront également établir un quorum pour les décisions régulières et quotidiennes de l’association en première convocation. S’il n’y a pas assez de membres après la première convocation, il est possible de prévoir qu’une deuxième assemblée pourra être réunie dans un délai fixé par les statuts et pour laquelle un quorum ne sera pas forcément exigé.
Ces différents procédés peuvent être combinés.
Le bureau sera chargé de déterminer si le quorum est atteint et de convoquer une nouvelle assemblée en l’absence du nombre de membres suffisant.
Avec les modèles de statuts d’association élaborés par des professionnels du droit, vous pourrez disposer de toutes les configurations possibles en matière de règles de quorum.
Si vous avez des doutes quant à celles à adopter, vous pouvez toujours faire appel à notre équipe de juristes dédiée et disponible par chat, mail ou téléphone.
Le quorum peut être défini avec un seuil correspondant à un nombre minimum de participants à l’assemblée générale mais il peut également être exprimé en nombre de parts sociales représentées dans le cadre d’une société.
Pour le calculer, il faudra alors prendre en compte les personnes physiquement présentes, les personnes représentées avec pour preuve une procuration écrite sauf si les dispositions statutaires l’interdisent.
Avec les dernières actualités, en raison de la crise sanitaire, il a été admis que les membres d’une association ou les associés puissent participer en utilisant les nouvelles technologies et ce même si les statuts ne le prévoient pas. Pourront donc entrer dans le calcul des personnes présentes ou des parts sociales représentées, ceux présents par visioconférence ou conférence téléphonique.
Pour vérifier si le quorum prévu dans les statuts est bien atteint, nos juristes vous conseillent de prévoir à cet effet une liste d’émargement ou une feuille de présence.
Une feuille de présence permettra en effet de recenser les signatures des personnes présentes mais aussi des représentants des personnes ne pouvant pas se rendre à l’assemblée et ayant transmis une procuration.
Cette feuille ou liste d’émargement pourra être annexée au procès-verbal de l’assemblée générale.
Elle pourra servir de preuve en cas de contestation éventuelle.
Dans le cas où vous constatez que le nombre de personnes présentes n’est pas suffisant conformément aux statuts de votre société ou de votre association, le mieux est de s’en tenir aux dispositions et de lever l’assemblée.
Les statuts peuvent d’ailleurs expressément prévoir ce cas de figure en prévoyant la tenue d’une seconde assemblée sans quorum ou avec un quorum plus faible. L’ordre du jour devra être le même que celui de la première assemblée.
Dans le cas où ce n’est pas prévu, il faudra alors convoquer à nouveau une assemblée en incitant les personnes à venir voter ou à se faire représenter.
Il s’agit de la question de la durée de satisfaction du quorum, lorsqu’un membre de l’association ou un associé de la société est présent en début d’assemblée mais la quitte avant son terme.
En principe, si le quorum est atteint en ouverture de séance, il est réputé l’être pour le restant de l’assemblée. Pour le contester, il faudrait alors qu’un membre, un associé ou actionnaire s’oppose expressément au vote d’une délibération pour non-respect du quorum dans ce cas de figure.
Tout participant peut également demander à ce qu’un appel soit fait dans le cas où il y aurait un doute sérieux sur le nombre de membres nécessaire au maintien de l’assemblée.
En cas de contentieux, l’existence du quorum sera déterminée en comparant la feuille de présence ou la liste d’émargement avec le procès-verbal de l’assemblée mentionnant notamment ceux qui n’ont pas pris part au vote.
À partir du moment où vous choisissez d’instaurer des règles de quorum ou que la loi les impose, cette règle de seuil de participation doit impérativement être respectée au risque de voir les décisions des assemblées générales annulées.
En effet, si le quorum n’est pas atteint, les votes seront considérés comme nuls et les décisions prises pourront être annulées. Ce cas de figure nécessitera alors la tenue d’une nouvelle assemblée.
Assurez-vous donc de vérifier que le nombre d’associés ou de membres est suffisant pour pouvoir valablement voter des délibérations en assemblée générale.
Vous souhaitez savoir comment intégrer un quorum dans vos statuts afin de respecter la loi ou pour garantir une présence lors de vos assemblées ? Notre équipe de juristes experts se tient à votre disposition pour vous accompagner !
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